Фраза «ИП имеет право использовать печать по своему усмотрению» может быть понята неправильно. ИП имеет право по своему усмотрению выбрать, будет он использовать печать при ведении деятельности или откажется от нее совсем.
Если он ее применяет – проставлять ее по принципу «тут хочу, а тут не хочу» не получится. Он будет обязан заверить печатью любую свою подпись на документах. А как оформлять документы, если печати нет?
Как подписывает документы ИП, работающий без печати
Индивидуальный предприниматель при отсутствии печати заверяет все документы своей личной подписью и ее расшифровкой, на месте печати проставляются буквы «БП» или пишется полностью «без печати». Это не так уж сложно.
Вопрос, который стоит перед ИП без печати - как подтвердить документально, что этот ИП существует и имеет право работать на законных основаниях. Также придется доказать, что документы, например, договоры или накладные, подписаны им лично, а не его ребенком, делавшим домашнюю работу. Оба вопроса имеют два варианта решения.
- При подписании каждого документа можно прикладывать ксерокопию листа выписки из ЕГРИП, содержащего данные о регистрации лица в качестве ИП, а также ксерокопию страницы паспорта с личной подписью гражданина. При этом подпись на всех документах должна будет совпадать с образцом в паспорте.
- Составить официальное уведомление о том, что ИП ведет работу без применения печати.
Уведомление о работе без печати: обязательно ли и для кого?
Закон не требует от предпринимателя применять печать, а значит, не требует и регистрировать ее отсутствие или наличие в ФНС или иных проверяющих органах. Поэтому вполне законным будет вариант поведения «кому должен – всем прощаю», но обычаи делового оборота и репутация предпринимателя требуют элементарной вежливости в отношении партнеров.
По желанию ИП можно заранее разослать всем имеющимся контрагентам письмо о работе без печати. Также нелишним будет приложить его к обязательному пакету документов, которым партнеры обмениваются при заключении договоров. Если у предпринимателя пока нет клиентской базы и уведомлять некого, тогда можно прикладывать уведомления к каждому новому договору или отгрузочной накладной.
Составляем уведомление самостоятельно
Можно написать универсальное уведомление без конкретного адресата и разослать его всем известным контрагентам, а можно для каждого отдельного случая писать письмо в конкретную фирму или персонально контрагенту. В этом случае текст письма может быть одним и тем же, но форма составления будет немного различаться. Как написать его правильно?
Утвержденного или хотя бы общепринятого шаблона такого документа нет, поэтому составить текст придется собственными силами. Сделайте это на обычном листе формата А4. Если у вас есть фирменный бланк – используйте его.
Содержание документа: необходимый минимум
Чтобы не ошибиться в том, как подтвердить документально ваш правой статус ИП, включите в уведомление такую информацию:
- персональные данные физического лица – фамилию, имя, отчество;
- индивидуальные данные лица как налогоплательщика и ИП: ИНН, ОГРНИП, юридический и фактический адрес (если они различаются);
- текст письма;
- образец личной подписи ИП с указанием на то, что по нему следует сверять подписи, проставляемые в прочих документах.
Как правило, все официальные данные вписываются в шапке письма. Ниже в середине строки располагается заголовок, например, «Уведомление об отсутствии печати». Текст письма должен содержать ссылку на законодательный акт, позволяющий ИП работать без ее применения. Как правило, ссылаются на Гражданский кодекс и ФЗ № 129, с указанием на то, что в данных нормативных актах не содержится обязательных требований для ИП применять печать в своей деятельности. Примерный текст может выглядеть так.
Пример:
Уведомление об отсутствии печати
Я, Иванов Иван Иванович, официально уведомляю, что осуществляю свою предпринимательскую деятельность без применения печати на основании права, данного Гражданским кодексом и ФЗ № 129 от 08.08.2001 «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Документы буду заверять своей личной подписью, образец которой прилагаю. Прошу считать уведомление действительным с момента регистрации в качестве ИП.
Образец подписи
Дата составления документа
Такое уведомление можно использовать в качестве стандартного для рассылки партнерам или предоставления по их требованию. Если кто-то просит персональное уведомление для конкретного лица или фирмы, его легко переделать на основе стандартного варианта. Для этого выше основного текста в правом верхнем углу следует указать реквизиты организации или данные лица, которому это письмо направляется.
👉👉👉 Еще пару слов хочется добавить о факсимиле – для тех, кто уже про него вспомнил и решил завтра заказать. Это вариант печати, только вместо реквизитов на штемпеле нанесен образец подписи предпринимателя. Для всех мало-мальски значимых финансовых документов применение факсимиле запрещено.
Им можно заверить только договор, если стороны сделки закрепили свое обоюдное согласие на это в тексте документа. Категорически запрещено подписывать с помощью факсимиле счета-фактуры и УПД. Счет-фактура, подписанный не личной подписью, не будет принят в качестве основания для вычета НДС (п. 6 ст. 169 НК, письма Минфина от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951). Так что не тратьте лишние деньги на факсимильный штамп, шариковые ручки – это несовременно, зато безопасно.
Видео
Видео версия статьи:
📚 Полезно почитать:
- Кто обязан уведомлять Роспотребнадзор о начале деятельности;
- Ответственность предпринимателя и размеры наказаний;
- Как приостановить деятельность без ликвидации;
- Когда можно работать без НДС;
- Справка об отсутствии статуса предпринимателя;
- Продление отсрочки по страховым взносам;
- Как зарегистрироваться через Госуслуги;
- Когда обязательно применять кассу;
- Процедура судебного банкротства;
- Льготы по налогу на имущество;
- Оплата административного штрафа со скидкой 50% для бизнеса;
- Правила заполнения заявления на закрытие в 2023 году.