На основании ФЗ № 422 плательщики налога на профессиональный доход освобождены от ведения налогового учета и подачи налоговых деклараций (ст. 13). Информационный обмен с налоговыми органами и прочими ведомствами осуществляется посредством личного кабинета на портале Госуслуг и специализированного приложения для самозанятых «Мой налог».
На первый взгляд, их использование покрывает бюрократические потребности самозанятых. Так ли все просто на самом деле?
С каким документооборотом сталкивается самозанятый?
Обязанность самозанятого ограничена соблюдением минимальных требований к документообороту с покупателями.
- Чек, выдаваемый для оплаты покупателю, является единственным документом, выдача которого необходима и достаточна для регистрации дохода лица. Чек можно сформировать в любом приложении для самозанятых – в «Моем налоге», в банковских сервисах, на интегрированных платформах для самозанятых. Таким образом, никаких проблем с оформлением чека плательщики НПД не испытывают.
- При работе с юридическими лицами самозанятые выставляют счета на оплату. Эта потребность также прекрасно покрывается приложением «Мой налог» и прочими сервисами.
- Самозанятому могут потребоваться некоторые справки. Справка о постановке на учет нужна часто для контрагентов или для банков при оформлении кредитов. Справка о состоянии взаиморасчетов с ФНС, иначе говоря, справка о полученных доходах и уплаченных налогах, также требуется для подтверждения доходов перед банками и иными кредиторами. Также она нужна самому занятому для контроля за своими финансами, чтобы не нарваться на штраф от ФНС.
У самозанятого перед контрагентами больше нет никаких обязательств по предоставлению каких-либо документов. И все бы было хорошо и просто, если бы самозанятые занимались только розничными продажами в адрес обычных физических лиц. Но часто их услугами пользуются юридические лица и ИП, а у них уже совершенно иные обязанности по отчетности перед налоговой инспекцией.
Во-первых, для сотрудничества с самозанятым организация должна заключить договор. Избежать этой обязанности можно только в том случае, если:
- сумма сделки не превышает 10 тысяч рублей;
- оплата самозанятому осуществляется сразу при выполнении заказа, «на месте»;
- договор не требует нотариального заверения.
Если сумма сделки составит хотя бы на 1 копейку больше 10 тысяч, придется оформлять письменный договор.
Во-вторых, для юридических лиц или ИП документом, закрывающим сделку, является либо товарная накладная и счет-фактура, либо акт выполненных работ. А для оплаты за полученные товары или услуги бухгалтерия компании может потребовать от самозанятого счет.
В-третьих, как только компания прибегает к услугам физлица, у нее возникают определённые обязанности:
- указать в договоре, что подрядчик является плательщиком НПД;
- включить исполнителя в декларацию по доходам (налогу на прибыль).
Если не сделать этого, то юрлицо и ИП не смогут предъявить в качестве расходов те суммы, которые уплатят самозанятым за выполненную ими работу. Это означает увеличение суммы налогов фирмы – либо налога на прибыль, либо налога УСН.
Если фирма предъявит такие расходы к вычету, но не подтвердит их перед ФНС документально, то ее ждут гораздо большие проблемы, чем просто уплата высокого налога. ФНС не только пересчитает суммы налогов к уплате, но и начислит штрафы, пени, а то и затеет налоговую проверку у такого налогоплательщика.
Какие документы можно получить через Мой налог
Из всех документов, о которых шла речь выше, в «Моем налоге» и прочих аналогичных сервисах можно сформировать:
- чек на оплату для физического лица;
- счет на оплату и чек для юридических лиц;
- справка о постановке на налоговый учет для заключения договора с контрагентом.
Получается, что от самозанятого потребовать больше и нечего. Но остается еще вот такой список:
- договор, желательно установленной формы;
- акт выполненных работ.
Где их взять, учитывая, что в «Моем налоге» их сформировать невозможно никаким образом, даже если грозить самозанятому отказом от его слуг. А если усугубить ситуацию тем, что заказчик и исполнитель могут находиться в разных городах, то ситуация – хоть плачь, причем самозанятые находятся в менее выгодном положении. Свято место пусто не бывает, и контрагент всегда может найти более удобного поставщика, отвечающего всем его требованиям.
Электронный документооборот для самозанятых
В этой ситуации электронный документооборот станет настоящим спасательным кругом для плательщиков НПД.
Электронный документооборот по своей сути – это дистанционный обмен подписанными документами с помощью специальных программ или онлайн-сервисов.
Главной ценностью ЭДО является то, что документы, полученные с его помощью, принимаются налоговой инспекцией в качестве доказательства совершения лицом хозяйственных операций.
Использование ЭДО имеет безусловные плюсы для всех субъектов предпринимательства:
- Юридическим лицам и ИП обеспечивает быстрый обмен документами, имеющими юридическую значимость.
- Самозанятым дает возможность расширить свой бизнес и найти новых клиентов не только в «шаговой доступности», которым нужные документы можно будет подписать лично.
Организация ЭДО для самозанятого
Итак, за счет чего сервисы ЭДО придают юридическую значимость документам, пересылаемым в электронном виде, даже не в бумажном?
За счет использования квалифицированной электронной цифровой подписи. И это единственный минус для самозанятых, собирающихся влиться в систему ЭДО.
Именно использование ЭЦП при заверении документов придает им юридическую силу и приравнивается налоговой инспекцией к оригиналам подписанных документов.
Иных вариантов верификации ФНС не предусматривает: либо подавай оригинал, либо электронную копию, подписанную квалифицированной ЭЦП.
Таким образом, самозанятому для организации ЭДО со своими контрагентами необходимо следующее:
- Выпустить в удостоверяющем центре квалифицированную электронную подпись.
- Выбрать и установить на компьютере наиболее подходящий сервис ЭДО.
- Произвести необходимые настройки и оповестить контрагентов о начале использования ЭДО.
Какова цена ЭДО для самозанятых
Второй ощутимый минус для самозанятого, ограниченного в доходах особенно в начальный период работы, - это платный характер сервисов ЭДО. Возможные расходы будут зависеть от того, к услугам какого оператора прибегнет бизнесмен.
Признанные монстры дистанционных сервисов обмена документами бесплатно не работают. И система «СБИС», и «Контур.Диадок» являются очень известными и надежными сервисами, но без денег пользоваться их услугами не получится.
Общепризнанная практика формирования тарифов у этих операторов – входящие документы бесплатны, а оплачиваются только исходящие отправления и возможные дополнительные услуги.
Например, «Контур.Диадок» предлагает вот такие тарифы:
- 250 исходящих документов будут стоить 1 900 руб, или 7,6 руб. за документ;
- 600 исходящих - 4 200 рублей, или 7 руб. за документ;
- 1200 исходящих - 7 800 рублей, 6,5 руб. за документ;
- 3000 исходящих - 18 600 рублей.
Аналогично формируются тарифы на многочисленных платформах для самозанятых, которые также могут оказывать услуги по организации ЭДО. Особенностью таких платформ является то, что можно найти варианты, когда их использование самозанятыми является бесплатными, а юрлица и ИП платят комиссию при осуществлении оплаты в адрес самозанятых. В качестве примера можно привести сервис «Мои самозанятые».
Еще один вариант найти ЭДО для самозанятых бесплатно – изучить услуги, которые оказывают банки.
Например, «Сбербанк» дает такую возможность тем, кто является его клиентом. В качестве дополнительных услуг банк предлагает своим клиентам тариф, предусматривающий бесплатное получение электронных документов от контрагентов, являющихся юридическими лицами и ИП. Многим самозанятым такой услуги может быть достаточно. А заплатить несколько рублей за пару отправленных в ответ договоров или актов не сильно разорит плательщика НПД.
Документы и самозанятый: ЭДО или бумага?
Необходимость электронного документооборота для самозанятого однозначно возникнет в том случае, когда его контрагентами станут юридические лица или ИП, находящиеся в другом городе.
Если клиент – это просто организация, которая находится на соседней улице, то никакого труда не составит сходить туда на чай и подписать требуемые бумаги.
А вот если лакомые контракты находятся в другом городе, то вопрос подписания документов встанет в полный рост. И здесь хочется сказать: ЭДО – это не самые большие расходы, которые вы можете понести, не подставляйте своего партнера – он еще вам пригодится.
Видео
Видео версия статьи:
📚 Больше полезных статей для самозанятых:
- Как составить коммерческое предложение: правила и примеры;
- Как закрыть статус самозанятого;
- Как правильно аннулировать чек;
- Полный гайд по платформе "Мой налог";
- Можно ли участвовать в госзакупках;
- Что должно быть в договоре с ИП;
- Можно ли сотрудничать между собой — правила заключения договора;
- Как правильно писать статус в документах;
- Оферта самозанятого: когда нужна и как составить.