С 01.09.2023 года все индивидуальные предприниматели (ИП) обязаны использовать электронные подписи (ЭП), выпущенные Федеральной налоговой службой (ФНС) или её доверенными лицами — специальными организациями и банками.
Если у ИП ранее уже была подпись, но она не была выпущена ФНС, то ему необходимо обратиться за оформлением цифровой подписи по новому порядку. О том, как сделать электронную подпись для ИП — эта статья.
Разница между ЭЦП физического лица и ИП
Сначала буквально несколько слов о видах электронной подписи. Виды электронных подписей (или их еще называют ЭЦП — электронные цифровые подписи) делятся на простые, неквалифицированные и квалифицированные электронные подписи (статья 5 закона №63-ФЗ).
Для работы ИП и для взаимодействия с налоговыми и другими государственными органами требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Именно эта подпись является аналогом собственноручной «живой» подписи предпринимателя. И электронный документ, подписанный КЭП, юридически равноценен подписанному рукой бумажному документу.
Однако нужно понимать, что у предпринимателя может быть две электронных подписи: одна личная как для физлица, а другая — как у ИП для ведения бизнеса.
Личную ЭП можно, например, применять для взаимодействия с порталом Госуслуг, другими госорганами и физлицами. Например, такую ЭЦП можно применять для осуществления сделок с личной недвижимостью. Но использовать эту цифровую подпись в бизнесе нельзя.
Например, личной ЭЦП (подписью физлица) нельзя подписать отчетность, которая теперь у ИП уходит в электронном виде в ФНС, Социальный фонд России (СФР) или в органы статистики. Эту отчетность можно подписывать исключительно цифровой подписью для бизнеса, которую ИП должен получить в ФНС.
Поэтому предпринимателю можно иметь две ЭЦП, но у каждой подписи будет своя сфера применения.
Что потребуется для оформления УКЭП
Необходимые документы
А теперь к главному — как сделать ЭЦП для ИП. Чтобы получить цифровую подпись, индивидуальному предпринимателю необходимо подготовить следующие документы:
- Заявление.
- Паспорт.
- СНИЛС.
- ИНН физлица.
Отдельно необходимо сказать про заявление. Его можно подать одним из двух способов.
- Удаленно из личного кабинета индивидуального предпринимателя на сайте ФНС. В этом случае необходимо выбрать нужное заявление, заполнить его и отправить.
- Лично. В этом случае заявление в бумажном виде можно заполнить на месте или подготовить заранее, распечатав бланк с сайта ФНС.
Кстати, на прием к инспектору лучше записаться заранее. Это стоит сделать онлайн через личный кабинет ИП, в котором можно выбрать необходимое отделение ФНС, дату и время визита.
Токен: обязательные требования и где приобрести
Кроме пакета документов также нужно приобрести специальный физический носитель, на котором и будет находиться электронная подпись. Этот носитель называют токеном. Он представляет собой USB-флешку, на которую в ФНС запишут специальный код, являющийся цифровой подписью. Однако токен должен соответствовать определенным требованиям.
👉 Во-первых, он должен быть сертифицирован ФСБ или ФСТЭК. Сертификат этих органов является доказательством того, что носитель надежно защищен от несанкционированного вмешательства. И владелец может не опасаться, что электронную подпись смогут похитить, например, хакеры.
Сертификат на токен также необходимо взять с собой при оформлении ЭЦП.
👉 Во-вторых, носитель должен соответствовать формату USB Type-А (обычная флешка). Никаких мини- или микро-USB.
👉 И, в-третьих, токен должен поддерживать ту операционную систему (ОС), которая установлена у предпринимателя на рабочем компьютере. Дело в том, что электронная подпись не работает без специального программного обеспечения (ПО). А особенности установки этого ПО, естественно, зависят от операционной системы. Поэтому токен и должен соответствовать установленной ОС.
Подавляющее большинство токенов поддерживает различные версии Windows. Также существуют токены, работающие с ОС MacOS и Linux. Поэтому выбор того или иного носителя-токена зависит от конкретных условий у предпринимателя.
Стоимость самих физических носителей начинается в среднем от 1 500 рублей. Цена зависит от объема памяти, от аппаратной криптографии, поддерживаемых операционных систем и т. д. В некоторых токенах даже имеются встроенные чипы NFC, которые позволяют использовать цифровую подпись на мобильном телефоне. Такую возможность имеют, к примеру, носители семейства Рутокен ЭЦП 3.0 NFC.
В России широко используются носители:
- Рутокен ЭЦП 2.0;
- Рутокен S;
- Рутокен Lite;
- JaCarta ГОСТ;
- JaCarta-2 ГОСТ;
- JaCarta LT;
- ESMART Token;
- ESMART Token ГОСТ.
Купить эти носители можно в официальных магазинах и через сайты производителей.
Сколько стоит сделать электронную подпись для ИП
Теперь ответим на самый животрепещущий вопрос: как сделать электронную подпись для ИП бесплатно? Ответ краток: совсем бесплатно не получится. Однако если обратиться за выпуском ЭП непосредственно в ФНС, то можно значительно сэкономить.
При обращении в ФНС сама подпись будет сгенерирована и записана на токен бесплатно. Однако за токен и за программное обеспечение для работы ЭЦП на компьютере предпринимателю ИП всё же придется заплатить.
Если считать, что стоимость токена составляет примерно 1 500 рублей, а годовая лицензия программы КриптоПро CSP (которая используется для функционирования ЭЦП) — в районе 1 350 рублей за один ПК, то выходит сумма в пределах трех тысяч рублей.
Если же использовать КриптоПро CSP по лицензии без ограничения срока, то её стоимость составляет порядка 2 700 рублей. А общая стоимость ЭЦП — чуть выше четырех тысяч рублей.
А вот сказать сколько стоит оформить ЭЦП при обращении в аккредитованные организации (а не в ФНС) сложно. В этом случае стоимость будет зависеть от многих факторов.
Например, Сбербанк предлагает предпринимателям, не имеющим счета в Сбере, оформить цифровую подпись бесплатно (USB-токен за 0 рублей). Но необходимо до 31.07.2023 года открыть расчётный счёт в Сбере. Выгодно ли это? Тут нужно считать. И подобная картина наблюдается практически во всех аккредитованных организациях.
Способы получения ЭЦП для ИП
Получить на руки электронную подпись, выпускаемую впервые, можно только лично. Дело в том, что специалист обязан убедиться, что цифровая подпись выдается именно тому, кто её заказал. Никто, в том числе по доверенности, не вправе получить за предпринимателя его(!) подпись.
А вот уже продление возможно удаленно без личного посещения. В этом случае необходимо войти в личный кабинет ИП с использованием ещё действующей ЭП. А затем перейти в раздел «Заявление на перевыпуск квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи».
После этого заполненное в электронном виде заявление подписывается ещё действующей цифровой подписью (до истечения срока ее действия).
В процессе перевыпуска используется носитель, содержащий ключ электронной подписи, ранее полученный ИП в ФНС.
Где можно сделать электронную подпись для ИП
Если речь идет о подписи непосредственно самого предпринимателя, то её выпуск может быть произведен в удостоверяющих центрах ФНС или у её доверенных лиц.
Однако ЭЦП можно получить не в каждом отделении ФНС. Поэтому нужно предварительно проверить на сайте ФНС, какие отделения оказывают эту услугу.
Например, чтобы получить цифровую подпись в Самаре и в Самарской области можно зайти на сайт ФНС этого региона, и скачать список всех отделений, где можно получить ЭЦП. Также на этой странице можно ознакомиться с информацией о порядке получения ЭП.
Что касается доверенных лиц ФНС, то на официальном сайте ФНС приведен их список, среди которых:
- Сбербанк;
- Банк ВТБ;
- Промсвязьбанк;
- «Тинькофф Банк»;
- АО «Аналитический центр»;
- АО «Электронная Москва»;
- АО «ЕЭТП».
Нужно понимать, что основной подход в определении места выпуска электронной подписи следующий: место выпуска ЭЦП должно находиться в шаговой доступности. Почему так? Дело в том, что, во-первых, при первичном выпуске подписи необходимо будет лично явиться в этот удостоверяющий центр. А, во-вторых, если случится какой-либо форс-мажор, например, кража или утеря ЭЦП, должна быть возможность без проблем связаться с центром для аннулирования сертификата электронной подписи.
В связи с этим иногда предпринимателю проще обратиться за ЭЦП не в ФНС, а именно в аккредитованные организации (например, в Сбербанк), у которых широкая сеть отделений по всей стране. Но нужно понимать, что в этих организациях может быть несколько иной порядок получения электронной подписи. Поэтому перед обращением нужно изучить их условия и требования. Как правило, такая информация размещена на сайтах этих организаций.
Таким образом, исходя из всего вышеперечисленного, каждый решает для себя сам, где сделать электронную подпись для ИП.
Процедура получения КЭП
Процедура получения на руки электронной подписи довольно проста:
- ИП приходит в отделение ФНС с необходимым комплектом документов.
- Специалист проверяет документы с целью идентификации личности предпринимателя.
- Происходит запись ЭЦП на токен. Срок действия записанной на токен электронной подписи — 15 месяцев.
Как правило, вся процедура занимает несколько минут.
Что делать после получения ЭЦП в налоговой
После получения на руки токена с ЭЦП предпринимателю необходимо:
- Установить на рабочий компьютер специализированное программное обеспечение, например, КриптоПро CSP. Эта программа обеспечивает безопасное шифрование — без неё работать с ЭЦП невозможно. Но для этой программы необходимо покупать лицензию. Сама КриптоПро CSP скачивается с официального сайта производителя, на котором имеются файлы для ОС Windows, MacOS и Linux/Unix.
- Установить плагин, позволяющий работать с подписью.
- Установить расширения плагина для работы с использованием конкретного браузера.
- Установить драйвер для токена и корневые сертификаты.
Видео
Видео версия статьи:
FAQ
⁉️ Можно ли сделать ЭЦП для ИП через Госуслуги?
Выпустить ЭЦП для предпринимателя через Госуслуги невозможно.
📚 Больше полезных статей для индивидуальных предпринимателей:
- Как оформить договор с самозанятым;
- С чего начать в процедуре госзакупок;
- Какой код ОКВЭД нужен для работы на Валдберриз;
- Процедура закрытия статуса;
- Как выбрать банк для бизнеса;
- Особенности договора авторского заказа и подряда;
- Машиночитаемая доверенность: правила перехода с 2023 года.
