Выстраиваем план по методологии OKR Objectives and Key Results

Представьте, что ваша организация - это автомобиль. Пункт назначения, которого нужно достичь, - это ваша цель. Указатели на пути к пункту назначения, которые подскажут вам, в правильном ли направлении вы движетесь и как далеко еще до него, - это ключевые результаты.

То, что вы будете делать, чтобы поддерживать движение автомобиля в правильном направлении, - это инициативы. Например, хороший сон или остановка на середине пути для дозаправки. Выстроенный таким образом план поездки – это пример применения системы постановки целей OKR.

Что такое OKR и история создания метода

Методология OKR (Objectives and Key Results) - постановка, синхронизация и мониторинг целей и ключевых результатов на уровне всей организации, команды и на индивидуальном уровне. 

Она предполагает постановку изначально завышенных, амбициозных целей (Objectives) и определение наиболее важных показателей или этапов (Key Results), которые будут свидетельствовать о прогрессе в достижении этих целей.

Краткая история Objectives and Key Results

OKR имеет долгую историю, которую можно проследить с 1954 года, когда Питер Друкер придумал MBO (Management by Objectives). В 1968 году Эндрю Гроув пришел в Intel и развил MBO до той структуры OKR, которую мы знаем сегодня. Джон Доерр пришел в Intel в 1974 году и изучил систему OKR за время своей работы в компании.

Затем Доерр перешел в компанию Kleiner Perkins Caufield & Byers - один из первых крупных инвесторов в Google, и стал советником Google в самом начале ее существования. Доерр представил OKR основателям Google Ларри Пейджу и Сергею Брину, которые затем внедрили систему OKR в компании Google, которая использует ее и сегодня.

С тех пор популярность OKR постепенно росла, и сегодня ее используют организации по всему миру вне зависимости от масштабов и рода деятельности.

Расшифровка аббревиатуры

Аббревиатура OKR расшифровывается и переводится с английского так:

• Objectives – цели;
• Keys Results – ключевые результаты.

OKR-методология: суть и методы

Суть методологии состоит в ее предназначении. OKR – это система управления проектами, она объединяет и согласовывает цели компании и цели сотрудников, командные и индивидуальные задачи. Она обеспечивает контроль выполнения поставленных индивидуальных задач в ходе реализации общей стратегии компании.

Использование системы OKR позволяет сосредоточиться на результатах, которые имеют значение, повысить прозрачность и улучшить стратегическое согласование. OKR реализуется на практике за счет того, что сотрудники и выполняемая ими работа ориентированы на достижение общей цели.

Основные принципы OKR изложил Энди Гроув, автор метода:

• Постановка целей «снизу вверх». Как минимум половину, а в идеале — до двух третей целей должны ставить сами команды (конечные исполнители).
• Ограниченное количество KR. В каждом цикле OKR должно быть от 3 до 5 контрольных точек.
• Честность. Информация о стратегии компании и ключевых показателях команд должна быть доступна каждому.
• Диспозитивность. Менеджмент не навязывает свое решение сотрудникам, они договариваются о приоритетности задач и методах оценки.
• Гибкость. Цели обязательно должны корректироваться в зависимости от изменений внешней среды.
• Амбициозность целей. Результат будет тем лучше, чем более сложной будет задача: все будут стремиться к высокому уровню достижений.
• OKR — это не документ для аттестации сотрудников. Это инструмент, помогающий им в работе.
• Терпение. Этап проб и ошибок — обязательный процесс. Не стоит бояться неудач.

Удачный итого правильно сформулированного OKR – единство восприятия корпоративных целей у сотрудников и руководства. Методика делает прозрачной стратегию управления для каждого члена команды, что повышает в итоге мотивацию и эффективность каждого сотрудника.

Причины успеха метода

Ключ успеха методологии OKR – в амбициозности формулируемых целей. Сложная цель выводит сотрудника из зоны комфорта, заставляет искать новые способы действия, новые решения. Дополнительным психологическим фактором является то, что поставленные цели исходят от самой команды, делая невозможным идти на попятный и нарушать свои же обязательства.

Вторым положительным моментом служит то, что OKR не связывает достижение или недостижение результата с денежными премиями или демотивацией. Изначальная сложность задачи не пугает сотрудника, который часто не берется за них из-за боязни потерять деньги.

Третьим фактором можно назвать гибкость системы – возможность корректировки целей в процессе из исполнения. Так как речь идет о длительных сроках реализации целей, важно сохранять ее актуальность и достижимость при любом изменении внешних обстоятельств.

Методология OKR для бизнеса и личного развития

OKR больше подходит для командной работы, чем для личностного роста. В бизнесе OKR работает как достижение компромисса между целями, поставленными руководством, и целями, определенными сотрудниками. В результате учета многих мнений вырабатывается единое решение, которое принимается всеми как продукт их труда.

Отдельный субъект часто не может отважиться на нечто большее, чем уже имеет, а без амбициозной цели весь метод OKR бесполезен, поскольку не требует её достижения на 100%.

Кому подходит

Методология OKR подходит для команд различного масштаба.

• Небольшим компаниям, занятым стартапом. На этой стадии важно, чтобы все члены команды работали в едином направлении, разделяя общие цели. Кроме этого, четкое планирование и структурирование целей делают команду привлекательнее для инвесторов и партнеров.
• Компании среднего размера, находящиеся в стадии роста, могут применять методику OKR для быстрой синхронизации работы всех вертикальных и горизонтальных структур.
• Крупные компании должны использовать метод OKR для вовлечения сотрудников в процесс общезначимого целеполагания. Коллективное принятие позволяет сократить разрыв между управлением и простыми исполнителями, а также возлагает на каждого сотрудника ответственность за результат из работы.

Кому не подходит

Этот метод принципиально не подходит:

• для краткосрочного оперативного планирования, ограниченного сроком до 1 месяца;
• небольшим компаниям, состоящим из двух-трех человек: слишком мало мнений может быть высказано, на основе чего легко принять ошибочные решения, обязательные для компании в целом;
• для централизованных компаний с жестким регламентом работы.

Плюсы и минусы метода

Использование и освоение системы OKR может произвести революцию в лично вашей работе, работе вашей команды и вашего бизнеса. Ниже приведены некоторые из основных преимуществ работы с OKR.

• Стратегическая согласованность и прозрачность. В OKR стратегия ставится на первое место. Это заставляет вас определять и открыто доносить стратегию компании в понятной для всех форме. Это гарантирует, что вся организация движется в одном направлении.
• Ясность и целенаправленное выполнение. OKR помогают сосредоточиться только на самом важном, определяя приоритеты только той работы, которая имеет наибольшее влияние на бизнес. После установления приоритетов OKR обеспечивают четкие и измеримые результаты, что позволяет отдельным сотрудникам, командам и компаниям не отвлекаться от самого важного.
• Непрерывное совершенствование. OKR не устанавливаются и не забываются. Напротив, система OKR способствует постоянному обучению. Поощряя регулярные проверки прогресса, OKR обеспечивает постоянную доработку, совершенствование и достижение целей путем переоценки и корректировки, когда это необходимо.
• Вовлеченность сотрудников. Люди достигают выдающихся результатов, когда у них есть цель. OKR обеспечивает достижение этой задачи путем четкого и осязаемого представления общей картины. А когда сотрудники видят свой вклад в развитие компании и могут эффективно сотрудничать в работе, которая имеет значение, они с большей вероятностью будут вовлечены и мотивированы в свою работу. Это беспроигрышная ситуация.

В целом, OKR создает фокус, подотчетность, прозрачность и согласованность в организации. Результатом всего этого является повышение эффективности работы и вовлеченности сотрудников.

Среди минусов OKR можно выделить следующие:

• OKR не включает в себя систему материальной мотивации сотрудников, она направлена на повышение благосостояния компании в целом.
• OKR не включает инструменты для текущего мониторинга и оценки работы сотрудников.
• OKR требует изначальной вовлеченности команды в цели компании, профессионализм и инициативность сотрудников, поскольку преимущественное количество целей должны формулироваться именно ими.
• OKR сложен во внедрении, что связано с частным консерватизмом сотрудников и нежеланием прикладывать много усилий к достижению амбициозных целей.
• Процесс коллективной постановки целей, их обсуждения и согласования требует большого количества времени.

Структура

Система OKR включает три компонента, а не только цели и ключевые результаты, которые зашифрованы в аббревиатуре названия.

• Цель: описывает результат, которого вы хотели бы достичь в будущем. Она задает направление - думайте о ней, как о пункте назначения на карте. Она отвечает на вопрос: "Куда я хочу попасть?". Чтобы цель была вдохновляющей и понятной каждому, она не должна быть технической и не должна содержать количественные параметры.
• Ключевой результат: измеримый результат, необходимый для достижения цели. Они помогают оценить прогресс в достижении цели - подобно указателю, показывающему, насколько близко вы находитесь к пункту назначения. Они отвечают на вопрос: "Как я узнаю, что я достиг цели?". Ключевые результаты побуждают вас быть амбициозными и в то же время реалистичными. Они должны содержать начальное и целевое значение.
• Инициативы: все проекты и задачи, которые помогут вам достичь точки KR. Они задают общее направление и описывают, как вы достигнете цели. Инициативы отвечают на вопрос: "Что я буду делать, чтобы достичь цели?".

Что такое жизненный цикл OKR

Жизненный цикл OKR – период, в течение которого цели сохраняют свою актуальность. Один из принципов метода состоит в гибкости: OKR должны пересматриваться регулярно, в идеале - ежеквартально. 

Это позволяет командам оценить прогресс в достижении поставленных задач, внести необходимые коррективы и сохранит согласованность с общей стратегией компании.

Примеры применения методики

Теперь, когда вы знаете основы OKR и хорошо представляете себе, как написать хороший OKR, давайте рассмотрим разницу между хорошим и плохим OKR.

Задача. Команда маркетологов стремится создать веб-сайт с более высокой конверсией, чтобы получать более качественные лиды для отдела продаж. Их цель - улучшить брендинг и то, как сайт передает ценностное предложение и оффер.

Вы уже можете понять, что не так? В двух словах, весь OKR определяется деятельностью (результатами). Цель и ключевые результаты не передают и не дают представления о результатах работы сайта. Цель, по сути, является ключевым результатом, не вдохновляет и не направляет, не иллюстрирует результат – высококонверсионный сайт. А ключевые результаты - это все выходные данные, то есть то, что необходимо сделать для запуска сайта.

В правильном варианте OKR ориентирован на результат (итог). Цель ясна, направлена и вдохновляет. Ключевые результаты относятся именно к этой цели и определяют, действительно ли сайт работает хорошо. Инициативы отражают усилия, которые помогут продвинуться в достижении ключевых результатов.

Вот так могут выглядеть грамотные OKR в решении стратегических задач компании:

OKR и KPI: в чем разница?

Давайте представим, что ваша организация - это снова автомобиль, и вы едете к месту назначения. Ваши KPI - это то, что вы найдете на приборной панели автомобиля, например, указатель уровня топлива и температуры двигателя.

За ними нужно постоянно следить, чтобы двигатель не перегревался и бензин не заканчивался. С другой стороны, ваши OKR - это как дорожная карта, которая ведет вас к цели. Все это временные задачи, которые будут время от времени меняться. Поэтому, проехав один ориентир (на пути к пункту назначения), вы переходите к следующему.

Теперь, когда вы знаете, что такое OKR, вы, вероятно, задаетесь вопросом: в чем разница между целями и ключевыми результатами (OKR) и показателями эффективности (KPI)?

Чем похожи?

Общие черты у этих методов формальны:

• измеримость количественных показателей по какой-то шкале или в процентах;
• ограниченность во времени: показатели устанавливаются на определенный промежуток времени (месяц, квартал, год).

Чем objectives and key results отличается от SCRUM?

Создание OKR включает в себя, во-первых, принятие менеджментом компании решения о том, чего они хотят достичь, затем команды создают собственные OKR и приводят их в соответствии с целями компании.

Результаты определяются и согласовываются в начале проекта, часто с подробной областью применения и спецификацией проекта. План составляется на основе этих спецификаций путем отработки с точки завершения в будущем, при этом время, бюджет и зависимости рассчитываются линейным образом.

Обратная сторона? Если что-то меняется в процессе работы, временные рамки, зависимости и часто бюджеты должны быть полностью переработаны, план фактически нарушается.

SCRUM, с другой стороны, связан с короткими постепенными спринтами к желаемой конечной точке. Подробные планы заменяются скудными спецификациями или “историями” и регулярными ретроспективами, которые измеряют результат каждого спринта. Эти ретроспективы должны ответить на вопрос: “Приблизила ли нас проделанная работа к желаемой истории”.

Мощь SCRUM заключается в его способности управлять работой в направлении неизвестного, уникального результата, который никогда не достигался. Метод систематически и поэтапно управляет процессом решения проблемы, которая никогда не решалась ранее. OKR, напротив, работает лучше всего, когда процессы и выполняемая работа предсказуемы и уже предпринимались ранее.

Советы при внедрении OKR в менеджменте

Вот несколько моментов, о которых следует помнить при составлении OKR.

Постановка целей

Прежде всего, следует отметить, что существует 3 основных типа целей:

• создание: когда вы делаете что-то, чего раньше не существовало;
• улучшение: когда вы делаете лучше что-то (т.е. процесс или продукт), что уже существует;
• инновация: когда вы полностью переосмысливаете что-то, что уже существует.

Разрабатывая цель, не забывайте о результате и обеспечьте, чтобы цель соответствовала перечисленным критериям:

• Была направленной и вдохновляющей. Используйте для этого формулировки, которые не только фокусируют внимание на цели, которую вы хотите достичь, но и мотивируют и вовлекают ваши команды в работу над ней и достижением цели.
• Была амбициозна и в то же время реалистична. Метод OKR заставляет вас выйти за рамки статус-кво: ваши цели должны побуждать вас выйти из зоны комфорта, сохраняя при этом реалистичность.
• Была понятна. Чтобы люди понимали, в каком направлении они движутся, убедитесь в том, что название вашей цели четкое и лаконичное. И не используйте технический жаргон. В описании всегда можно дать дополнительную информацию.
• Не содержала бы количественных показателей. Цели задают тему и сообщают приоритетный результат, которого вы хотите достичь. Оставьте измерение для ключевых результатов.
• Была согласованной. Цели могут выполнять несколько задач: они могут непосредственно поддерживать стратегию, другую систему OKR или улучшать KPI. Возможно также отсутствие согласованности: в эту категорию могут попасть цели личного развития.
• Была ограничена по времени. Чтобы быть уверенным в том, что вы учитесь и продвигаетесь к достижению желаемого результата, очень важно установить срок выполнения целей, например, квартал или год.

Определение ключевых результатов

После постановки цели следующим шагом будет определение ключевых результатов, которые позволят понять, что означает достижение цели, и определить, близки ли вы к ней или нет.

Ключевые результаты должны быть:

• Ориентированными на результат: KR - это результаты, которых вы хотите достичь к концу срока. Помните: ключевые результаты - это не задачи или дела, а количественная оценка того, достигли ли вы своей цели или нет.
• Измеримыми: KR должны иметь четкий количественный показатель, который можно измерить.
• Релевантными: KR должны быть конкретными и относиться к цели, которую вы пытаетесь достичь. Они должны прояснять, что означает достижение цели.
• Амбициозными и в то же время реалистичными: не бойтесь расширить границы своих возможностей при определении ключевых результатов, чтобы помочь нарушить статус-кво, но при этом не забывайте о том, что они должны находиться в пределах вашей сферы влияния.
• Сбалансированными: лучше всего не устанавливать более 5 KR для каждой цели. Слишком малое количество KR может не дать полной картины, но слишком большое их количество приведет к потере фокуса.

Определение инициатив

Когда цель и ключевые результаты определены, у вас есть полная картина. Теперь необходимо определить инициативы - задачи, проекты и дела, которые помогут вам продвинуться в достижении точек KR.

Если ваши инициативы не оказывают желаемого влияния на соответствующие ключевые результаты, это может означать, что вам необходимо переосмыслить работу, которую вы должны проделать для достижения заданных параметров.

Ваши инициативы должны быть:

• Конкретными. Сфера охвата должна быть четко определена: что именно предполагается сделать. Рекомендуется использовать такие однозначные глаголы, как «создать», «написать», «запустить», «посетить», «выпустить» и т.д.
• Находиться в сфере вашего контроля. Вы должны иметь полный контроль над своими инициативами. Это означает, что их завершение должно быть в вашей власти.

Какие ошибки могут быть допущены в процессе

OKR - это мышца, которую необходимо тренировать, а для того чтобы правильно использовать OKR, требуется практика. Чтобы добиться максимального успеха в OKR, вот некоторые из наиболее распространенных ошибок, которых следует избегать.

Несоответствие стратегии компании

Стратегия определяет приоритеты и направления деятельности организации. Согласовывая OKR со стратегией компании, вы убедитесь, что ваша команда работает над теми направлениями, которые имеют наибольшее значение.

Смешивание OKR с KPI

OKR и KPI - это разные типы целей. KPI помогают управлять текущими процессами и результатами деятельности - "бизнес как обычно". OKR используются для достижения больших, трансформационных стратегий. Важно понимать разницу между ними и управлять своими целями соответствующим образом.

Расстановка приоритетов в пользу приятных мелочей

Установление слишком большого количества OKR, отражающих всю работу, которую вы хотите сделать, приводит к отсутствию фокуса. OKR - это фокус, поэтому если это не важно и не срочно, то это "приятные мелочи", не заслуживающие вашего внимания в данный момент. Ресурсы ограничены, поэтому полезнее заниматься несколькими первоочередными задачами и сосредоточиться на них.

Фокусировка на результатах

OKR поощряет переход от мышления, ориентированного на процесс (Что я должен делать?), к мышлению, ориентированному на результат (Чего я хочу достичь?). Таким образом, вы определяете результат и, не забывая об общей картине, работаете в обратном направлении, чтобы достичь его наилучшим возможным способом.

Дополнительно можно назвать еще такие ошибки:

• постановка слишком большого или слишком малого количества целей;
• невовлечение в процесс всех заинтересованных сторон;
• отсутствие регулярного анализа достигнутого прогресса.

Небольшие итоги

Читая про метод OKR, многие предприниматели, особенно руководители, без труда узнают элементарный трюк, используемый ими при постановке планов в своих организациях.

Очень часто к предполагаемому плану добавляют процентов 20% лишних. В основном по причине того, что посильный план сотрудник выполнит без труда, если поставить план с запасом – обязательно недовыполнит. Поэтому планы ставятся на вырост: да, цифра велика, но если даже сделают хотя бы 80% из него, это уже будет то, чего хочет компания.

Такой прием является, по сути, манипулированием. А вот если замотивировать сотрудников на добровольное принятие повышенных обязательств – это уже будет метод OKR.

📚 Больше полезных статей для вас:

• Как работает модель GROW;
• Основы метода SMART и примеры построения целей;
• Как выстроить бизнес модель по Остервальдера;
• Что входит в управленческую отчетность;
• Популярные методы постановки и достижения целей;
• Основы и принципы целеполагания;
• Анализируем себя по средствам колеса баланса жизни;
• Как вырастить дерево целей;
• Что такое синектика и в чем особенность методики.