Электронный документооборот в России набирает всё большую силу. Эта тенденция не обошла стороной и индивидуальных предпринимателей (ИП). В частности, это касается предоставления отчетности в ФНС, в Социальный фонд России (СФР) и некоторые другие структуры. О том, для чего нужна электронная подпись ИП, как её получить и как ей пользоваться — поговорим в этом материале.
Нужна ли электронная подпись для ИП — обязывает ли закон?
Начнем с главного. Раньше электронную подпись называли электронной цифровой подписью (ЭЦП). Однако со вступлением в силу Федерального закона №63-ФЗ от 06.04.2011 г. это определение сократили просто до «электронной подписи» (ЭП). Самой сути это не меняет. Поэтому в нашем материале эти сокращения будут равнозначными.
Теоретически иметь цифровую подпись предпринимателю нет необходимости. Однако без неё ИП не сможет полноценно вести свою деятельность.
Ведь что важно для любого предпринимателя? Иметь прибыль? Несомненно. Однако немаловажным ещё является и вовремя сданная отчетность. А с 1 января 2023 года государство фактически лишило ИП возможности сдавать отчетность без электронной подписи.
Напомним, что определенная часть предпринимателей раньше работала с отчетностью через специальных посредников, которые тоже чаще всего имели статус ИП. Эти посредники брали на себя всю документационную работу. У них была своя ЭЦП, с помощью которой они и «перегоняли» отчетность своих клиентов в цифровом виде во все госорганы. Всех всё устраивало, и всем всё было удобно.
А почему нет? Оформил на такого ИП-посредника бумажную доверенность, принес в бумажном же виде свои отчеты, заплатил человеку, и всё — отчетность будет сдана вовремя и в том виде, как надо налоговикам. Ну, а расходы в несколько тысяч в месяц (или даже в квартал) — не очень разорительно за спокойную жизнь. Правда это эффективно только, если посредник действительно является квалифицированным специалистом.
Напомним, что на июль 2023 года в электронном виде необходимо сдавать, как минимум:
- декларацию по НДС, если предприниматель использует общую систему налогообложения (ОСН). В этом случае предприниматель является плательщиком НДС. А вся отчетность связанная с НДС сдается исключительно в электронном виде (пункт 5 статьи 174 НК). Если же предоставить в ФНС отчетность не в электронном виде, то можно получить штраф 200 рублей по статье 119.1 НК. Сумма не большая, но проблема в том, что декларация на бумаге не будет считаться предоставленной в ФНС. А для ИП это чревато приостановкой операций по банковским счетам (пункты 3 и 11 статьи 76 НК);
- отчетность в Социальный фонд. Если у ИП имеются наемные работники, то часть отчетности также необходимо сдавать в электронном виде;
- отчетность в статистику, которая принимается только в электронном виде.
Также без ЭЦП нельзя вести деятельность, которая требует регистрации в специализированных учётных системах (например, регистрация в ЕГАИС при торговле лесом). А ещё — если ИП планирует стать участником тендеров на электронных торговых площадках (ЭТП), где оформляются закупки бюджетными организациями.
На июль 2023 года вышеперечисленное за предпринимателей вправе производить тот самый посредник со своей ЭЦП. Для этого нужна только бумажная доверенность от предпринимателя. В этом случае индивидуальный предприниматель может обойтись без собственной цифровой подписи.
Но с 1 сентября 2023 года начнёт действовать обязательная форма машиночитаемой доверенности (МЧД). И для оформления этой электронной МЧД понадобится ЭЦП предпринимателя-доверителя. Нет электронной подписи — нет МЧД. Нет МЧД — посредник не вправе действовать от имени предпринимателя. Как говорится, шах и мат…
Вот и получается, закон вроде бы не обязывает предпринимателя иметь собственную электронную подпись. Но её отсутствие парализует всю предпринимательскую деятельность...
Для чего нужна ЭЦП для ИП
Перечислим сферы, в которых использование электронной цифровой подписи для ИП обязательно. Это, в частности:
- сдача налоговой и другой отчетности в электронном виде;
- подписание различных электронных документов;
- взаимодействие с государственными информационными системами (Госуслуги, Росреестр, ФТС и т. д.);
- участие в госзакупках на федеральных электронных торговых площадках, в частности, аккредитация, отправление заявок, участие в аукционах, подписание контрактов по Федеральным законам №223-ФЗ и ФЗ-44;
- участие в торгах банкротов на электронных площадках;
- участие в коммерческих торгах (B2B-Center и другие площадки);
- взаимодействие с ЕГАИС.
Квалифицированная электронная подпись для ИП
Какая цифровая подпись нужна ИП? Согласно статье 5 закона №63-ФЗ существует три основных вида ЭП:
- простая электронная подпись (ПЭП);
- неквалифицированная электронная подпись (НЭП);
- квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Но по закону только КЭП является полным аналогом собственноручной подписи ИП. Причем её полное наименование — усиленная квалифицированная электронная подпись — говорит о том, что она превосходит по своим параметрам все остальные виды ЭЦП.
Если говорить просто, то усиленная КЭП — это набор цифровых данных, который однозначно идентифицирует человека, подписывающего электронный документ. А подтверждением однозначной идентификации является специальный сертификат. Его полное название — «сертификат ключа проверки электронной подписи» (или «сертификат электронной подписи», или «квалифицированный сертификат электронной подписи»).
Данный сертификат – это электронный и бумажный документ, который подтверждает связь ЭЦП с ее владельцем (человеком или организацией). Сертификат содержит сведения о его владельце, открытый ключ, информацию о сроке действия сертификата, информацию о выдавшем ЭЦП удостоверяющем центре, серийный номер сертификата и иные сведения.
Существуют КЭП предпринимателей, организаций-юрлиц и граждан физических лиц. Но нас интересуют, главным образом, предприниматели и физические лица.
В общем случае электронные подписи физлица и индивидуального предпринимателя практически одинаковы. Единственное отличие в том, что в ЭЦП для ИП содержатся сведения об основном регистрационном номере предпринимателя (ОГРНИП) — у физлица этого, естественно, нет.
Сертификат для ИП выдается удостоверяющим центром ФНС (УЦ ФНС) и подтверждает, что выданная ЭЦП принадлежит указанному владельцу. Именно поэтому документ, подписанный КЭП, юридически равнозначен бумажному. То есть с точки зрения закона у цифрового документа нет абсолютно никаких отличий от бумажной версии.
Подведем первичные итоги.
- Предприниматель должен получить квалифицированную электронную подпись.
- Получение цифровой подписи производится в удостоверяющих центрах ФНС (или у её доверенных лиц).
- Именно эту КЭП предприниматель должен использовать во взаимоотношениях с налоговыми и другими государственными органами.
Можно ли использовать для бизнеса ЭП физлица
У обычного физлица может быть своя электронная подпись. Однако эту ЭЦП нельзя применять для бизнеса. При этом возможны два варианта.
Вариант первый. У ИП две электронных подписи: одна как у физлица, а другая — как у ИП. В этом случае использовать ЭЦП физического лица можно только для регистрации ИП. А для дальнейшей работы нужна ЭЦП от ФНС как для предпринимателя.
Почему так? Дело в том, что подписью физлица, например, не получится заверить отчетность за сотрудников ИП. А подписью ИП это сделать можно.
Второй вариант. В этом случае речь идет об использовании ЭЦП физлица наемного работника у предпринимателя. Допустим, у главного бухгалтера имеется своя цифровая подпись физлица. В этой ЭЦП будут только данные самого сотрудника, без информации о работодателе.
Чтобы подписать этой ЭЦП какой-либо документ, главбуху потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД) от предпринимателя. Документы с МЧД и подписью физлица-главбуха ФНС и СФР уже принимают. Также с ними работают и системы электронного документооборота с контрагентами.
И в первом, и во втором варианте для нормального функционирования бизнеса требуется ЭЦП предпринимателя (во втором случае — для формирования МЧД).
Кстати, существует интересное мнение, что предприниматель вправе использовать ЭЦП, выданную для предпринимательства, для личных нужд. В качестве обоснования приводится мнение, что статус ИП не ограничивает правоспособность и дееспособность гражданина (статьи 18, 21 и 22 Гражданского Кодекса).
А поскольку ЭЦП, выданная предпринимателю, является аналогом его собственноручной подписи, то любые документы, в том числе касающиеся имущества, используемого им в личных целях, подписанные такой ЭП, признаются равнозначными документами на бумажном носителе, скрепленным собственноручной подписью. Таким образом, «ипэшную» цифровую подпись можно использовать вместо личной. Но это не точно...
И еще один момент: у ИП может быть только одна ЭЦП. Так как выпуск второй автоматически аннулирует предыдущую.
Где можно оформить ЭЦП для ИП
На вопрос где оформить ЭЦП для ИП для налоговой ответ прост: только в удостоверяющем центре ФНС или у доверенных лиц этого ведомства. При этом для ИП сама подпись выпускается бесплатно. Однако за физический носитель, на который будет записана КЭП, необходимо будет заплатить. Плюс для нормальной работы ЭЦП нужно будет установить программное обеспечение на рабочий компьютер.
Для выпуска ЭЦП в общем случае можно руководствоваться следующим алгоритмом:
- Выбрать удостоверяющий центр, где будет оформляться ЭЦП.
- Самостоятельно приобрести USB-токен. Токен — это специальная защищенная паролем флешка, в которую встроены криптографические алгоритмы, и в которой хранится электронная подпись. Пин-код от токена должен знать только владелец ЭЦП.
- Собрать пакет документов для выпуска ЭЦП.
- Лично явиться в ФНС или в центр из доверенного списка для получения подписи (если подпись выпускается в первый раз).
- Установить на компьютер необходимое программное обеспечение.
Несколько слов про токены. Обязательным требованием для них является то, чтобы токен имел сертификат соответствия от ФСТЭК или ФСБ. Этот сертификат прикладывается к другим документам при оформлении электронной подписи.
Сами токены различаются по объёму защищённой памяти, аппаратной криптографии, поддержке операционных систем, цене и другим параметрам. При этом объём защищённой памяти составляет всего от 32-128 Kb в зависимости от производителя. Но некоторые модели могут содержать дополнительную флеш-память для автоматического запуска необходимого программного обеспечения.
Большинство токенов поддерживает множество версий Windows, а также Mac OS X и Linux. И, кстати, если у предпринимателя уже имеется рабочий носитель, подходящий по требованиям, то покупать новый не обязательно — можно использовать имеющийся.
Перечень документов для получения УКЭП
Для выпуска электронной подписи для ИП нужен следующий пакет документов:
- заявление (в бумажном виде или в электронном виде через личный кабинет ФНС);
- паспорт;
- СНИЛС;
- ИНН.
При первичном выпуске ЭЦП придется лично явиться в ФНС или сертифицированный центр. С собой кроме указанных документов необходимо взять защищенный носитель и документацию на него.
Сама процедура получения ЭЦП выглядит следующим образом:
- проверка документов с целью идентификации личности;
- запись ЭЦП на токен.
Сколько занимает процесс оформления
В разных удостоверяющих центрах процесс оформления ЭЦП занимает разное время — от нескольких минут до нескольких дней. Все зависит от загруженности выбранного центра. Но, как правило, подпись оформляется в день обращения и заявитель сразу получает её на руки.
Подойдет ли одна УКЭП для всех операций
Бесплатная КЭП от ФНС выдается предпринимателю в единственном экземпляре. Такой подписью можно подписывать любые(!) электронные документы. При этом подписанием занимается исключительно владелец ЭЦП. Поскольку по закону передача токена третьим лицам, даже самым доверенным, является компрометацией КЭП. И, вообще-то, не разрешена.
Однако в некоторых случаях предпринимателю просто может не хватать времени для самостоятельного подписания всех электронных документов. Особенно это касается участия в торгах на различных электронных торговых площадках и сервисах.
Как правило, в этом случае у ИП есть специальный человек, который занимается торгами на этих площадках. И подписывать уже подготовленные документы на этих ЭТП может сам предприниматель. Однако гораздо удобнее изготовить для такого сотрудника отдельную ЭЦП, которая будет работать только на торговых площадках.
Такая подпись будет изготавливаться уже не в ФНС и не у её доверенных лиц, а в коммерческих удостоверяющих центрах за определенную плату. И нужно понимать, что эта подпись не равнозначна той, которую бесплатно выпустили в ФНС для ИП.
В любом случае как и, главное, зачем оформлять дополнительную ЭП, каждый предприниматель решает для себя сам.
Стоимость
Как уже отмечалось, сама цифровая подпись оформляется бесплатно. Поэтому расходы будут только на приобретение непосредственно токена-носителя.
На данный момент широкое распространение имеют USB-токены:
- Рутокен ЭЦП 2.0;
- Рутокен S;
- Рутокен Lite;
- JaCarta ГОСТ;
- JaCarta-2 ГОСТ;
- JaCarta LT;
- ESMART Token;
- ESMART Token ГОСТ.
Их стоимость начинается в среднем от 1 500 рублей, а ограничивается только кошельком самого предпринимателя.
Но однозначно дороже выйдут устройства известных брендов, таких как Рутокен и JaCarta. Поэтому какие модели выбирать — предприниматель решает сам.
Сколько действует
С 01.01.2022 года срок действия цифровой подписи — 15 месяцев. Ранее срок составлял 1 год.
Проверка подлинности КЭП
Немаловажный вопрос — возможна ли проверка цифровой подписи? И нужна ли она вообще? Конечно нужна, особенно в условиях, когда злоумышленники ищут все новые способы к незаконному обогащению.
Осуществить проверку КЭП можно несколькими способами. И один из вариантов — проверка на портале Госуслуг.
Для проверки усиленной КЭП через Госуслуги необходимо загрузить проверяемый документ и файл с цифровой подписью в специальное окно. После этого система проверит загруженные документы и выдаст результат о подлинности ЭЦП. Также появится информация о статусе, номере и сроке действия сертификата и о владельце сертификата.
Как пользоваться электронной подписью ИП
В общем случае подписание документа ЭЦП производится следующим образом:
- Токен вставляется в USB-разъём компьютера.
- Запускается программа с цифровым документом.
- Выбирается актуальный сертификат.
- Нажимается кнопка «Подписать».
- Подписанные файл отправляется либо через систему электронного документооборота, либо сохраняется на компьютере или на стороннем носителе.
FAQ
⁉️ Что будет с цифровой подписью, если изменятся персональные данные ИП?
В этом случае ответ короткий — перевыпускать цифровую подпись. Дело в том, что выпуск и использование ЭЦП возможно, только если персональные данные о её владельце верны и совпадают со сведениями об этом человеке в ФНС, СФР и МВД. Если же у ИП изменятся персональные данные, то необходимо внести изменения в информационные базы. Поэтому придётся ехать в ФНС (или к её доверенному лицу) для личной идентификации человека и перевыпуска ЭЦП.
В первую очередь это касается изменения фамилии, имени или отчества владельца подписи. А вот при смене паспорта с сохранением ФИО перевыпускать ЭЦП не нужно — замена паспорта не является основанием для аннулирования действующего сертификата КЭП.
⁉️ Что делать, если потерял флешку-токен?
Утеря флешки-токена чревата большими неприятностями. В этом случае необходимо незамедлительно обратиться в тот удостоверяющий центр, в котором оформлялась ЭЦП, с заявлением прекратить действие утраченного сертификата.
Кроме того, нужно срочно уведомить всех своих контрагентов, что утраченный сертификат с соответствующим серийным номером считается недействительным. То есть необходимо приостановить бизнес-процессы до перевыпуска ЭЦП. При этом не нужно дожидаться официального аннулирования сертификата.
⁉️ Можно ли иметь две цифровых подписи — для физлица и для бизнеса ИП?
Да. Человек вправе иметь две цифровых подписи. При этом одна подпись (ЭЦП физлица) будет использоваться им для личных нужд. Её, например, можно использовать на Госуслугах и в других сервисах. С помощью такой ЭЦП можно даже подать онлайн-заявление на регистрацию себя в качестве индивидуального предпринимателя (через сайт nalog.ru).
Другая цифровая подпись (для бизнеса) будет применять исключительно в целях предпринимательства. Например, подав онлайн-заявление на регистрацию ИП (с помощью личной ЭЦП физлица), впоследствии придется оформлять вторую ЭП как для предпринимателя. Вторая ЭЦП понадобится для сдачи отчетности и других действий в бизнесе. Поскольку, например, первой подписью (физлица) не получится заверить отчетность за сотрудников.
⁉️ Можно ли получить ЭЦП для работы на мобильном телефоне?
На данный момент мобильную электронную подпись (МЭП) предлагает бренд «Рутокен». По словам разработчика на смартфон необходимо установить специальное программное обеспечение. А после — зарегистрировать в установленном мобильном приложении полученный в удостоверяющем центре ФНС ключевой носитель семейства Рутокен ЭЦП 3.0 NFC с записанным на него сертификатом КЭП.
Поступающие на подпись документы, подписываются прикладыванием USB-токена к мобильному телефону, аналогично использованию банковской карты в магазине. Но ещё раз отметим, что в удостоверяющем центре ФНС всё равно необходимо получать именно USB-носитель, который затем и будет привязываться к приложению в телефоне.
Видео
📚 Не менее полезно почитать:
- С чего начать малому бизнесу в процедуре госзакупок;
- Как составить договор с самозанятым;
- Когда для работы нужна лицензия;
- Как выбрать лучший банк для бизнеса;
- Особенности открытия ИП после банкротства.
- Как продлить КЭП;
- Особенности договора авторского заказа и подряда.
