Машиночитаемая доверенность с 1 сентября 2023 года является неотъемлемым элементом документооборота бизнеса. Например, в документообороте с ФНС она полностью заменила бумажную.
Причем государство разработало специальную форму электронной доверенности. О том, как сделать машиночитаемую доверенность — наш сегодняшний материал.
Где можно оформить машиночитаемую доверенность в 2023 году
Начнем с того, что с 01.09.2023 г. машиночитаемые доверенности (МЧД) стали обязательными, если документы подписывает представитель компании. Например, таким представителем может быть бухгалтер, сдающий отчетность в ФНС. И у такого сотрудника, который подписывает документы своей электронной подписью физлица, должна быть МЧД.
В ней указано, что руководитель компании предоставил бухгалтеру право сдавать отчетность в налоговую инспекцию. Другими словами, в лице бухгалтера компания легитимно отчитывается перед налоговым органом.
Создать машиночитаемую доверенность можно двумя основными способами.
- С помощью операторов электронного документооборота (ЭДО). Такими операторами, которые предоставляют услуги создания МЧД, являются уже давно известные системы, типа «1С», «Контур», «СБИС» или «Такском». Эти системы имеют свой встроенный функционал для выпуска цифровых доверенностей. Единственный недостаток в том, что эти сервисы платные.
- С помощью распределенного реестра машиночитаемых доверенностей ФНС. Распределенный реестр ФНС — это информационная система, в которой хранятся оформленные доверенности. Однако реестр не только хранит МЧД. Он позволяет бесплатно оформить, отменить или проверить уже выпущенную машиночитаемую доверенность. Работает распределенный реестр по принципу блокчейна, когда данные о цифровых документах хранятся у нескольких участников реестра.
Также можно оформить с помощью собственной информационной системы организации, но этот вариант мы не будем рассматривать в рамках этой статьи.
Таким образом, у бизнеса есть выбор — воспользоваться для оформления МЧД своей системой ЭДО, или оформить документ с помощью сайта налоговой.
Эти два способа актуальны для машиночитаемых доверенностей, применяющихся для электронного документооборота между организациями (B2B) и для электронного взаимодействия с государственными органами (B2G).
Например, для подписания счетов (B2B) или сдачи налоговой отчетности (B2G).
Однако кроме этого ещё существует такая сфера как госзакупки. И для того, чтобы представителю компании работать в ЕИС (Единой информационной системе в сфере госзакупок) и на электронных торговых площадках (ЭТП), теперь также нужна электронная подпись физического лица (сотрудника) и машиночитаемая доверенность ЕИС.
Доверенности ЕИС, которые применяются для участия в закупках, соответствуют единому формату Минцифры и хранятся в реестре доверенностей ЕИС. Но такие МЧД можно применять только в ГИС ЕИС, Торги и на электронных площадках. И на момент публикации статьи МЧД, созданные в других информационных системах, нельзя использовать для участия в закупках.
Портал Госуслуг также предоставляет возможность выпуска доверенности. Полученные с помощью этого портала документы действительны для представителей, подающих заявление и оформляющих документы на Госуслугах от имени компании. Другими словами, оформленная через Госуслуги машиночитаемая доверенность — это документ чисто для Госуслуг, когда документы на Госуслугах будет оформлять не сам руководитель, а его представитель.
Подводя небольшие итоги, получаем, что с 01.09.2023 года в документообороте действует следующий принцип:
- Если документы организации подписывает не сам руководитель, а сотрудник компании, то документы подписываются цифровой подписью сотрудника как физлица с приложением МЧД, в которой указано, что сотрудник вправе подписывать документы.
- Для каждого вида документов требуется оформление МЧД в «своих» информсистемах:
- для взаимодействия с госорганами и другими компаниями это будут операторы ЭДО или распределенный реестр ФНС;
- для работы на электронных торговых площадках и в системе госзакупок это будет система ГИС ЕИС;
- для взаимодействия с Госуслугами это будет сервис самих Госуслуг.
Довольно громоздко, не правда ли?
Что потребуется для оформления
Формат машиночитаемой доверенности должен соответствовать единым требованиям Минцифры (Приказ Минцифры №857 от 18.08.2021 г.). Это подразумевает, что МЧД должна содержать некоторую обязательную информацию. Поэтому для оформления МЧД необходимо:
- Руководителю организации (индивидуальному предпринимателю) получить квалифицированную электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре.
- Сотруднику, на которого будет оформляться доверенность, также получить электронную подпись физлица (в этой подписи нет данных об организации, где работает сотрудник).
- Подготовить необходимые сведения для оформления МЧД:
- сведения о доверителе и представителе;
- срок действия доверенности;
- полномочия представителя;
- идентификаторы полномочий из классификатора полномочий или в текстовом виде, если идентификаторы отсутствуют;
- возможность передоверия.
- Определиться, каким сервисом будет создаваться МЧД: через оператора ЭДО или через распределенный реестр ФНС.
- Оформить и скачать МЧД на компьютер, а после подписать электронной подписью руководителя (или ИП).
Таким образом, именно от руководителя зависит, на кого, кем и как оформляется машиночитаемая доверенность, ЭЦП и как ее получить (через ЭДО или сервис ФНС) итоговый документ.
Машиночитаемая доверенность: как оформить разными способами
в ФНС
Оформить доверенность можно через сайт ФНС, войдя в раздел Создать доверенность.
В общем случае потребуется:
- Выбрать нужную форму МЧД (единую или базовую) или форму для налоговых органов.
- В поля со звездочками необходимо ввести все указанные системой данные. Сформированной доверенности присваивается уникальный номер (GUID), который необходимо сохранить.
- Скачать XML-файл цифровой доверенности.
- Подписать скачанный файл электронной подписью руководителя.
- Подписанный файл загрузить в реестр ФНС для проверки.
После успешной проверки машиночитаемой доверенностью можно пользоваться.
Небольшая полезная инструкция от ФНС по оформлению доверенности.
Системы ЭДО
Создание доверенности в утвержденном Минцифры формате, возможно в любой системе электронного документооборота, например, в КонтурЭкстерне. Для того чтобы система создала МЧД необходимо:
- На главной странице выбрать пункт меню «Реквизиты и настройки» → «Доверенность» или «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты плательщика» → «Настройки ФНС и Росстат».
- Выбрать «В электронном виде» и нажать «Добавить доверенность» → «Заполнить».
- Заполнить все обязательные поля доверенности (они будут подсвечены красным).
- Нажать «Подписать и отправить». В этом случае МЧД будет подписана и отправлена в налоговую инспекцию.
Подобный алгоритм действует и у других операторов ЭДО.
Госуслуги
Для выпуска доверенности с помощью Госуслуг нужно:
- Войти в личный кабинет организации на портале Госуслуг.
- Найти и открыть раздел «Доверенности».
- Нажать «Добавить доверенность».
- Указать данные сотрудника, которому предоставляются полномочия, и срок действия.
- Нажать «Подписать усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя».
Преимуществом при оформлении МЧД на Госуслугах является бесплатность.
Информационная система организации
Если у компании имеется своя информационная система, то доверенность можно оформить и в ней — никакого запрета на это не установлено. Однако важно, чтобы сформированный файл соответствовал формату, указанному в Приказе №857 Минцифры,
Где хранятся созданные доверенности
В общем случае созданная МЧД может храниться у операторов ЭДО (например, в Контуре или в SBIS), в распределенном реестре ФНС, в Удостоверяющих центрах Казначейства или Центробанка. Или даже в собственной информационной системе организации.
Например, для ФНС наиболее удобный из всех вариантов — это загрузка цифровых доверенностей в распределенный реестр ФНС.
Благодаря применяемой технологии блокчейна все подключенные пользователи могут обмениваться только реквизитами МЧД без прикладывания самого XML-файла. И при этом оперативно узнавать всю необходимую информацию.
Кроме того, используя распределенный реестр можно также оперативно проверять предоставляемые контрагентами МЧД.
Можно ли изменить данные или полномочия в зарегистрированной МЧД
А что делать, если необходимо внести изменения в уже оформленную и отправленную в реестр ФНС доверенность? Вынуждены огорчить — никаких изменений в действующий документ внести нельзя. И налоговая в этом случае предлагает следующий порядок.
- Отозвать ранее отправленную доверенность. Для этого необходимо направить в ФНС электронное заявление на отмену, подписанное цифровой подписью руководителя.
- Создать новый документ с обновленными данными и полномочиями.
- Подписать созданный документ с использованием КЭП руководителя.
- Направить новую МЧД в ФНС.
Таким образом, возможен только отзыв и оформление новой МЧД. Что, в общем-то, логично, во избежание ошибок и разночтений.
Нужно ли распечатывать МЧД
МЧД является аналогом бумажной доверенности. Но распечатывать машиночитаемую доверенность не нужно. И основная причина в том, что цифровой документ «заточен» именно под автоматическую работу с информационными системами. Да и сама МЧД представляет собой XML-файл, который непосвященному человеку ничего не скажет.
Заключение
Подводя итог, можно отметить, что само по себе оформление МЧД не является чем-то сложным. А большинство вопросов при оформлении возникает именно из-за проблем в работе информационных систем. Поэтому если будет обеспечена надежная и бесперебойная работа всех цифровых сервисов, то проблем быть не должно. И будем надеяться, что каких-либо глобальных сбоев в будущем также не будет.
📚 Больше полезных статей для вас:
- В каких случаях оформляется договор авторского заказа;
- Все виды налоговых проверок;
- Виды налогообложения для ИП;
- Когда самозанятому требуется оферта и как ее оформить.