Подробная инструкция по проведению XYZ-анализа

 Публичный пост
16 ноября 2023  74

Кошмар любого продавца – переполненный склад. Типичнейшая проблема, которая возникает сразу в этом случае, - невозможность пополнить запас тех товаров, которые продаются активно и регулярно. Почему? Потому что нет денег и некуда ставить.

Когда фирма сталкивается с такой ситуацией, начинается лихорадочное метание: менеджеров заставляют навязывать неходовой товар покупателям, теряют прибыль из-за необоснованных скидок, пытаются вернуть товар поставщикам. В сегодняшней статье мы расскажем, как избежать таких бессмысленных потерь.

Что такое XYZ-анализ и зачем он нужен

Оценить устойчивость спроса на любой товар за выбранный промежуток времени можно с помощью такого метода, как XYZ-анализ. В общем смысле XYZ-анализ используется для исследования больших объемов данных.

Для торговли он полезен тем, что позволяет определить стабильность спроса на группы товаров и отдельные позиции. XYZ-анализ продаж наглядно отразит, какой ассортимент продается регулярно и популярен у покупателей, а какой лучше вообще распродать, вывести из прайс-листа и больше о нем не вспоминать.

XYZ-анализ ассортимента работает следующим образом:

  • сначала на основе статистики продаж вычисляется коэффициент вариации: степень изменчивости объекта исследования по отношению к усредненному показателю изучаемой выборки;
  • затем в зависимости от величины полученного коэффициента все товары распределяются на «группы популярности».

В результате анализа весь товарный запас на складах разделяется по трем группам.

📌 Группа X – товары постоянного спроса: они продаются регулярно, примерно в одинаковых объемах за каждый отчетный период. Величина коэффициента для этой группы должна находиться в пределах от 0 до 10%.

Значение этой информации для компании состоит в том, что именно эти товары должны всегда присутствовать на складах, а их запас – пополняться в первую очередь после продаж.

📌 Группа Y – товары переменного спроса: постоянство их продаж колеблется в зависимости от различных факторов, но поддается прогнозированию. Коэффициент вариации таких товаров составляет от 10 до 25%.

Для фирмы ассортимент группы Y является объектом контроля. Закупать его нужно осторожно, учитывая кривую продаж прошлых периодов и текущее состояние товарных запасов.

📌 Группа Z – товары взрывного спроса: могут не продаваться месяцами, а потом за день побить все рекорды. Величина коэффициента отклонения у них выше 25%.

Прогноз их сбыта невозможен: тяжело выделить какие-то факторы влияния, из-за которых произойдет всплеск продаж. Часто в качестве таких товаров выступают позиции, привезенные специально по единичным заказам покупателей. Компании стоит отказаться от хранения подобного ассортимента на складе, чтобы не замораживать деньги в непроданных остатках.

Основное применение в анализе торговых оборотов XYZ-анализ находит при выявлении самых продаваемых товаров. Тем не менее, с его помощью можно выстраивать рейтинг любой деятельности, имеющей количественное описание, например:

  • выявлять наиболее эффективных поставщиков и клиентов;
  • анализировать эффективность работы сотрудников;
  • рассчитывать результативность торговых точек.

Как делать XYZ-анализ: все этапы процесса и формулы

XYZ-анализ делается на практике очень легко. Процесс состоит буквально из трех шагов.

Шаг 1. Формирование отчета по продажам. Если вы пользуетесь 1С, самое легкое – выгрузить данные для XYZ-анализа сразу в Excel. Чтобы сформировать нужный отчет в программе, то нужно будет задать несколько параметров отбора: период и единицу отчета.

Период отчета выбирается произвольно по желанию, им может быть день, неделя, месяц. За единицу принимается либо сумма продажи, либо количество товара в установленном измерении (штуки, квадратные метры, литры и т.д.)

Если предприятие маленькое и учет ведется «в тетрадке», тогда нужно будет внимательно перенести все данные в расчетную таблицу вручную. Форма таблицы для XYZ-анализа выглядит вот так:

Важно: для отчета желательно рассортировать товары по типам продаж. Из общей массы нужно выделить новинки, сезонные товары или единичные продажи заказной продукции. Желательно исключить и те позиции, по которым в периодах есть нулевые данные, это может исказить результаты вычисления.

Шаг 2. Подставляем расчетную формулу в таблицу.

Коэффициент вариации рассчитывается как отношение среднего квадратичного отклонения к среднему арифметическому объема продаж.

При осуществлении XYZ-анализа в Экселе для вычисления коэффициента вариации используются такие функции:

  • для расчета среднего квадратичного отклонения: функция СТАНДОТКЛОНП;
  • для расчета среднего арифметического: СРЗНАЧ.

Эти функции означают, что программа будет производить определенные математические действия с некоторым массивом данных. Коэффициент вычисляется для каждой товарной позиции отдельно, поэтому формула будет проставлена в каждой строке, относящейся к этому товару. Массив данных для каждого товара – это все цифровые значения в ячейках его строки, то есть все показатели продаж за выбранный период.

Также мы помним, что коэффициент – это отношение двух средних значений. Поэтому чтобы окончательно задать формулу расчета коэффициента, нужно определить диапазон ячеек, цифры из которых попадут в вычисление.

Получится формула такого вида:

=СТАНДОТКЛОНП(диапазон ячеек)/СРЗНАЧ(диапазон ячеек).

Шаг 3. После вычисления коэффициента в каждой строке нужно отсортировать строки по убыванию или по возрастанию – как удобнее. После сортировки все товары разбиваются на три группы:

  • с коэффициентом меньше 10% - группа X, товары стабильного спроса;
  • с коэффициентом от 10 до 25% - группа Y, товары нестабильного спроса;
  • с коэффициентом больше 25% - группа Z, товары случайного спроса.

XYZ-анализ: коэффициент вариации и его расчет

Если вы считаете, что формула в Excel – сложная, тогда для сравнения посмотрите, как рассчитывается коэффициент вариации вручную.

Вот так выглядит математическая запись, которую применяет XYZ-анализ (формула коэффициента).

Входящие в нее символы расшифровываются следующим образом:

V – коэффициент вариации;

σ – среднее квадратичное отклонение;

~ x - средний показатель объема продаж;

x(i) – полный объем продаж товара за выбранный период;

n – количество отрезков в периоде.

- обозначение суммирования.

Готовые таблицы могут полностью освободить пользователя от сложных расчетов, так что лучше воспользоваться ими. Тем более что в интернете есть достаточно возможностей доступа к бесплатным табличным приложениям.

XYZ-анализ: пример

Мы показали шаблон XYZ-анализа в качестве примера его расчета в Excel. Ну и традиционно посчитаем что-нибудь для примера. Например, фирма продет гипсокартон двух производителей, дорогой ценовой сегмент и дешевый. В преддверии зимнего спада отделу закупок нужно решить, что из складского ассортимента сократить или оптимизировать.

Шаг 1. Из 1С выгружаем отчет по продажам гипсокартона с разбивкой по месяцам. Отчет формируется в штуках проданного материала. Далее вставляем полученные цифры в образец таблицы и получаем такой исходник.

Шаг 2. Вставляем в столбец «Коэффициент» нужную формулу по образцу.

Шаг 3. Проводим расчет и сортируем товары по убыванию полученного коэффициента. Для дальнейшего анализа соотносим все товары с группами X, Y, Z.

Что вы узнаете из матрицы XYZ-анализа?

На примере получившейся таблицы видно, какой анализ можно сделать даже на скорую руку и как можно оптимизировать складские остатки. И уж абсолютно понятной становится политика закупок на ближайшие месяцы с плохим спросом и снижением продаж.

Дополняем метод для более наглядного примера

В практике продаж, особенно в успешных компаниях или в период сезонной востребованности товара, бывает так, что при проведении XYZ-анализа все товары выпадают в группу X. На основе этого, конечно же, принимается решение об их закупке. Но куда класть, если нет места? Или что закупать в первую очередь, если напряжёнка с деньгами?

У XYZ-анализа нет ответа на эти вопросы, поскольку он не может исследовать несколько факторов одновременно. Поэтому часто его дополняют последующими аналитическими операциями, своего рода фильтрами, которые позволят провести ранжирование товаров-лидеров по новому признаку и узнать последнего среди первых.

Для этого используются подходящие виды анализа, которые позволяют дать ответ на вопрос, интересующий компанию. Чаще всего таким вопросом становится прибыльность продажи тех или иных товаров, потому что в условиях ограниченности ресурсов закупается тот ассортимент, который гарантированно даст нужную прибыль.

Понимание прибыльности товаров-лидеров позволит получить сочетание XYZ-анализа и АВС-анализа, проведенных поочередно. Сначала определяются товары с устойчивым спросом, которые нужно закупать. На втором этапе их продажи анализируются на предмет прибыльности каждой позиции. Перекрестная матрица XYZ/ABC-анализа даст понимание, какие товары приносят наибольшую прибыль и при этом имеют наиболее постоянный спрос. Это и будет ответом, что нужно закупать для хранения на складе.

Цели проведения анализа

Суть XYZ-анализа состоит в том, что он оценивает:

  • стабильность спроса на продаваемые товары;
  • степень влияния внешних факторов на уровень продаж.

На основе оценки, сделанной с помощью анализа, принимаются решения, влияющие на порядок и сроки текущих закупок всех сформированных групп товаров.

Товары категории X должны быть обеспечены стабильными поставками и постоянным наличием товаров на складе. Если есть необходимость сократить запас, то поставки нужно переориентировать на более частые, но мелкие. По этой группе идет постоянный оборот запасов, поэтому страховой запас достаточно иметь в небольшом количестве.

Товары, входящие в группу Y, относятся к страховым запасам. Важно иметь оптимальное количество таких позиций, особенно акционного и сезонного ассортимента.

Товары группы Z подлежат более тщательному изучению, чем все остальные группы. Почему? Потому что среди них могут оказаться перспективные новинки, которые единожды «выстрелили» в продажах, но это прошло незамеченным. Поэтому не стоит торопиться избавляться от товарных запасов этой категории, минимальное количество на складе хранить можно, но без страховой подушки.

Сфера бизнеса e-commers

В интернет-торговле и на маркетплейсах XYZ-анализ применяется для оптимизации складских остатков и регулирования оборачиваемости товаров. Побочное следствие проведения анализа – политика предоставления скидок, выставления товаров на распродажи, то есть применение любых способов реализации излишне задержавшихся на складе товаров.

XYZ-анализ в логистике

Определение необходимой политики закупок, основанной на XYZ-анализе, ведет к оптимизации логистики и взаимоотношений с поставщиками, изменению транспортных перевозок товаров: маршрутов, частоты рейсов, объема грузопотока.

Офлайн-продажи

В офлайн-продажах XYZ-анализ важен не только в отношении товаров, но и применительно к исследованию качества всей клиентской базы и определения так называемой группы «вип-клиентов». Попутно можно выявить и самых стабильных в работе менеджеров, и им уже поручить сотрудничество с важными покупателями.

Маркетинг

Для формирования рекламного бюджета XYZ-анализ полезен тем, что отражает те группы товаров, на которые необходимо направить основные затраты.

Ритейл

Крупные сетевые ритейлеры и отдельные гипермаркеты просто жизненно нуждаются в XYZ-анализе, поскольку оборачиваемость товара – это их хлеб, масло и икра. Не будет спроса на товары – как снежный ком покатятся проблемы с просроченными продуктами, снижением выручки, затаренностью складов.

По традиции: плюсы и минусы метода

Если рассматривать математическую составляющую методики, то XYZ-анализ имеет достаточно весомые преимущества, связанные с тем, что изучаются только те данные, которые обозначают реально совершенные продажи:

  • простота и быстрота проведения: отчет по продажам можно за несколько минут вытащить из 1С, на основе чего потом Excel так же быстро сделает все остальное;
  • достоверность результата, основанная на достоверности исходных данных;
  • универсальный характер применения: все, что можно посчитать, можно и проанализировать на коэффициент отклонения от средней нормы.

Несколько минусов у XYZ-матрицы есть, но их легко устранить:

  • выборка данных за короткий период не даст достоверного результата, поэтому для анализа нужно выбирать продолжительный период, желательно в 3-4 раза больше, чем средний «жизненный цикл» или цикл продажи товара;
  • недостаточность результатов методики для принятия решений в условиях дефицита ресурсов, поэтому XYZ-анализ дополняется чаще всего АВС-анализом;
  • резкие и неожиданные изменения спроса могут серьезно исказить данные, поэтому анализировать продажи во время пиковых периодов и периодов спада нужно отдельно.

Для планирования закупок и постановки планов продаж избегать некоторых ошибок:

  • отчеты по продажам формирует человек, поэтому в них могут быть допущены неточности либо внесённые данные могут быть недостоверными;
  • XYZ-анализ новинок или товаров, произведённых или привезенных по индивидуальным заказам, не даст объективного результата, как и в том случае, когда поставки товаров осуществляются с перебоями;
  • XYZ-анализ не даст достоверных результатов и в динамично меняющейся среде, при частой смене сезонного товара, то есть в тех условиях, когда в оборот попадают разнородные товары с отличающими характеристиками, например, зимой лучше продается кофе, а летом – холодный чай и лимонад;
  • некоторые сегменты рынка невозможно достоверно изучить с помощью XYZ-анализа, например, продажи предметов роскоши, недвижимости, продуктов в IT-сфере и сфере коммуникаций.

Внимание к мелочам

XYZ-анализ является постоянным рабочим инструментом коммерческой деятельности. Цифры не врут, они отражают реальное положение дел более правдиво, чем на результаты продаж смотрят руководители и закупщики.

Поэтому XYZ-анализ буквально расставит все по местам и поможет выявить те мелочи, которые могут скрывать за общими успехами или неудачами. Порой именно такая мелочь из группы Z становится спасательным кругом, давая возможность на волне взрывных продаж поправить финансовое положение.

📚 Больше методик для оценки вашего бизнеса:

Аватар Виктория Котенко
Виктория Котенко @vika
Инспектирую ломбарды"Сотис"
📍Новочеркасск, Россия

Хочу стать успешным копирайтером, но пока получаются только первые шаги

Связанные посты
Откомментируйте первым 👇

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб