Пора становиться умнее — научись применять метод SMART цели в работе и повседневной жизни

Smart – в переводе с английского означает «умный», но в сегодняшнем контексте мы будем говорить о SMART как о системе постановки целей и задач. Что же такое метод постановки целей SMART?

В этом качестве система SMART больше похожа на несложное физическое упражнение: движений – немного, запомнить – легко, отработать на практике можно быстро и точно. В результате действие доходит до автоматизма. Так и технология SMART: усвоивший ее однажды уже не сможет работать с постановкой целей по-другому.

SMART – умный или сильный?

Универсальность и значимость SMART определяется тем, что это не просто последовательность вопросов, это методика, применимая для любых действий, нуждающихся в планировании. SMART-система постановки целей и задач стала эталонным методом в управлении персоналом. Его сущность проста – перевести абстрактные цели в понятные шаги, которые надо выполнить для решения поставленной задачи.

Метод появился не так и давно: в 1981 году его ввел в стратегическое планирование Джордж Т. Доран. Дорана интересовали сложные проекты и постановка целей в их рамках. Публикация на тему важности этого этапа в проектах появилась в ноябре 1981 года в издании «Management Review». С тех пор метод нашел применение не только в реализации бизнес-процессов, но и в планировании личных целей.

Немного отвлечемся и обрисуем заурядную ситуацию, которая возникла в работе компании, не сильно значимую, но и не такую, мимо которой можно пройти.

В ассортименте компании появился новый продукт. Руководитель отдела продаж должен поставить задачу подчиненным по введению в сбыт этого продукта. Сегодня наше внимание вокруг обсуждения методологии SMART будет вращаться вокруг этой ситуации.

SMART-цели: расшифровка аббревиатуры

Немного теории: суть метода SMART выражена с помощью расшифровки по буквам аббревиатуры для постановки цели. Значение каждого слова, обозначенного в букве, передает то правило, которое нужно соблюсти при формулировке цели или задачи.

Цель должна быть сформулирована таким образом, чтобы она была:

• Specific — конкретная;
• Measurable — измеримая;
• Achievable — достижимая;
• Relevant — значимая;
• Time bound — ограниченная во времени.

Только одновременное соблюдение всех пяти характеристик означает, что задача поставлено правильно, по критериям, предусмотренным методикой SMART.

Теперь посмотрим, какую задачу может сформулировать руководитель отдела продаж для своих подчиненных в соответствующей ситуации. В среднестатистическом приближении декларация на собрании может звучать так:

«У нас появился очень классный герметик для окон. Мы должны продвинуть его в постоянный ассортимент каждому нашему покупателю. У нас есть на это три месяца». Так ли умно поставлена задача, как требует SMART-метод?

Критерии, которым должна соответствовать SMART цель

Чтобы проанализировать качество целеполагания руководителя, нужно подробнее понять, чего хочет от нас метод SMART. Критерии SMART при постановке целей таковы.

Цель должна быть конкретна (Specific)

В гражданском праве есть термин «индивидуально определённая вещь». Вот это понятие можно в полной мере применить к такой характеристике, как конкретность цели.

Ее необходимо выразить словесно в такой форме, чтобы она была понята всеми одинаково, однозначно и не требовала дополнительных разъяснений.

Как правильно сформулировать конкретную цель?

• Ответить на вопросы: «Что делать?», «Чего нужно достичь?».
• Ответ на вопрос должен подразумевать получение только одного результата.

Оценим качество постановки цели нашего руководителя. На вопрос, чего нужно достичь, он ответил: продать каждому нашему покупателю. Никакой индивидуальной определенности здесь нет:

• неизвестно число покупателей;
• не определено, кто должен продавать, «мы» – значит «никто».

Правильной будет формулировка типа:

«Наш отдел обслуживает 50 магазинов (клиентов). В каждый из них необходимо продать герметик».

Цель должна быть измерима (Measurable)

Здесь нужно ответить на вопрос: «Сколько?». Мало просто продать герметик. Его нужно продать столько, сколько требует экономическая целесообразность бизнеса.

Измеримость цели означает указание на точное числовое выражение результата продаж.

В нашем примере руководитель пока что ни словом не обмолвился о том, сколько герметика нужно продать каждому клиенту. Задача, поставленная таким образом, будет считать исполненной даже в том случае, если менеджеры продадут всего по одному тюбику, но каждому клиенту.

Поэтому для правильной постановки цели нужно иметь точные цифры плана, желательно, плана максимум и плана минимум. Хорошо было бы, если бы руководитель выразил это так:

«Наш отдел обслуживает 50 магазинов (клиентов). В каждый из них необходимо продать по 100 штук герметика».

На будущее: такой параметр, как измеримость цели, лежит в основе расчёта эффективности всего бизнеса. Цифры дают возможность сравнения, сравнение отражает динамику, наличие динамики указывает на развитие. Вывод делайте сами.

Цель проекта по SMART должна быть достижима (Achievable)

Для этого при постановке цели необходимо учесть три фактора:

• реалистичность сроков – способность получить указанный результат в разумные сроки;
• объективные показатели статистики продаж – никто не сможет прыгнуть выше головы только «потому что»;
• обеспеченность ресурсами и инструментами продаж – без них можно продавать только воздух, а если на складе нет герметика физически – цель никогда не будет достигнута.

Что сделал наш начальник? Он ограничился только указанием на сроки – три месяца. Ни о том, что отдел объективно способен выполнить эти продажи, ни о том, какие ресурсы для этого фирма обеспечивает, он не заикнулся. Следовательно, его цель изначально недостижима.

Исправить ситуацию можно следующим образом:

«Наш отдел обслуживает 50 магазинов (клиентов). В каждый из них необходимо продать по 100 единиц герметика. У менеджеров есть на это три месяца. В среднем каждый из вас продаёт от 90 до 110 штук за аналогичный период. Товар в достаточном количестве есть на складе, рекламные и промоматериалы можно получить в отделе маркетинга».

Цель должна быть общезначимой (Relevant)

Это означает, что все исполнители должны воспринять единую ценность поставленной задачи и согласиться с ней. Нельзя обязать человека действовать просто так, по щучьему велению.

Общая ценность должна трансформироваться при постановке цели в личную, только так можно добиться выполнения задачи на совесть.

Начальник из примера, видимо, этого не знал, потому что в его первоначальном предложении ни слова нет о том, а зачем, собственно, вообще продавать этот герметик. Причем он даже не сослался на традиционный аргумент, что «начальство распорядилось».

Такая задача обречена на провал, ибо не подразумевает никакой ответственности за ее невыполнение. Кстати, в конкретной ситуации это большое упущение, поскольку вывод на рынок нового продукта требует особых усилий, в том числе и в плане мотивирования сотрудников.

Итак, исправим начальника:

«Наша компания заключила новый контракт с поставщиком герметика. Если мы выполним условия по продажам, то получим статус эксклюзивного дилера на территории и самую большую дилерскую скидку. Наш отдел обслуживает 50 магазинов (клиентов). В каждый из них необходимо продать по 100 единиц герметика. У менеджеров есть на это три месяца. В среднем каждый из вас продаёт от 90 до 110 штук за аналогичный период. Товар в достаточном количестве есть на складе, рекламные и промоматериалы можно получить в отделе маркетинга».

Критерии SMART-цели по времени (Time bound)

Этот пункт требует наличия точно определённого часа А и часа В – начала и окончания процесса. 

Оптимальными для достижения любых целей являются периоды в 3, 6 или 12 месяцев. Все, что длиннее, рискует быть забытым, то, что короче – невыполненным из-за нехватки времени.

И это единственная характеристика, которую руководитель не забыл упомянуть при постановке задачи, и то не совсем корректно. Он указал лишь отрезок времени, не упомянув, когда нужно начинать или заканчивать.

Итак, с учетом всех характеристик, правильно сформулированная цель в устах хорошего стратега должна звучать примерно так:

• S – каждому клиенту необходимо продать по 100 единиц герметика.
• M – Наш отдел обслуживает 50 магазинов (клиентов).
• A – В среднем каждый из сотрудников продаёт от 90 до 110 штук за аналогичный период. Товар в достаточном количестве есть на складе, рекламные и промоматериалы можно получить в отделе маркетинга.
• R – Наша компания заключила новый контракт с поставщиком герметика. Если мы выполним входные условия по продажам, то получим статус эксклюзивного дилера на территории и самую большую дилерскую скидку.
• T – У менеджеров есть на это три месяца. Начинаем с 1 числа следующего месяца.

В зависимости о того, насколько формальны отношения в коллективы, начальник отдела может произнести что-то вроде такой речи:

«Парни! Наша компания заключила новый контракт с поставщиком герметика. Если мы выполним входные условия по продажам, то получим статус эксклюзивного дилера на территории и самую большую дилерскую скидку. Вы же понимаете, что от этого выиграют только наши зарплаты? Мы не можем подвести сами себя! Наш отдел обслуживает 50 магазинов (клиентов). В каждый из них необходимо продать по 100 единиц герметика. В среднем каждый из вас продаёт от 90 до 110 штук в месяц. Товар в достаточном количестве есть на складе, рекламные и промоматериалы можно получить в отделе маркетинга. Начало продаж – 1 число следующего месяца. На выполнение задачи отведено три месяца. Если всем не хватит образцов, или появятся вопросы – приходите ко мне, я вам помогу».

В качестве визуализации не мешало бы вывесить таблицу:

Руководителю – зачет 💪.

P.S. Об этом будем говорить чуть дальше, но такая таблица поможет выполнить одну из задач SMART – контроль за выполнением поставленной задачи.

Особенности модели

Метод SMART, если используется правильно, делает то, чего не хватает любому исполнителю: он переводит абстрактную цель в конкретный план, теорию в практику.

Постановка целей по SMART дает порядок действий, SMART-цели максимально точны и конкретизированы, в них нет никакой двусмысленности и неопределенности.

Такая методика позволяет осуществлять эффективное управление компанией, как оперативное, так и стратегическое. Она является необходимым инструментом и для управленцев, и для подчиненных.

Для подчиненных метод SMART дает определенность действий: исполнитель не принимает решения о том, каков должен быть конечный результат задачи. Это снимает с него повышенную ответственность за достижение цели и переводит ее в пределы компетенции сотрудника. Он отвечает только за то, что обязан выполнить в силу своих должностных обязанностей. Так реализуется мотивирующая функция модели SMART.

Руководству компании метод дает не только хороший, эффективно действующий план. Как и любой план, SMART-цели требуют тщательной подготовки к их постановке. Как минимум руководитель должен оценить:

• ресурсы компании;
• достигнутые ранее результаты, которые формируют нужные навыки для выполнения нужных задач;
• действующие компетенции сотрудников, хватит ли их для выполнения задачи и еще много чего.

Именно это является ценным для руководителя – понимание текущего положения дел в компании.

Частые ошибки при постановке целей по системе SMART

Метод SMART основан на принципе «разрешено только то, что требует метод». Все остальное – запрещено. То есть только полное соблюдение всех требований к постановке SMART-целей будет правильным, иные варианты – досадные ошибки. Какие ошибки допускаются чаще всего?

Завышенные ожидания от исполнителя, не высказанные при постановке задачи

Пример: руководитель, ставя задачу о продажах герметиков, подразумевает, что сотрудники будут отчитываться о ее выполнении так же, как они обычно отчитываются в текущей работе. Сотрудники же, получив задачу повышенной важности, решили, что начальник будет сам отслеживать результаты. В результате в конце отчетного периода начальник не получил ни одного отчета.

Данная проблема решается обязательным получением обратной связи от сотрудников: насколько хорошо сотрудники поняли, что от них требуется.

Отсутствие гибкости

SMART-метод можно применить даже к самому мелкому поручению. Об этом часто забывают руководители. Поставив глобальную, основную цель, они упускают из виду две вещи:

• Большую цель всегда можно для удобства раздробить на множество маленьких, например, поставить каждому сотруднику личный план по продаже герметиков.
• На выполнение задачи с течением времени влияют многие факторы, они могут значительно изменить исходные условия ее выполнения вплоть до полной невозможности. За счет дробления целей можно исправить эту ситуацию: ставить кратковременные задачи с учетом изменившихся условий.

Отсутствие мотивации

«Имею возможность купить козу, но не имею желанию» — это оно. У исполнителя есть материальные средства для выполнения поставленной цели, но нет желания или стимула это делать. Поэтому руководитель обязан замотивировать сотрудника – морально или материально, в зависимости от его потребностей.

Объединение разных по характеру целей в одной

Поставленная задача не должна быть объемной или содержать несколько качественно разных требований. Например, если бы руководитель поставил задачу не как «продать герметики», а как «стать эксклюзивным дилером», он допустил бы именно эту ошибку.

Такая постановка задачи нарушает сразу два правила метода: ее конкретность и выполнимость. Если руководство компании ставит перед руководителем отдела такие объемные цели, нужно дробить их на несколько конкретных задач и только в таком виде доводить до исполнителей.

Нереальные сроки

Всегда нужно помнить о форс-мажоре и человеческом факторе. При определении сроков выполнения задачи лучше всегда закладывать запас времени на случай непредвиденных ситуаций. Когда ставите сроки по задаче, закладывайте дополнительное время на случай форс-мажора.

Отсутствие поддержки

Часто проявляется при необходимости выполнить что-то качественно новое, чего раньше исполнители никогда не делали. В этих условий руководитель должен обеспечить ресурсную поддержку подчиненным, чтобы они понимали, куда могут обратиться за помощью в случае затруднений. Такая ошибка нарушает правило достижимости цели: не обозначены инструменты, которые нужны для этого.

Метод SMART: плохо vs хорошо

Метод SMART имеет определённые преимущества перед другими методами постановки целей благодаря своим характерным чертам.

• Понятность и общедоступность метода. Правила SMART помогают преодолеть возражения и ответить на любые вопросы при постановке задач.
• Простота. Методика очень проста и не требует никакой специальной подготовки, она понятна на интуитивном уровне. Часто бывает достаточно не учиться заново ставить цели по ней, а просто скорректировать имеющиеся знания и навыки в этой области.
• Удобство и универсальность в применении. Принцип SMART применим в постановке целей любого масштаба: от государственных реформ до поручения сходить за хлебом.
• Простота контроля. Цифровая определённость и периодизация выполнения – вот основы, на которых базируется контроль за выполнением задач.
• Повышение эффективности в управлении командой. Четкие и понятные задачи снимают конфликты в коллективе по вопросу компетенций и распределения обязанностей. Наличие конкретного порядка действий обеспечивает эффективность процесса реализации задачи. А если в цели заложен рост, то ее достижение обеспечит и рост всего бизнеса в целом.
• Рост мотивации сотрудников. То, что легко сделать, снимает страх и неуверенность перед поставленными задачами. Четко обозначенные ожидания руководства способствуют доверию со стороны подчиненных, повышению внутренней мотивации на выполнение рабочих задач.

Минусов, кстати, у метода не так уже и много, и они скорее присущи абсолютно всем методикам планирования и постановки целей.

• Человеческий фактор – то, что невозможно просчитать в принципе. Часто планирование натыкается на то, что жесткое распределение количественных и временных маркеров реализации задачи нарушается из-за непонимания или простой лени сотрудников.
• Долгосрочность планирования. Метод больше рассчитан на применение в обстоятельствах, которые можно прогнозировать. Слишком быстрая изменчивость внешних факторов потребует быстрой реакции и такого же быстрого изменения задач. Чтобы поставить SMART-цель, нужно провести определённую подготовку, поэтому не всегда метод SMART может обеспечить эту быстроту.

Домашнее задание

Сегодня была теория. Как видите, она не так уж и сложна. Кто-то её уже запомнил, кто-то уже применял, не подозревая, что использует именно этот метод. Чтобы закрепить на практике, мы встретимся с вами в следующий раз и разберём практические примеры, в которых нужно правильно применить метод SMART-планирования.

Вопросы

⁉️ В чем отличие от модели GROW?

• Модель GROW ориентирована на анализ мотивации личности (работника) в текущий момент времени, а также на определение ресурсов, которые он имеет для выполнения задачи. Расшифровка по буквам такова:

• G (goal) – цель: «что ты хочешь»?
• R (reality) – реальность: «что ты имеешь сейчас»?
• O (options) варианты: «что ты мог бы сделать, если…»?
• W (will) – намерение: «что ты сделаешь»?

Метод GROW помогает в постановке индивидуальных целей и задач, а метод SMART – это постановка целей для коллектива. В контексте личностных, а не рабочих, отношений, GROW – это внутренняя мотивация, а SMART – порядок внешних действий.

⁉️ Для какого бизнеса применима постановка SMART-целей?

• Применение технологии SMART возможно в любой сфере, где есть необходимость ставить цели и задачи: начиная от крупного предприятия, заканчивая планированием собственного выходного дня.

⁉️ Цель будет отвечать критериям SMART, если она...

• Конкретна, измерима, достижима, имеет значимость и ограничения по времени исполнения.

📚 Не менее полезно будет почитать:

• Бизнес-модель Остервальдера: правила построения и примеры;
• Как составить крутой call to action: принципы построения и примеры;
• Оценка возможности банкротства по моделям Таффлера и Альтмана;
• Какой проект можно отнести к стартапам;
• Что показывают коэффициенты абсолютной, быстрой и текущей ликвидности.
• Как найти точку безубыточности в бизнесе;
• Особенности методологии OKR (objectives and key results);
• Популярные методы постановки и достижения целей;
• Основы и принципы целеполагания;
• Анализируем себя по средствам колеса баланса жизни;
• Как правильно вырастить дерево целей.