Самозанятость чаще всего подразумевает выполнение каких-либо работ или оказание услуг. При этом каждая сторона должна быть уверена, что заключенная сделка будет добросовестно исполнена другой стороной. Это возможно сделать, предусмотрев в договоре норму о подписании акта выполненных работ. О том, как самозанятому сделать акт выполненных работ — наш материал.
Зачем нужен акт выполненных работ
Самозанятому
Чаще всего самозанятый является исполнителем, оказывающим услуги или выполняющим работы. Также часто он является поставщиком своих изделий по договору поставки.
И в своей профессиональной деятельности самозанятый должен руководствоваться принципом документального подтверждения, что с его стороны выполнены все условия, и заказчик удовлетворен результатом. Таким подтверждающим документом как раз и является акт выполненных работ (оказанных услуг).
Этот документ должны подписать как самозанятый, так и лицо, которому самозанятый оказывает услуги. После подписания самозанятый на законном основании вправе потребовать получения оплаты за выполненные работы (оказанные услуги).
Возникает только один вопрос: а что делать, если клиент уклоняется от приемки и/или отказывается от подписания акта? В этом случае вариантом подтверждения факта выполнения работ может являться односторонний акт, составленный самозанятым.
Однако чтобы такой односторонний документ имел юридическую силу, необходимо в нем отразить факт отказа клиента от подписания. И, кроме того, факт отказа должен подтверждаться подписями свидетелей.
Клиенту
А нужен ли акт на оказание услуг клиенту? Это интересный вопрос. Дело в том, что если клиент оплачивает работу без акта приемки, то это свидетельствует о том, что он согласен с результатами работы.
Однако если клиент обнаружит недостатки, то ссылаться на эти недостатки можно только тогда, когда они были описаны в акте выполненных работ (по аналогии с нормами из пункта 2 статьи 720 ГК). В противном случае клиент не вправе предъявлять претензии к самозанятому (пункт 3 статьи 720 ГК). Так что клиент вправе сам определять, нужен ли ему экземпляр акта или нет.
Однако все вышесказанное относится только к клиентам-физлицам. Потому что если заказчиком по договору является организация или ИП, то для них акт нужен обязательно, так как это — документальное подтверждение расходов (статья 252 НК). И одного чека, выданного самозанятым, для организации будет недостаточно. Подобную точку зрения ФНС изложила на своем официальном сайте. Хотя раньше в своем письме от 20.02.2019 г. №СД-4-3/2899 указывала, что для подтверждения расходов достаточно только чека (пункт 2 указанного письма).
Обязательно ли составление акта
Акт обязательно нужен для клиентов-организаций, а также для самозанятых, являющихся исполнителями по договору выполнение работ или оказания услуг.
В какой момент подписывается документ
При подписании акта можно по аналогии руководствоваться нормами Гражданского Кодекса, указанными в статьях 720 ГК и 753 ГК.
В соответствии со статьей 720 ГК подписание акта приемки должно произойти в сроки и в порядке, которые предусмотрены договором. При этом согласно пунктам 1 и 2 статьи 753 ГК, заказчик, получивший сообщение о готовности к сдаче выполненных работ по договору, должен немедленно приступить к приемке.
Таким образом, подписание акта, в первую очередь, регламентируется условиями договора между сторонами. В том числе это относится и к срокам подписания.
Кстати, если стороны подписали акт, но деньги по договору еще не уплачены, то самозанятый не выдает чек через приложение «Мой налог». Чек оформляется только в момент получения денег от заказчика.
Как оформить акт выполненных работ с самозанятым лицом
Законодательством не установлен какой-либо шаблон или образец акта выполненных работ. Поэтому рассмотрим как составить такой закрывающий документ при выполнении работ самозанятым.
Вообще пункт 4 статьи 421 ГК разрешает разработать форму бланка самостоятельно, поскольку условия договора определяются по усмотрению сторон. Поэтому, как правило, форма акта уже согласована сторонами и приложена к договору.
Чаще всего акт содержит:
- наименование документа (например, «Акт об оказанных услугах»);
- дату составления;
- сведения о заказчике (ФИО физлица или наименование организации, юридический и почтовый адрес, ОГРН и т. д.);
- сведения о самозанятом исполнителе (ФИО, адрес, паспортные данные, в том числе выбранный им налоговый режим НПД и т. д.);
- сведения о договоре, к которому прикладывается акт (наименование договора, дата заключения, номер);
- вид и объем выполненных работ (оказанных услуг). В этом разделе подробно указывается объем работ/услуг, а также вывод о том, что они выполнены в полном объеме;
- цена работ/услуг (прописью);
- сведения о выявленных недостатках оказания услуг (если выявлены).
Пример заполнения акта сдачи-приемки работ или услуг:
📃 Скачать акт выполненных работ с самозанятым — образец 2023 по форме КС-2.
📃 Скачать акт сдачи-приемки работ простая форма.
Заменяет ли чек акт выполненных работ?
Согласно статье 14 закона №422-ФЗ от 27.11.2018 г. выполнение работы (оказание услуг) самозанятым подтверждается чеком, который оформляется самозанятым после получения денег. Таким образом, если клиент/заказчик оплатил работу, то получается, что его автоматически устраивает качество произведенных работ (оказанных услуг). Факт оплаты это подтверждает.
Однако чек не заменяет акт. И требование заказчика дополнительно оформить акт не противоречит законодательству.
Также и акт не заменяет чек, поскольку является для самозанятого всего лишь дополнительным документом. И к тому же акт составляется только при наличии предварительно подписанного договора, являясь приложением к договору. Да и такой формы отчетности перед ФНС, как акт выполненных работ, закон о самозанятости не устанавливает.
Поэтому считаем, что при получении денег от заказчика чек без акта оформлять можно. Но он не заменяет акт. А вот получить деньги и оформить только акт без чека — никак нельзя.
Можно ли переслать и подписать акт онлайн
Подписываются физические документы
Как правило, для самозанятого (да и для заказчика) наличие бумажного подписанного договора и акта является надежным вариантом фиксации правоотношений.
Поскольку имея документ в письменном виде стороны защищены от возможных сбоев информационных систем. Ведь полностью исключить вероятность потери электронной документации из-за сбоев или хакерских атак невозможно.
В этом случае удаленное подписание актов возможно по следующей схеме: вначале акт подписывается одной стороной, и его скан пересылается другой стороне. Другая сторона подписывает акт и направляет скан обратно. Нужно отметить, что такой сканированный «подписанный» документ фактически является только своего рода «протоколом о намерениях». И не является неоспоримым подтверждением оказанной услуги.
После этого по почте пересылаются оригиналы документов, которые подписываются обеими сторонами. Таким образом, у каждой стороны остается свой экземпляр акта. И уже этот бумажный оригинал является неоспоримым подтверждением оказания услуги.
Подобный подход удобен при небольшом объеме документооборота у самозанятого.
Документ подписывается электронной подписью
Если самозанятый имеет много контрагентов, и они удалены, то наиболее эффективно использовать электронный документооборот (ЭДО) с подписанием актов электронной подписью. В этом случае обе стороны должны иметь подключение к ЭДО.
А сам акт подписывается электронной подписью, используемой в системе ЭДО. Проблема только в том, что не у каждого самозанятого имеется подключение с ЭДО. Поэтому в большинстве случаев приходится работать по первому способу (обмен сканами с последующим подписанием на бумаге).
Видео
Видео версия статьи:
📚 Больше полезных статей о самозанятости:
- Как выставить счет на оплату;
- Нужно ли платить НДС;
- Можно ли открыть расчетный счет для бизнеса;
- Могут ли госслужащие быть плательщиками НПД;
- Как работает интернет-эквайринг;
- Процедура судебного и упрощенного банкротства;
- Как подтвердить доход и где взять справку;
- Можно ли участвовать в госзакупках;
- Как правильно аннулировать чек — инструкция;
- Как закрыть статус НПД — 3 способа;
- Особенности договора авторского заказа.