Сколько ИП должен хранить документы: сроки и ответственность за отсутствие

Ведение документации, и, в частности, хранение документов — один из важнейших моментов деятельности индивидуального предпринимателя (ИП). В данном материале, в частности, рассмотрим срок хранения документов после закрытия ИП.

📑Какие документы нужно хранить

Существует три основных вида документов, которые необходимо вести индивидуальному предпринимателю. Это — бухгалтерские документы, налоговая отчетность и кадровые документы.

Каждый вид этих документов необходимо хранить установленный законом срок. При этом в среднем документы хранятся 5 лет. Однако срок хранения кадровых документов может достигать 75 лет.

Документы налоговой и бухгалтерской отчетности

К налоговой документации относятся те документы, которые являются основанием для исчисления налога. К таким документам в общем случае относятся различные акты, накладные, реестры, книги, платёжки, подтверждающие перечисление налогов и т. д. Можно привести следующие виды налоговой документации:

• книга учета доходов и расходов;
• книги покупок и продаж;
• счета-фактуры и журналы регистрации счетов-фактур;
• таможенные декларации, их копии, заявления на ввоз продукции, и первичная документация, которая фиксирует факт исчисления НДС по импорту;
• документы, подтверждающие налоговые льготы, отсрочки/отказы на льготы и отсрочку платежей и т. д.

К бумагам по бухгалтерской отчетности относятся все первичные документы, учетная политика, документы по инвентаризации и т. д. Например, это могут быть:

• первичная документация (чеки, квитанции и т. д.);
• информация о дебиторской и кредиторской задолженности;
• бухгалтерская отчетность;
• путевые листы;
• акты выполненных работ и оказанных услуг по договорам ГПХ;
• инвентаризационные ведомости;
• документы о начислении амортизации и о переоценке и списании основных средств (ОС);
• информация о недостачах, растратах, кражах и т. д.

Кадровые

Если ИП имеет наемных работников, то все документы, связанные с их оформлением и трудовой деятельностью, являются кадровыми. К ним относятся:

• трудовые договоры;
• личные карточки и личные дела;
• штатное расписание;
• кадровые приказы о приеме на работу, переводе, совместительстве, поощрениях и т. д.

Кадровые документы позволяют подтвердить стаж работника, социальные выплаты или подготовить соответствующие документы.

Договоры с контрагентами

В общем случае в процессе предпринимательской деятельности ИП взаимодействует с другими организациями и частными лицами на основе заключенных договоров.

Например, ИП закупает товар для дальнейшей реализации на оптовой базе. В этом случае на закупку должен быть оформлен договор. В таком договоре оптовая база будет являться контрагентом по отношению к ИП. Если договора нет, то налоговая инспекция может посчитать (и наверняка посчитает!), что поставки не было, а перечисленные деньги являются сомнительной финансовой операцией. Поэтому договоры с контрагентами также необходимо хранить.

⏳Сколько нужно хранить документы после закрытия ИП

Обязанность хранить документы не исчезает даже при снятии с регистрации ИП. Причем хранить нужно до тех пор, пока не закончится официальный срок. В связи с этим возникает вопрос: а сколько ИП должен хранить документы после закрытия?

Ниже представлены сроки для некоторых видов налоговой документации. Полный перечень можно посмотреть тут.

Примечание: 50/75 лет означает — документ создан после 2003 года/документ создан до 2003 года

Отдельно нужно сказать о книгах покупок и продаж. С одной стороны Постановление №1137 установило для них 4 года. Но Налоговый Кодекс, вообще-то, для таких документов устанавливает 5 лет. Поэтому, когда один документ противоречит другому, лучше перестраховаться. И принять срок равным 5 годам. Этим подходом лучше руководствоваться также и в других подобных случаях.

Сроки хранения некоторых бухгалтерских документов приведены в следующей таблице. А полный перечень — здесь, здесь, здесь и здесь.

Сроки хранения кадровой документации наиболее значительны. Самые длительные сроки составляют либо 75 лет (если бумаги оформлялись до 2003 года), либо 50 лет (если оформление происходило после 01.01.2003 г.). Ниже представлены сроки распространенных кадровых документов. Полный перечень для кадровой документации тут.

Отметим, что стандартный срок хранения договоров, не указанных отдельно в Перечне Росархива, составляет 5 лет. Сроки хранения договоров и контрактов можно посмотреть тут.

Подводя итог отметим несколько важных моментов.

👉Во-первых, ИП придется в обязательном порядке хранить все налоговые и бухгалтерские документы.

👉Во-вторых, ИП обязательно нужно организовать хранение кадровой документации, если у него имелись наемные работники.

👉В-третьих, если разные нормативные акты устанавливают различные сроки, то нужно ориентироваться на наибольший срок.

👉В-четвертых, нужно правильно определить начало течения срока хранения. Существуют документы временного и постоянного хранения. Сроки временного хранения: 1, 3, 5, 6, 10, 15, 45, 50 или 75 лет.

Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться у ИП. И только после этого их можно передать в архив.

Для документа, в общем случае, срок хранения исчисляется с 1 января следующего года. Например, у оплаченной августовской квитанции срок хранения начнет течь со следующего 1 января.

Для договоров с контрагентами может быть немного другая история. Допустим, Петров закрыл ИП в 2022 году. При этом у него есть договор с поставщиком от 2017 года. По этому договору последняя сделка прошла в декабре 2020 году. Так как срок хранения договора (5 лет) считается от последней сделки, то ИП Петров должен сохранить договор до 2025 года.

☝️Что будет, если документов не окажется при запросе

В случае запроса от ФНС

Налоговые проверки могут проводиться за три предыдущих года, поэтому ФНС может проверить даже уже закрытое ИП. И сделать запрос на предоставление документации для подтверждения правильности исчисления и уплаты налоговых платежей. И это — не шутка! Более того, налоговая может предъявить штраф за отсутствие первичных документов.

Дело в том, что если предприниматель после официального закрытия ИП не предоставит запрошенную документацию, то у ФНС не будет основания доверять ранее рассчитанным и уже уплаченным суммам налогов. А это приведет к тому, что ФНС пересчитает налоговые платежи, и заставит ИП доплатить, включая пени и штрафы. А штрафы большие.

Например, штраф за каждый непредставленный документ — 200 рублей (п.1 ст. 126 НК).

Штраф за непредставление документов в рамках встречной проверки контрагента — 10 тысяч рублей (п.2 ст. 126 НК).

А если будет выявлено нарушение правил хранения кадровых документов, то за это придется заплатить штраф от 1 до 5 тысяч рублей (ч.1 ст. 5.27 КоАП). Однако кадрами будет заниматься уже не ФНС, трудовая инспекция, прокуратура или Социальный фонд России.

Поэтому к хранению документации после закрытия ИП следует подойти максимально ответственно.

В связи с этим отметим и еще один момент: предпринимателям крайне рекомендуется распечатывать платежки и банковские выписки из «онлайн-банкинга». Дело в том, что у банка, например, могут отозвать лицензию, или может произойти сбой.

Тогда ИП потеряет доступ к своему счету и к архивным платежам. А значит, и распечатать платежки и выписки предприниматель не сможет. Но даже в этом случае, когда ИП вроде бы не виноват, обязанность по хранению банковской документации никто с него не снимет. Поэтому безопаснее сохранять все банковские выписки на своем компьютере, не надеясь на банки.

Если необходимо подтвердить свою правоту

В некоторых случаях сохраненная документация поможет подтвердить и усилить позицию предпринимателя в спорах в суде, в налоговой инспекции или перед аудитором. Например, имеющийся на руках у ИП (бывшего ИП) договор однозначно подтвердит факт наличия правоотношений. Конечно, доказать это можно и другими способами. Но с сохраненным договором это будет сделать намного проще.

🗄Где и как можно хранить

По закону ИП обязаны организовать хранение документов, относящихся к предпринимательской деятельности. Об этом, в частности, говорит часть 1 статьи 17 закона №125-ФЗ об архивном деле. Однако не оговаривается, где конкретно должна храниться документация, и каким образом. Так что эти вопросы предприниматель может решать самостоятельно.

Хранить можно в офисе, в квартире, в доме и даже на даче. Главное — исключить риск утраты документов.

А это значит, что хранить документацию нужно, как минимум в отапливаемом помещении, чтобы не допустить, например, отсыревания бумаг из-за повышенной влажности и сырости.

Как правило, документы должны храниться в комнатах, оборудованных специальными несгораемыми шкафами. При хранении текст документов должен оставаться читаемым. Также должны быть хорошо читаемыми печати и подписи. И не должно быть разводов от пролитых жидкостей.

Также документация должна быть в оперативном доступе. Плюс она не должна быть доступна посторонним людям. И дело тут не только в коммерческой тайне предпринимателя. Но и в наличии персональных данных, имеющихся в бухгалтерских и кадровых документах.

Сама сохраняемая документация может быть как в электронном, так и в бумажном виде. Однако кадровые документы лучше вести в бумажном виде. Даже для удаленных сотрудников.

Еще одна проблема состоит в том, что после закрытия ИП срок хранения некоторых кадровых документов составляет 50 лет и более. И лучшим решением в данном случае будет их сдача в архив. Архив может быть муниципальный или государственный.

Общий подход при хранении в архиве следующий:

• подписывается договор на хранение;
• оплачивается хранение;
• готовятся сами документы — подшиваются, раскладываются по папкам, подписываются;
• документы передаются в архив, а на руки из архива выдается акт приема-передачи.

Сколько лет можно хранить документы в архиве? Сколько угодно, главное — оплатить весь срок хранения.

✂️Как правильно утилизировать

По истечении срока хранения документы можно (и нужно!) утилизировать. Для этого оформляется акт в произвольной форме. В нем перечисляются все уничтожаемые бумаги и способ их утилизации. И только после этого документацию можно утилизировать.

Видео

Видео версия статьи:

📚 Рекомендуем почитать:

• Можно ли официально работать и быть предпринимателем;
• Справка об отсутствии статуса: зачем нужна и как получить;
• Нужна ли печать и можно ли работать без нее;
• Запрещенные виды деятельности;
• Сколько работников можно нанять;
• Как грамотно приостановить деятельность на время;
• Виды ответственности и размеры наказаний;
• Кто обязан уведомлять Роспотребнадзор о начале деятельности;
• Продление отсрочки по страховым взносам;
• Освобождение от налога на имущество на УСН.