С 2023 года машиночитаемые доверенности (МЧД) стали необходимостью для сдачи отчетности предпринимателями. При этом создан специальный реестр машиночитаемых доверенностей ФНС, в котором и хранятся МЧД по принципу блокчейна. О том, что из себя представляет распределенный реестр и машиночитаемая доверенность ФНС — в данной статье.
Что такое распределенный реестр машиночитаемых доверенностей ФНС
Начнем с машиночитаемых доверенностей. Это такие цифровые доверенности, которые формируются в специализированных сервисах, и соответствуют требованиям, изложенным в Приказе Минцифры России №857 от 18.08.2021 г. Фактически это документы, которые сформированы таким образом, чтобы в первую очередь быть понятными компьютеру.
Сама МЧД — это электронный файл в формате XML. Этот файл содержит информацию о доверителе и доверенном лице, а также сведения о передаваемых полномочиях.
Такая цифровая доверенность подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) организации или ИП. МЧД также имеет уникальный номер (GUID) и дату действия. МЧД позволяет от имени организации сдавать налоговую и другую отчетность, и оформлять иную документацию в электронном виде.
МЧД бывает двух видов. Первый — для электронного документооборота между организациями (B2B). Второй — для электронного взаимодействия с государственными органами (B2G).
Чтобы оперировать такими цифровыми доверенностями в России создан специальный распределенный реестр машиночитаемых доверенностей на сайте nalog.gov.ru.
Реестр находится в ведении Федеральной налоговой службы. Это — универсальная информационная система, работающая на принципе блокчейна. В этой блокчейн-цепочке хранятся оформленные МЧД. Через эту систему заинтересованные лица могут проверить актуальность доверенностей и полномочия лиц их использующих.
В чем основное отличие этой информационной системы от других? Дело в том, что в обычных случаях хранение доверенностей производится в различных системах электронного документооборота (ЭДО). И если у компании большое число контрагентов, то для проверки полномочий подписантов первоначально потребуется произвести интеграцию в единую сеть ЭДО каждого контрагента. А это непросто.
Если же все контрагенты применяют блокчейн-хранилище ФНС, то это позволяет оперативно уведомлять всех участников об изменении статуса доверенности. И быстро проверять полномочия того, кто подписывает электронные документы по доверенности.
Например, после увольнения сотрудника работодатель отменяет доверенность, которую ранее оформил на уволенного. В этом случае все подключенные к распределенному реестру контрагенты оперативно получат информацию, что доверенность отозвана и уволенный сотрудник уже не имеет полномочий. А если контрагенты не подключены к блокчейн ФНС, то возникает временнóй лаг, которым уволенный может воспользоваться в противоправных целях.
Подводя итог можно сказать, что по задумке государства распределенный реестр ФНС — это единое место, где можно получить всю информацию для проверки полномочий подписантов.
Какие функции реализованы в реестре МЧД ФНС
Создание доверенности
Оформить машиночитаемую доверенность можно непосредственно на сайте ФНС. Для этого существует специальный раздел «Создать доверенность».
Документ оформляется в несколько этапов:
- Первоначально выбирается нужная форма МЧД (единая или базовая) или форма для налоговых органов.
- Затем вводятся все указанные системой сведения. Сформированной доверенности присваивается уникальный номер (GUID).
- После этого на компьютер скачивается XML-файл, который подписывается электронной подписью.
- Подписанный файл загружается в реестр для проверки.
- После успешной проверки машиночитаемой доверенностью можно пользоваться.
Использование сайта ФНС будет полезно тем, кто не хочет платить за создание МЧД. Поскольку это — полностью бесплатно, в то время как пользователям ЭДО за их сервис придется платить.
Загрузка доверенности
Для загрузки в реестр подписанной доверенности (или заявления) необходимо воспользоваться разделом «Загрузить в реестр». Предполагается, что оформленная через реестр доверенность (или заявление на отмену) уже скачана и подписана цифровой подписью.
Необходимо в открывшемся окне на сайте ФНС перетащить с компьютера XML-файл подписанной доверенности (или заявления) и файл подписи. После чего необходимо нажать кнопку «Загрузить».
Отмена доверенности
Для отмены доверенности необходимо воспользоваться разделом «Отменить доверенность».
Отзыв МЧД производится за подписью единоличного исполнительного органа (директор, гендиректор, ИП) и в той системе, через которую была зарегистрирована.
В разделе реестра первоначально выбирается вид заявления на отмену МЧД. Может быть выбрана «Базовая форма заявления» или «Электронное заявление для налоговых органов».
Первый вариант применяется для отмены доверенности при осуществлении хозяйственных сделок между организациями. Второй вариант (заявление по форме 5.01) используется для налоговых органов.
После выбора типа заявления производится ввод необходимых сведений.
Далее необходимо следовать подсказкам системы.
Просмотр доверенности
Для просмотра сведений необходимо воспользоваться разделом «Посмотреть доверенность».
В этом разделе необходимо ввести уникальный номер GUID, а также ИНН доверителя и представителя. Если документ с указанными реквизитами будет найден в реестре, то отобразится соответствующая карточка.
Проверка
В разделе «Проверить статус доверенности» можно проверить статус и период действия проверяемого документа. Для этого в сервис нужно ввести уникальный номер GUID.
Отказ от полномочий
Для отказа от полномочий представителю нужно, чтобы система создала соответствующее заявление. Для этого необходимо воспользоваться разделом «Отказаться от полномочий». Заполнив все сведения в этом разделе сформируется заявление, которое необходимо подписать КЭП и загрузить в реестр.
Как работает распределенный реестр машиночитаемых доверенностей
Еще раз обратимся к технологии распределенного реестра. При работе с ним используется следующий алгоритм.
- Оформляется машиночитаемая доверенность на сотрудника компании. При этом она может создаваться как в самом распределенном реестре, так и в других сервисах (например, 1С, Контур.Диадок, СБИС и т. д.). Пока создание на сайте ФНС бесплатно, в отличие от операторов электронного документооборота (например, того же Контура).
- Цифровая доверенность загружается в распределенный реестр для дальнейшего использования. И после загрузки в блокчейн достаточно знать только её уникальный номер для дальнейшего использования.
- Далее доверенность выгружается из реестра в применяемые компанией системы электронного документооборота. Этот сервис ЭДО проверит полученную информацию по номеру и «подтянет» необходимые данные.
Так как реестр един для всех сервисов/порталов, то к нему могут обращаться все, кто к нему подключен (ФНС, Сервисы ЭДО и т. д.). При этом пользователи могут обмениваться только реквизитами цифрового документа, не прикладывая самого XML-файла. И всё равно оперативно узнавать всю необходимую информацию.
При использовании блокчейн-технологии данные о цифровых доверенностях хранятся у нескольких участников реестра. Поэтому если один из узлов сети выйдет из строя, информация об МЧД останется в системе (это отражает принцип работы цепочки блокчейн). То есть повышается надежность хранения информации.
Также повышается информационная безопасность, поскольку изменения в МЧД, сделанные одним из участников электронного документооборота, сразу же становятся известными всем остальным пользователям. Поэтому сделать что-то с МЧД втайне практически невозможно. Плюс государство дополнительно гарантирует отсутствие несанкционированного доступа к реестру.
Заключение
В заключение хочется отметить, что сама по себе задумка с распределенным реестром далеко не плоха. Однако еще в сентябре 2023 года пользователи отмечали серьезные проблемы в работе сервиса.
И если ФНС сумеет обеспечить надежную и бесперебойную работу данной системы, то бизнес получит вполне себе рабочий инструмент. Но если проблемы не будут решены, это может значительно осложнить работу бизнес-сообщества.
📚 Больше полезных статей для бизнеса:
- Как оформить МЧД через разными способами;
- Правила продления квалифицированной электронной подписи;
- Критерии для субъектов малого и среднего предпринимательства;
- Когда требуется договора авторского заказа.
