Сосредоточьтесь на главном — как применять принцип Парето 80/20

«Закон Парето» современное интернет-сообщество назвало бы вирусным мемом. Все его знают, но мало кто может о нем рассказать что-то большее, чем то, что лежит на поверхности.

Легко запоминающееся правило, имеющее простое объяснение, не могло не приобрести большую популярность. Настолько большую, что подобно паутине оно распространилось почти на все сферы жизни, что уже само по себе делает «закон Парето» достойным более детального рассмотрения.

«Правило Парето»: как теория стала практикой

Не стоит заблуждаться: «метод Парето» имеет всего лишь опосредованное отношение к самому Вильфредо Парето, а соотношение «20/80», введенное в употребление автором, изначально обозначало совершенно иные закономерности.

Итальянский социолог и экономист, Вильфредо Парето известен как автор теории элит. Он изучал структуру общества и описывал ее в виде пирамиды. Его теория основывалась на утверждении, что вершина пирамиды – элитарное меньшинство, которое руководит ее нижней частью – народным большинством. Элита контролирует все институты общества, охраняя и сохраняя социальный дисбаланс, который является естественным: интеллектуальные и физические способности людей от природы неравны, и это приводит к общественному неравенству.

Парето вовсе не отличался социалистическими симпатиями, именно ему принадлежало наблюдение о распределении богатства в Италии. Отсюда родилось это знаменитое соотношение: 20% населения, по утверждению Парето, владело 80% национального богатства. Все остальные 80% итальянцев обладают более чем скромными доходами. Это соотношение стало восприниматься в качестве принципа «распределения Парето».

Теория Парето имеет системный характер. Изменение одного компонента общества влияет на изменение другого, проще говоря, в одном месте убудет, в другом – прибудет. 

Поэтому нельзя улучшить положение народа, не ухудшив положение элит, а улучшение положения элит всегда происходит за счет народа. Данный баланс лег в основу принципа «Парето-оптимума» - общественная пирамида находится в равновесном оптимальном состоянии, и чтобы не нарушать положения ее частей, нельзя нарушать состояние системы.

Важно запомнить, что выявление этих частных закономерностей относится к 1897 году. Аналогичным показателем неравномерности распределения является коэффициент, предложенный в 1912 году другим итальянским экономистом и социологом Коррадо Джини.

И лишь американский специалист по качеству, Джозеф Джуран, задолго после смерти самого Парето, в 1941 годы ознакомился с трудами Парето и начал применять правило «20/80» в своей работе. Именно Джуран сформулировал это правило в современном виде. Только в 1951 года Джуран выпустил первое издание своего справочника по качеству, а впоследствии, в отдельной статье, рассказал, каким образом он пришел к идее распределения «20/80» и почему назвал его именно «принцип Парето», хотя сам Парето никакого универсального закона из этого соотношения не делал.

С того времени и вошло в понятие употребление соотношения «20/80» как отражение неравномерности распределения усилий и ресурсов. Чаще всего можно слышать о таком его употреблении: «20% усилий дают 80% результата», «20% собственников владеют 80% капитала» и т.п.

Все цифры абсолютно недоказуемы и условны, они лишь отражают социальный и ресурсный дисбаланс, который в реальности может быть любым.

Принцип Парето: суть простыми словами

Законом это правило назвать очень трудно, поскольку нет нигде никаких его доказательств, во-первых, а во-вторых, он не оригинален и в общей своей сущности повторяет принцип эффективности экономики. Производство тогда считается эффективным, когда может нарастить выпуск продукции без увеличения расходов, в идеале – произвести максимум эффекта при минимуме затрат.

Принцип Парето, имеющий внешнее числовое выражение в виде формулы «20/80», также гласит: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий дают всего лишь 20% результата». 

Первая часть повторяет формулу эффективной экономики, формулируя ее универсальным образом, позволяющим применить к любым действиям субъекта социальной и экономической деятельности.

В Википедии приводится очень забавная визуализация принципа Парето: только небольшое количество самых жизнеспособных гороховых стручков производит наибольшую часть гороха.

У Майка Микаловица, бизнесмена и известного автора книг по развитию малого бизнеса, есть схожая аллегория: «метод тыквы». Он выражен немного по-другому: фермеры при осмотре побегов тыквы оставляют только самые сильные, остальные удаляют, чтобы избранные смогли вырасти больше. Так или иначе, но все это разные вариации одного и того же принципа «20/80»: наилучший результат дает всего лишь небольшая доля усилий.

Большую важность имеет практический вывод из этой установки. Значительную часть планируемого результата можно получить, если правильно определить основные действия по его достижению. Это – основа эффективного планирования, как стратегического, так и оперативного, причем она актуальна абсолютно для любой сферы, связанной с человеческой активностью и социальным взаимодействием.

В начале 2000-х Ричард Кох опубликовал свою книгу «Принцип 20/80: секреты достижения больших результатов при затрате меньших усилий». Используя это принцип, автор показал, как правильно расставлять приоритеты везде: в бизнесе, личной жизни, отношениях в социуме, в здоровье, личных финансах и т.д., после чего правило Парето стало воистину вирусным.

Правило «80/20»: что означают цифры

Принцип Парето имеет и аналог в механике. Это – принцип действия рычага. Даже небольшое усилие при использовании рычага поможет поднять груз, значительно превышающий возможности мускульной силы. Без рычага даже максимальное приложение усилий не приведет к значимому результату. По аналогии с этим происходит распределение по закону Парето: меньшая часть затраченных ресурсов (работы, времени, инвестиций и т.д.) дает большую часть полученных результатов:

• 20% клиентов приносят 80% прибыли;
• 20% времени, затраченного на выполнение задания, приносят 80% результата;
• 20% негативных факторов влекут за собой 80% неудач и т.д.

Основные принципы

Соотношение «20/80» формируется на основании некоторых принципов. Их немного:

• Важного и ценного мало, незначительного и мелкого – много. Выводом из этого будет необходимость учиться создавать иерархию приоритетных целей и задач.
• Большая часть усилий тратится напрасно. Всегда видно только 20% проделанной работы.
• Логично – не значит правильно. Никогда нельзя знать заранее, какие из затраченных усилий дадут больше всего результата.
• 20% негативных факторов приводят к 80% неудач. Даже самая мелкая, не имеющая важности, причина может разрушить целый проект.
• То, что лежит на поверхности, не всегда соответствует действительности, всегда есть скрытые факторы влияния.

Сферы применения

Не стоит универсализировать принцип Парето и притягивать соотношение «80/20» за уши к любым ситуациям, как это делают в интернете направо и налево.

Основной сферой применения все равно остаются экономика и менеджмент, отчасти – политология, изучающая вопросы взаимодействия власти и общества.

Нужно помнить еще и о том, что правило распределения Парето появилось еще в начале прошлого века. Технологии меняют повседневную жизнь, поэтому нужно делать поправку на то, что эффективность решения тех или иных задач давно нарушает соотношение «20/80».

Ключевое значение закона Парето – это определение первоочередных задач и устранение ненужных действий при выполнении заданного плана. В этом смысле его можно использовать как определённый принцип организации распорядка работы. Однако второе, что нужно поменять после осознания технологической отсталости закона Парето, это то, что из него надо делать сущностно разные выводы, и не только положительные.

Продажи

Сфера продаж – самая нашпигованная вариантами применения закона Парето. Куда ни обрати взор, везде упоминается это соотношение и преподносится под видом конечной истины.

• 20% клиентов приносят 80% дохода. Это часто справедливо, но только ценность этого утверждения воспринимается однобоко. Кормильцев, конечно, нужно знать в лицо, холить и лелеять, как побеги в «методе тыквы», но следует осознать и опасность такого положения. Вряд ли получится потерять сразу 80% клиентской базы, а вот 20% - легко. И нет гарантии, что эти 20% не окажутся теми, кто приносит почти весь доход компании.
• 20% продуктов дают 80% выручки. Конечно, надо продвигать именно эти товары, всегда иметь их в наличии и т.д., и т.п. Но: если вы будете продавать только их, вам хватит прибыли на существование фирмы? Ведь очень часто самые продаваемые позиции – самые конкурентные, и на них наценка обычно большой не бывает. Возможно, стоит все-таки сделать перекрестный анализ «выручка – прибыль», чтобы понять, на чем именно зарабатывает фирма? Конечно, в сегменте товаров класса «люкс» наценки очень высокие, но, чтобы производить элитные смартфоны, надо быть Стивом Джобсом. Возможно, вам стоит начать рекламировать обычные кнопочные телефоны, чтобы сбыть свои складские остатки?
• 20% недовольных клиентов являются источником 80% жалоб. Вы серьезно хотите сказать, что у вашей компании одни и те же клиенты постоянно жалуются? Может, как-то со службой поддержки поработать? При правильной организации работы с жалобами клиентов у вас вообще не должно остаться постоянных недовольных, которых из месяца в месяц правило Парето относит к этим 20%. Или же в этот процент входят разные клиенты, но количество недовольных в принципе всегда равно 20%? Опять же вопрос: чем заняты на работе ваши сотрудники, если количество жалоб не уменьшается?
• Часто на принцип Парето ориентируются инвесторы венчурных фондов, распределяя риски от вложения капитала в различные стартапы. Однако здесь имеет место тот же риск, что при потере 20% главных клиентов. Вложение большей части средств в небольшое количество новых проектов может не покрыть убыточность всей массы остальных неудачных начинаний.
• Действительно полезным и результативным является принятие закона Парето в качестве основы для проведения АВС-анализа. Но: анализ проводится не для того, чтобы подтвердить справедливость соотношения «20/80», а для того, чтобы определить факторы, которые тянут прибыль фирмы в минус, и поработать, чтобы устранить эту ситуацию. Думается, что образец того, как применяют закон Парето в этом виде анализа, должен стать примером для многих сфер бизнеса.

Маркетинг

В сфере маркетинга принцип Парето – это популярное правило, и практика часто подтверждает соотношение затрат к полученному результату в пропорции «20/80». Маркетологи говорят о следующих ситуациях, в которых работает закон:

• 20% ключевых фраз приводят на сайт 80% посетителей.
• 20% контента приносят 80% потенциальных клиентов.
• 20% постов в социальных сетях приносят 80% социального капитала автору.
• 20% сетевых ресурсов компании приносят ей 80% всего трафика.
• 20% контента сайта приводят к 80%-й конверсии.
• 20% объявлений о продаже товаров приводят к 80% от всего количества продаж.

Возможно, памятуя о развитии новых технологий, о возможностях интернета и рекламы в сети, стоит задуматься – а почему так мало? Почему только 20%? Это ведь означает, что только 20% расходов на рекламную кампанию или продвижение товара окупились, а остальные 80%? Что, потрачены зря? Возможно, стоит забыть о неизменности процента распределения и попытаться сделать минимальным количество средств, пущенных на ветер?

Почему не ввести в технологию продвижения два этапа:

• первый – продвижение лидеров, дающих основной результат;
• второй – продвижение аутсайдеров, которые «выстрелят» в свете лучей славы тех 20%?

Тайм-менеджмент

Метод «20/80» незаменим при работе над крупными проектами, когда необходимо грамотно распределить время: сосредоточиться на главных целях и отставить в сторону второстепенные.

В этом случае эффективно использовать 20% самого плодотворного рабочего времени поможет матрица Эйзенхауэра, которая разделяет все задачи на 4 группы по критериям:

• сделать срочно и самому: важные и срочные задачи;
• запланировать и сделать самому: важные, но несрочные дела;
• делегировать подчиненным: неважные, но срочные дела;
• отложить до изменения ситуации: неважные и несрочные дела.

Наложение закона Парето на матрицу Эйзенхауэра наглядно отобразит, чем нужно заниматься в драгоценные часы эффективности. И это как раз тот случай, когда оптимизация будет неуместна: человек не компьютер, его физические и ментальные силы конечны. Поэтому нужно просто знать о предельных точках своей продуктивности и успевать использовать силы наиболее эффективно.

Управление персоналом

Если вы – наемный руководитель, хоть и топ-менеджер, перед вами стоит злободневная задача по управлению подчиненными вам сотрудниками. В этой сфере многие руководители придерживаются того принципа, что 20% сотрудников выполняют 80% работы и приносят 80% прибыли фирме.

Другими словами, из 10 сотрудников вашего отдела эффективны только двое. Скажите, пожалуйста, а чем занимаются все остальные? Насколько эффективно в этом соотношении вы распределяете между персоналом задачи, полномочия и вознаграждение?

Кстати, задумайтесь о другом: вы – тоже подчиненный вышестоящего начальника. В какую группу входите вы для него? В группу незаменимых 20% или остальных 80?

Личная сфера

Если пытаться распространить закон Парето на личную жизнь, то следует относиться к этому правилу весьма внимательно и критично. Часто советуют применять правило «20/80» в таких ситуациях:

• 20% вещей в квартире приносят 80% пользы, или по-другому: используются в 80% случаев. Если оставшиеся 80% вещей бесполезны, стоит ли их выкидывать? Если бездумно последовать этому совету, следует выкинуть, например, перфоратор или запасную канистру для бензина, которую больше негде хранить.
• 20% времени, уделенного общению с близкими, улучшают отношения между ними на 80%. Это то соотношение, которое можно проверять бесконечно: хуже от этого никому не станет.
• Всего лишь 20% времени в течение суток человек испытывает высокую продуктивность. То есть из 24 часов у каждого из нас есть немногим менее 5 часов, в течение которых мы способны сделать почти весь дневной объем своей работы. В этом контексте стоит задуматься об эффективном тайм-менеджменте.
• Мотивационная роль принципа Парето выражается в отношении к неудачам: только 20% наших начинаний закономерно закончатся успехом, а остальные 80% решений окончатся неудачей. С одной стороны, это утверждение поддержит моральный дух максималистов и перфекционистов, но не станет ли оно оправданием лени для менее ответственных граждан?
• В распределении личных финансов применение правила «20/80» означало бы, что только 20% расходов потрачены на 80% из всех необходимых вещей. Это действительно является поводом для анализа того, насколько целесообразны расходы и что именно приобретается на оставшиеся 80% денег.

Принцип Парето: измерение эффективности

Измерение эффективности правила Парето, то есть подтверждение справедливости соотношения «20/80», возможно в следующих случаях:

• при наличии достаточного количества достоверных данных, которые поддаются систематизации и количественному описанию;
• при необходимости выявить факторы успеха и факторы неуспеха совершаемых действий.

Для этих случаев возможно использование диаграммы Парето. Так называется графическая диаграмма, сочетающая в себе гистограмму и кривую Лоренца. Гистограмма отражает факторы влияния на результат, расположенные по убыванию слева направо, а кривая Лоренца анализирует вклад каждого фактора в последствия, порожденные им.

Диаграмма Парето используется при контроле качества в двух случаях:

• для выявления 20% проблем, порождающих 80% негативных результатов;
• для выявления 20% причин, порождающих на 80% эти проблемы.

Если же в распоряжении субъекта нет ни достаточных данных, ни понимания того, какие его действия вызывают те или иные результаты, то нужно для начала сосредоточиться на анализе. Анализируются обычно два направления:

• какие действия (какая работа, какие рабочие обязанности и т.д.) приносят 80% дохода;
• на что тратится 80% того времени, в течение которого субъект занят активностью (обучением, тренировкой, работой, уборкой и т.д.).

Действия по повышению личной эффективности можно уложить в несколько этапов.

• Оценка всех поставленных целей на основе собранных наблюдений. На этом этапе нужно выделить только 20% наиболее результативных и важных задач.
• Определение времени наиболее высокой продуктивности: решение вопроса, когда заниматься решением отобранных задач.
• Удаление отвлекающих факторов: найдите в ваших наблюдениях ту причину, которая чаще всего мешает вам работать. Например, курение, частые перерывы на кофе, звонки семьи и т.д. Следующий шаг – избавьтесь от них или хотя бы минимизируйте.
• Не выполняйте неважную работу в самое продуктивное время. Для механических мелочей есть время, когда вы из себя не сможете выжать больше ни капли результата.
• Делайте перерывы. 5 минут каждый час, 1 час в течение рабочего дня, 1 день в неделю – как вам удобно, но это время должно полностью вас отвлечь от работы и придать вам дополнительные силы.

Соблюдая эти нехитрые правила, можно научиться автоматически выделять важное и ценное в работе и отказываться от лишнего мусора, мешающего получать требуемые результаты.

Преимущества и недостатки правила Парето «80/20»

Говоря о пользе и вреде от применения «закона Парето» вспомним, что это вовсе не закон, никакой доказательной силы и доказанной ценности он не имеет. Это – всего лишь наблюдение, часто подкрепляемое обычным здравым смыслом и рациональными закономерностями деятельности. Поэтому первое, чего нельзя делать: применять правило Парето, ссылаясь на его эффективность и объективный характер.

Подобную позицию занимают критики принципа Парето. К правилу предъявляются две главные претензии:

• Количественное соотношение не имеет характера статистического постоянства: соотношение 20/80 не всегда подтверждается практикой. Конкретное значение распределения одних и тех же факторов может измениться в зависимости от изменения воздействующих переменных.
• Качественная формулировка принципа не учитывает воздействие совокупности различных факторов, которые в каждый момент времени могут влиять на наблюдаемый объект по-разному.

Еще одна важная причина критики – невозможность отказаться от тех 80% усилий, которые, согласно принципу Парето, являются неэффективными. Все просто: в составе этих 80% могут находиться такие факторы или условия, которые на вид незаметны и незначительны, но их влияние дает возможность как раз тем 20% действий принести 80% результата.

Поэтому оптимизация не должна проходить за счет полного устранения якобы неважных переменных: с молоком можно выплеснуть и ребенка.

На этот счет есть вполне понятные жизненные примеры. Обычная розничная торговля: есть «товары-паровозы», и они действительно приносят 80% выручки. Но если с полок убрать весь остальной якобы залежалый ассортимент, покупатель в этот магазин больше не придет, ему будет казаться, что в нем ничего нет.

Аналогичное наблюдение есть и в науке: «20% ученых совершают 80% открытий, но это было бы невозможно, если бы не было оставшихся 80% ученых».

Бесспорное преимущество закона Парето состоит в том, что он указывает на необходимость оценки эффективности деятельности и правильно распределения ресурсов. 

Человек не может подобно роботу выполнять абсолютно всю работу с одинаковым качеством, но ему по силам выбрать самые важные задачи и сделать именно их с наилучшим качеством. Ключевой навык для тех, кто хочет больше успевать, но вести при этом полноценную жизнь, - увидеть главное и отказаться от второстепенного. В этом и есть ценность «закона Парето».

Принцип Парето «20/80» имеет еще одно преимущество: он разрушает привычные стереотипы. Как часто мы слышим логичные, на первый взгляд, фразы:

• все клиенты важны (и возимся по три часа и с клиентом «на миллион», и с клиентом «на два рубля»);
• каждый сотрудник важен для компании (а платим зарплату охраннику, целый день раскладывающему пасьянсы на компьютере, вместо установки камеры наблюдения и сигнализации);
• сделку нужно закрыть любой ценой (а если прибыль от сделки – 10 рублей, но на зарплату сотрудникам, ее обеспечившим, уйдет 10 тысяч?);
• все, что начал – нужно закончить (а если речь идет о возникновении конфликтной ситуации или становится ясно, что действия ведут к убыткам?) и т.д.

В таких случаях правило Парето позволит определить ту черту, за которой продолжение работы становится бессмысленным и даже вредным, убыточным.

КПД, равный 20%?

У закона Парето, как и у любой медали, есть две стороны. Первая – порой не нужно сворачивать горы, чтобы получить желаемое. Достаточно подумать и рационально организовать свои усилия. И вторая, обратная – если коэффициент вашей полезной деятельности составляет всего лишь 20%, то стоит задуматься о том, что вы что-то делаете не так.

В любом случае, обнаружить и устранить дисбаланс поможет правило Парето, но все равно оно – не панацея. Жизнь часто бывает слишком сложна, чтобы такими простыми цифрами измерять сложности наших взаимоотношений.

📚 Что еще полезно почитать:

• Как рассчитать unit-экономику;
• Особенности построения матриц для PEST-анализа и SWOT-анализа;
• Оборачиваемость запасов: пример расчета и формулы;
• Что такое бенчмаркинг и как его применять;
• Особенности и этапы проведения мозгового штурма;
• Просто и эффективно — ABC и XYZ анализ