С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры перестали выдавать сертификаты сотрудника юрлица. Это внесло некоторые коррективы в работу с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) при электронном документообороте.
В данном материале рассмотрим, как изменился электронный документооборот (ЭДО) в связи с нововведениями, почему машиночитаемые доверенности с 2023 года стали так актуальны, да и вообще — для чего нужна машиночитаемая доверенность в 2023 году.
Машиночитаемая доверенность: что это и как регулируется законом
Начнем с основ. Любая доверенность — это документ, дающий право одному человеку действовать либо от имени другого человека, либо от имени организации (ИП). При этом тот, кто выдает доверенность, является доверителем, а тот, кто действует от имени доверителя, является представителем или доверенным лицом. В дальнейшем будет рассматриваться случай, когда доверенность выдается организацией, то есть человек (сотрудник) действует от имени своей организации.
До недавнего времени основным вариантом была доверенность, оформленная в бумажном виде. Однако с развитием электронного документооборота возникла необходимость некоторого «апгрейда» бумажных доверенностей.
Действительно, ранее в электронном документообороте чаще всего применялся скан бумажной доверенности. Однако автоматизировать считывание такого скана довольно сложно (практически невозможно). Поэтому возникла идея разработать доверенность в электронной форме, которая имеет специальный формат и определенные требования к содержанию. И вот уже из таких электронных доверенностей информационные системы и сервисы могут считать данные автоматически, чего не получается делать из скан-копии.
Такая электронная доверенность получила название МЧД — машиночитаемая доверенность. И формироваться такая доверенность должна в специализированных сервисах. Требования к оформлению МЧД изложены в Приказе Минцифры России №857 от 18.08.2021 г.
Следует отметить и ещё один момент. Существует два вида МЧД: B2B-доверенность для электронного документооборота между организациями и B2G-доверенность для электронного взаимодействия с государственными органами.
Сама машиночитаемая доверенность это файл в формате XML, содержащий сведения о доверителе и доверенном лице, а также сведения о передаваемых полномочиях. МЧД подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) юридического лица, имеет номер и дату действия.
Машиночитаемая доверенность позволяет сотрудникам действовать от имени компании при электронном документообороте: сдавать отчеты, выставлять счета, оформлять завершающие документы и т. д.
Сроки введения электронных доверенностей
Переход на машиночитаемые доверенности окончательно закончится 31 августа 2024 года. В связи с этим требуется сделать некоторые пояснения.
Закон установил, что машиночитаемая доверенность должна была стать обязательным атрибутом для сдачи отчетности в ФНС представителями компаний и ИП уже с 1 января 2023 года. Однако до 31.08.2023 года государство оставило для бизнеса некоторый переходный период, который был закреплен Федеральным законом от 19.12.2022 №536-ФЗ.
Другими словами, машиночитаемая доверенность с 1 сентября 2023 года должна была стать обязательным элементом в электронном документообороте. И предполагалось, что к этой дате бизнес добровольно перейдет на использование МЧД, сумев подготовиться к изменениям. Однако новый закон №457-ФЗ от 04.08.2023 г. внес очередные поправки в закон об электронной подписи. Это привело к тому, что сроки перехода на обязательное применение МЧД также были скорректированы.
Для понимания основной сути изменений обратимся к порядку выдачи электронных подписей.
Ранее для того, чтобы получить электронную подпись (ЭП) необходимо было обратиться в аккредитованный Удостоверяющий центр (УЦ). Такие УЦ могли оформить три вида сертификатов ЭП.
Вариант 1 Сертификат организации. В этом случае электронная подпись и, соответственно, сертификат оформлялся на руководителя, то есть на лицо, указанное в ЕГРЮЛ в качестве руководителя организации. Этот сертификат содержал реквизиты организации. Этой ЭП руководитель вправе подписывать любые документы, в том числе отчетность для сдачи в ФНС, Соцфонд и т. д.
Вариант 2 Сертификат на сотрудника. В этом случае сертификат (электронная подпись) содержал реквизиты сотрудника организации. Другими словами, было указано, что, например, Иванова является главным бухгалтером ООО «Сказка». Этой электронной подписью Иванова могла подписать от имени своего ООО документы в электронном виде. Этот вид КЭП был распространен, наряду с ЭП организации.
Вариант 3 Сертификат физлица. В этом случае сертификат содержал только реквизиты физлица — в документе не было привязки к той организации, в которой человек работал. Другими словами, та же самая Иванова могла получить подпись, но в этой ЭП не было указано, что она является главбухом. Этот вид КЭП не был сильно распространен.
До 31.08.2023 года (включительно) подписать цифровые документы было возможно тремя способами. В первом случае документы подписывались подписью руководителя организации.
Во втором случае документы подписывались подписью сотрудника, на которого была оформлена эта ЭП.
В третьем случае документы подписывались подписью физлица, но к этим документам прикладывалась машиночитаемая доверенность (подписанная подписью руководителя компании), которая подтверждала полномочия подписанта.
Что же произошло с 01.09.2023 года? А случилось то, что с этой даты Удостоверяющие центры прекратили выдачу сертификатов сотрудников (вариант 2 теперь недействителен). И теперь выдаются только электронные подписи на организации и на физлиц (вариант 1 и вариант 3).
Однако государство оставило бизнесу до 31 августа 2024 года возможность использовать действующие КЭП сотрудников юрлиц. То есть до 31.08.2024 года подписать цифровые документы можно всеми видами электронных подписей. Хотя новые ЭП (вариант 2) сотрудникам уже оформить не получится.
Но есть одно но: если такой сертификат сотрудника по варианту 2 будет действовать и после 31 августа 2024 года, то воспользоваться им будет нельзя — 31.08.2024 года крайний срок переходного периода. Предполагается, что такой порядок поможет более плавно перейти на машиночитаемые доверенности при электронном документообороте.
Отдельно скажем, что в связи с этим сертификат физлица станет более востребованным. Так же как и оформление машиночитаемых доверенностей.
Кто выдает машиночитаемую доверенность
Оформлением МЧД занимается организация, предоставляющая соответствующие полномочия своим сотрудникам. Доверенность подписывается квалифицированной подписью организации.
Существует несколько способов оформить МЧД:
📝 Через сайт ФНС с применением распределенного реестра машиночитаемых доверенностей. В этом случае на сайте последовательно заполняются все разделы МЧД и происходит формирование доверенности. Социальный фонд также предоставляет сервис для создания МЧД.
На сайте ФНС возможно оформить несколько версий МЧД:
- единая форма доверенности (МЧД версии 003);
- базовая форма (МЧД версии 002 для осуществления хозяйственных сделок между организациями);
- электронная доверенность для налоговых органов (формат 5.01 для налоговых органов в соответствии с Налоговым кодексом РФ).
Возникает вопрос: какую МЧД необходимо оформлять? По всей видимости для взаимодействия с ФНС оформляется МЧД формата 5.01. А для электронного документооборота с организациями — базовая форма МЧД версии 002.
Если же, например, бухгалтер сдает отчетность и подписывает документы от контрагентов, то эти функции можно оформить одной доверенностью — единым форматом МЧД версии 003. Этот формат предоставляет возможность (но не обязывает) в рамках одной МЧД оформить полномочия сотруднику на предоставление любых действий — как отчетности в государственные органы, так и взаимодействия между бизнес-партнерами.
📝 С помощью специализированных сервисов электронного документооборота. Отметим, что оформление МЧД для сдачи отчетности лучше всего производить в той программе, через которую компания отчитывается. Это гарантирует, что сформированный документ будет поддерживаться выбранным оператором ЭДО.
Если речь, например, идет о сервисе Контур, то в специальной форме производится заполнение сведений о периоде действия МЧД, ИНН, КПП, ОГРН доверителя, а также лица, действующего от имени организации без доверенности. После заполнения формируется XML-файл, и доверенность подписывается прямо в сервисе.
В этом сервисе удобно то, что все сформированные доверенности, регистрируются в блокчейне ФНС.
📝 Через собственную информационную систему, соответствующую требованиям, утвержденным Приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 №857.
Как работает МЧД
Если речь идет о сдаче отчетности в госорганы, то МЧД необходимо оформить перед отправкой документов. То есть сначала необходимо один раз отправить цифровую доверенность до начала сдачи отчетности, и дождаться, что её примут. Сами отчеты необходимо передавать только после этого.
Например, при использовании системы СБИС необходимо заполнить и отправить МЧД в налоговую из карточки компании. После этого необходимо дождаться, когда в системе статус доверенности «Отправлена» изменится на «Зарегистрирована». Это будет значить, что доверенность прошла проверку в ФНС.
После этого сотрудник может сдавать отчетность, подписывая документы своей личной электронной подписью. При отправке нужно выбрать электронную доверенность, которую оформили на сотрудника.
Если речь идет об обмене B2B через системы ЭДО, то тут возможны три основных варианта передачи доверенности.
- Передача доверенности в пакете с документами. В этом случае контрагент может проверить доверенность без обращения к сторонним сервисам.
- Передача доверенности в самом документе. В этом случае информация об МЧД загружается непосредственно в сам файл. Однако это не всегда возможно.
- Передача в метаинформации документа. В этом случае вместе с документом отправляется сопроводительная информация — сведения о доверенности, позволяющие её идентифицировать и найти в информационной системе хранения.
Получатель МЧД может проверить срок действия доверенности, полномочия сотрудника, указанные в доверенности, а также электронную подпись, которой подписана МЧД.
Как видно, при передаче документов в ФНС и другие государственные органы загрузка МЧД требуется только один раз. А вот при документообороте с контрагентами передавать доверенность возможно придется неоднократно.
Как выглядит машиночитаемая доверенность
МЧД — это электронный файл в формате XML. Этот файл содержит в себе сведения, указанные в Приказе Минцифры России №857. В частности, МЧД содержит:
- наименование и уникальный номер доверенности;
- сведения о доверителе: для ИП — ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП, для российского юрлица — наименование, адрес, ИНН, ОГРН, КПП, сведения о руководителе, в том числе ФИО и СНИЛС;
- сведения о представителе: ФИО, дата рождения, серия и номер документа, удостоверяющего личность, дата выдачи, наименование и код органа, выдавшего документ, СНИЛС, ИНН;
- дата совершения доверенности;
- срок действия доверенности (при наличии);
- полномочия представителя;
- идентификаторы полномочий из классификатора полномочий или в текстовом виде, если идентификаторы отсутствуют;
- сведения об информационной системе, в которой можно узнать о досрочном прекращении действия доверенности, в том числе в связи с отменой доверителем;
- номер доверенности;
- КЭП, которой подписали доверенность;
- возможность передоверия.
Как выбираются полномочия для указания в электронных доверенностях
Полномочия в МЧД можно указать либо текстовым форматом, либо выбрать из классификатора полномочий. Классификатор — это перечень наиболее распространенных полномочий.
Например, ФНС разработала классификатор, в котором перечислены полномочия при взаимодействии с налоговыми органами. В классификаторе доверяемые полномочия можно найти по номеру или названию.
Допустим, полномочия «Представлять налоговую декларацию, другую отчетность» в классификаторе ФНС имеют код «CODE:1FNS02». А «полномочия для получения документов в налоговом органе» имеют код «CODE:1FNS03».
Всего в этом классификаторе ФНС 28 кодов с различными полномочиями. Классификатор объединит в себе возможные полномочия и структуры, в которые будет направляться доверенность, но пока он находится в стадии актуализации.
Унифицированная форма от Минцифры
Унифицированная форма машиночитаемой доверенности от Минцифры предполагает наличие определенных элементов в зависимости от типа доверенности. Всего Минцифры установило 112 элементов, которые могут применяться для оформления МЧД. В частности, это:
- адрес доверителя;
- адрес электронной почты;
- вид доверенности (отзывная/безотзывная);
- вид полномочий;
- гражданство;
- идентификатор пользователя на платформе полномочий Госуслуг (ЕСИА) и т. д.
С полным описанием унифицированных форм от Минцифры и ФНС можно ознакомиться на сайте Госуслуг.
Для работы с кем уже используется МЧД
Госструктуры
МЧД уже работают с органами Федеральной налоговой службы, а также с Социальным фондом России. Уже реализовали работу с МЧД система маркировки Честный ЗНАК, система Федресурс и портал Федеральной таможенной службы (ФТС). Но пока не в полном объеме.
А вот с Росстатом всё неоднозначно. С одной стороны с 01.01.2022 года юрлица и ИП, должны сдавать статотчетность только в цифровом виде. Поэтому нужна электронная подпись. Однако сдача через доверенное лицо возможна только с применением доверенности. А Росстат пока с МЧД не работает. Поэтому при возникновении такой ситуации необходимо уточнять в местном органе статистики, как необходимо поступать.
Также планы по использованию МЧД есть у Росреестра. Однако необходимо понимать, что переход на МЧД государственных органов — это только вопрос времени. И рано или поздно система доверенностей будет работать везде.
Контрагенты
Электронными доверенностями можно пользоваться и при документообороте с бизнес-партнерами. Главное условие — чтобы между контрагентами было заключено соглашение об электронном документообороте. Также необходимо чтобы обеспечивался беспроблемный обмен электронными документами. При этом перед отправкой МЧД руководитель должен подписать ее своей электронной подписью.
Как и где хранить
Созданная МЧД может храниться:
- у операторов ЭДО;
- в ФНС и других государственных органах;
- в Удостоверяющих центрах ФНС, Казначейства или Центробанка;
- в головном удостоверяющем центре (ЕСИА);
- в собственной информационной системе организации.
Как передоверять МЧД
МЧД допускают передоверие полномочий. Причем при передоверии возможно передать сотруднику не все, а только часть полномочий. Или даже установить запрет на передоверие.
Передоверие производится по следующим правилам. Выдать МЧД с правом передоверия может только руководитель организации. А выданную электронную «передоверенность» не нужно будет заверять у нотариуса (пункт 3 статьи 187 ГК).
Например, генеральный директор может выдать своему заместителю общую доверенность с правом передоверия, а заместитель уже сам решает, кому и в каком объеме передать свои полномочия. И выдав следующую МЧД её не нужно будет нотариально заверять.
В других случаях МЧД, выданную в порядке передоверия, придется заверить у нотариуса. Если, допустим, главбух осуществляет передоверие другому сотруднику, то нужно обращаться к нотариусу.
В обоих случаях действует следующее правило: все последующие доверенности действуют до тех пор, пока действует «родительская» («корневая») доверенность. Если «родительская» МЧД перестанет действовать, то и все передоверенные тоже перестанут действовать.
Для МЧД сейчас идет переходный режим, поэтому отлаживаются механизмы работы. Например, через блокчейн-платформу ФНС можно обмениваться доверенностями с передоверием полномочий, и блокчейн будет проверять всю цепочку полномочий.
Если рассматривать подтверждения передоверия полномочий через системы ЭДО, то этот функционал должен быть разработан у них, и стоит уточнить этот вопрос в используемой вами системе.
Но нужно учесть, что если по закону ваше передоверие требует нотариального заверения, то электронная удостоверяющая подпись нотариуса осуществляется во всех случаях, когда такое удостоверение документа является обязательным в соответствии с законами РФ.
Как отзывать полномочия по электронной доверенности
МЧД можно отозвать. Это производится путем оформления документа, подобного оформлению машиночитаемой доверенности. Возможность отозвать доверенность предоставляет сервис ФНС, на котором оформляется МЧД. Также отзыв можно произвести через оператора ЭДО. Отзыв МЧД подписывается электронной подписью руководителя.
Как правило, причиной отзыва является увольнение сотрудника, на которого была оформлена МЧД.
Кому не нужна машиночитаемая доверенность
МЧД не нужна руководителям юридических лиц, а также индивидуальным предпринимателям, которые могут действовать от имени организации/ИП без доверенности и подписывать любые документы.
Цель введения МЧД в оборот
Применение машиночитаемых доверенностей позволяет повысить безопасность использования электронных подписей в организациях. До обязательного внедрения МЧД подпись сотрудника хотя и содержала информацию о его принадлежности к компании, но это не всегда позволяло проверить полномочия сотрудника и их срок.
С другой стороны, часто для сдачи отчетности сотрудники пользовались подписью руководителя, тем самым компрометируя его подпись.
Теперь же сотрудники компании и уполномоченные лица при сдаче отчетности будут применять свою подпись с прикладыванием МЧД. То есть всегда можно будет определить, кто и на каком основании подписал и переправил цифровые документы. Это должно минимизировать риски.
Заключение
Подводя итог можно сделать небольшой вывод. МЧД повысит информационную безопасность (если только сами системы ЭДО будут реально защищены). Поскольку будет четко видно кто в компании имеет какие полномочия, что эти люди, как и когда делали. На стадии разработки и отлаживания процессов скорее всего будет много вопросов, но со временем все превратиться в четкий рабочий механизм.
Видео
Видео версия статьи:
📚 Что еще можно почитать:
- Суть договора авторского заказа;
- Критерии для субъектов малого и среднего предпринимательства;
- Как направить жалобу в ФАС по госзакупкам по 44 ФЗ;
- Все виды налоговых проверок;
- За что чаще всего штрафуют ИП.