Выращиваем «Дерево целей» — пошаговый алгоритм

«Дерево целей» вместе с методом SMART являются двумя топовыми методиками постановки целей и планирования деятельности. Они могут использоваться самостоятельно, могут дополнять друг друга – все будет зависеть от предпочтений субъекта и от самих целей.

SMART более требователен к формулировке целей и обязательно включает мотивационный момент, тогда как «дерево» больше похоже на пошаговый алгоритм работы.

Происхождение и суть метода «дерева целей»

«Дерево целей» – одна из немногих методик постановки целей, разработанных специально для применения в управлении компаниями. Ее разработали в 1950-х годах два автора, Чарльз Уэст Черчмен и Рассел Линкольн Акофф,как инструмент повышения эффективности управления американскими корпорациями. С тех самых пор и до сегодняшнего дня этот метод активно используется в планировании задач в организациях любого масштаба – от крупных корпораций до небольших фирм.

Методика является частью концепции управления по целям, MBO (Management by Objectives), суть которой состоит в том, что развитие компании подчиняется установкам, выраженных в четких числовых результатах – достигнутых планах, выручке, количестве произведённой продукции и т.д.

Суть этой технологии управления состоит в структурировании всех целей компании и выстраивании их в иерархическом порядке от сложных к простым. «Дерево целей» позволяет эффективно осуществить две важных задачи менеджмента:

• объединить все возможные цели организации в единую систему;
• определить путь и способы достижения стратегических целей, стоящих перед компанией.

Данная система имеет несколько определений. Под ним подразумевают:

• Иерархическую систему целей и задач.
• Визуальную структурную модель стратегического развития.
• Систему целей и задач разного уровня соподчиненности.

Эти определения и все, аналогичные им, соответствуют нескольким характеристикам, благодаря которым методика целеполагания становится «деревом целей»:

• иерархичность: цели высших уровней становятся источником целей низшего уровня;
• системность целей: все элементы схемы находятся во взаимосвязи и вертикальной соподчиненности друг с другом;
• соблюдение принципа необходимости и достаточности: элементов иерархии ровно столько, сколько нужно, чтобы они охватили все возможные варианты достижения конечного результата;
• уникальность каждого «дерева», построенного для организации или человека;
• визуальное представление: это всегда графическая схема в виде перевернутого дерева, где корни – цели высших уровней, ветви – подчиненные им задачи низших уровней.

«Дерево целей» очень популярно и в деловой среде, и в личном планировании, благодаря своей понятности и применимости к любым целям и задачам.

Результатом построения иерархической структуры становится подробный список конкретных шагов, которые надо выполнить для достижения поставленной задачи.

Правила построения дерева целей

Структурирование целей считается простой и универсальной методикой не только из-за простоты и наглядного графического построения. К его содержанию, то есть смысловому наполнению и правилам построения иерархии, предъявляется не так уж и много требований.

Автор книги «НЛП. Современные психотехнологии» Хэрри Алдер называет планирование и постановку целей одними из приоритетов любой деятельности. Он сформулировал 4 принципа, на которых основано построение иерархии целей и задач.

• Наверху, на высшем уровне, всегда располагается самый большой замысел, главная цель. От них спускаются конкретные задачи, ведущие к ее достижению.
• Цели низших уровней всегда подчиняются целям высшего уровня.
• Цели низших уровней – это задачи, то есть спланированные действия.
• Каждая задача должна способствовать достижению крупной цели, с которой она связана вертикальной соподчиненностью. Это правило применимо ко всем уровням.

Помимо правил, предъявляемых к форме и содержанию самого «дерева», есть несколько принципов, которые должен соблюдать субъект планирования – сам человек. Их соблюдение позволит построить систему, которая будет реально и эффективно работать. Вот эти правила:

• Разумность масштаба целей: субъект должен оценить возможности личности, материальные и моральные ресурсы, которыми располагает для достижения результата.
• Конкретность: цели должны быть четко сформулированы. Конкретнее всего формулируются задачи низших уровней.
• Достижимость: цель должна быть такой, чтобы ее можно было осуществить в обозримом будущем и в этой реальности.
• Ограниченность во времени: нужно определять сроки и дедлайны.
• Вертикальная и горизонтальная согласованность: цели и задачи не должны противоречить друг другу по содержанию и времени исполнения.
• Ресурсообеспеченность: для каждой задачи нужно найти время, деньги и иные инструменты, которые позволят реализовать задуманное.

Для каких сфер жизни можно составить Objective Tree

Применение данной технологии постановки целей не требует особых знаний, не нужно специально учиться применять этот метод. Большим плюсом является то, что нет строгих требований, сколько уровней или ветвей должна содержать схема. Поэтому методом можно пользоваться как простому человеку, планирующему свой отпуск, так и крупной компании, желающей покорить мир.

Вторым плюсом, вытекающим из принципов построения «дерева целей», является возможность довести до конкретного действия любую самую абстрактную мечту. Не факт, конечно, что действия для ее достижения получатся реалистичными, но по крайней мере написать их получится.

«Дерево целей» в менеджменте организации

В качестве бизнес-методики «дерево целей» проекта имеет специфику.

• Обширность и разветвленность: бизнес-процессы гораздо сложнее повседневной деятельности, поэтому описать их в двух-трех словах не получится. Особенно разветвленные схемы получаются у крупных организаций, ставящих значительные цели.
• Процесс декомпозиции целей в организациях всегда связан с процессом обсуждения предложений и принятия решений. Это – коллективное творчество, тогда как для личностного развития субъекту достаточно решить что-то самостоятельно. Поэтому в организациях процесс построения «дерева целей» связан с проведением мозговых штурмов, собраний или иных форм группового принятия решений в проекте.

Структура и правила построения иерархии

При правильном построении схемы не нужно ни с чем мудрить, а просто использовать прямую аналогию со стволом дерева, перевернутым корнями вверх.

• Корень, исходная точка, — это главная цель. В бизнесе это стратегическая цель, отражение миссии компании. В любом случае ее основная функция – мотивировать и вдохновлять субъекта на ее достижение. Часто на весь процесс реализации стратегии рекомендуется отводить от 5 до 10 лет. Цель такого уровня в иерархии может быть только одна! Если их несколько, например, миссия организации состоит из двух-трех пунктов, тогда для каждой нужно рисовать отдельную схему.
• Ветви – это цели тактического характера, все еще общие по содержанию, но уже определяющие направления к реализации стратегии. Их, как и самых толстых ветвей у растения, будет не очень много, рекомендуется определять до 5-10 тактических направлений деятельности. В организациях часто ветви соответствуют структурным подразделениям, которым отводится собственная роль в достижении цели, или отдельным бизнес-процессам.
• Побеги ветвей – это уже конкретные задачи по реализации тактических целей. Они ставятся на срок до одного года и за их исполнение назначаются ответственные лица.
• Листья – это конкретные единичные действия (типы рабочих операций), на которые отводится срок до одного месяца и конкретный исполнитель.

Таким образом, восходящее движение от каждого выполненного действия вверх по «дереву целей» будет отражать ход достижения общей цели.

Этапы построения иерархии

Для построения «дерева целей» любого масштаба и в любой сфере деятельности выучите наизусть вопрос «Что нужно сделать, чтобы (получить такой-то результат)?»

Суть построения иерархии - движение от предполагаемого результата через вопрос «Что нужно сделать для этого?» к конечному списку конкретных шагов.

В процессе целеполагания помним и соблюдаем несколько правил:

• строим систему сверху вниз, начинаем с вершины – одной главной цели;
• делим генеральную цель на составляющие: стратегические, тактические цели и оперативные задачи с соблюдением их иерархии;
• помним про дедукцию – идем от общего объекта к частному;
• целевые установки всех «ветвей» должны быть независимыми друг от друга;
• считаем ресурсы;
• на каждом уровне иерархии фиксируем дедлайны;
• конечный результат выражаем количественно, в конкретных показателях – деньгах, процентах, единицах товаров и т.д.

Алгоритм построения «дерева целей» с учётом всей проведённой подготовки будет простым и последовательным.

✅ Этап 1. Определяем главную цель, «корень». Это – ваша мечта, конечный результат, к которому вы стремитесь. Если у вас получится описать генеральную цель в категориях конкретности, измеримости, достижимости, значимости и ограниченности по времени, - будет замечательно. Однако не всякую генеральную цель, лежащую в основе «дерева целей», можно сформулировать так. Например, декларация миссии компании, как правило, такой конкретики не подразумевает.

✅ Этап 2. Вспоминаем вопрос «Что нужно сделать, чтобы достичь поставленной цели?», отвечаем на него и записываем полученные ответы. Это – источник для «ветвей» дерева. Каждый ответ становится стратегической целью.

✅ Этап 3. Точно так расписываем каждую «ветвь»: задаем наш любимый вопрос, фиксируем ответы – «побеги». На этом этапе мы уже получаем тактические задачи и начинаем планирование.

✅ Этап 4. Это нижний уровень иерархии, на котором каждый «побег» пускает «листья»: тактическая задача превращается в список глаголов, означающих текущие, оперативные действия. Итогом станет настоящее пышное «дерево», на листьях которого вы прочитаете указание на то, что вам нужно сделать сейчас для достижения вашей мечты через пять лет.

Пример построения дерева целей предприятия

Собственно, построение иерархии целей предприятия – это то, ради чего разрабатывалась методика. Если речь идет о стратегическом планировании, то понятно, что готовое «дерево целей» может занять не один тетрадный лист. Поэтому для примера ограничимся условными процессами, например, построим «дерево целей» организации по установке кондиционеров.

✅ «Корень»: миссия компании – обеспечивать качественные услуги по установке кондиционеров.

✅ «Ветви»:

• Нанять на работу хороших специалистов по установке оборудования.
• Купить хорошие инструменты для работы.
• Обеспечить транспортную мобильность для работы.
• Сформировать хорошую репутацию фирмы у клиентов.
• Получать обратную связь от клиентов о качестве оказанных услуг.

✅ «Побеги»:

Нанять на работу хороших специалистов:

• определить требования, которым должны соответствовать работники;
• разместить вакансию и отслеживать подходящие резюме;
• разработать план собеседования;
• провести собеседования с кандидатами.

Купить инструменты для работы:

• получить от работников список нужных инструментов и их пожелания по покупке;
• обратиться к нескольким поставщикам нужного товара;
• выбрать самые лучшие предложения;
• оформить кредит для покупки.

Решить вопрос с транспортом:

• определить нужный вид машины;
• изучить возможности приобретения – купить или взять в аренду;
• осуществить приобретение на выбранных условиях.

Формирование репутации:

• качественно делать работу;
• следить за качеством общения сотрудников с клиентами;
• осуществлять послепродажное гарантийное обслуживание;
• размещать информацию о проделанной работе в соцсетях в виде рекламы.

Обеспечить обратную связь от клиентов:

• через месяц после установки обращаться к клиентам с вопросами о качестве проделанной работы;
• просить оставить отзывы в соцсетях;
• реагировать на сообщения клиентов на странице компании.

✅ Нижним уровнем иерархии «дерева целей» организации являются также «листья». Возьмем для примера только один «побег».

Нанять на работу хороших специалистов:

Прописать требования к работникам:

• изучить, какие навыки нужны для установки кондиционеров;
• изучить, какой опыт в работе нужен для получения таких навыков; зафиксировать все это в письменном виде.

Поиск кандидатов:

• подготовить текс вакансии;
• разместить вакансию на профильных сайтах;
• настроить поиск нужных кандидатов в интернете;
• каждый день мониторить отзывы и новые резюме;
• звонить подходящим кандидатам и назначать встречи.

Подготовиться к собеседованию:

• написать план вопросов;
• организовать условия для проверки на практике того, что умеет делать кандидат.

Провести собеседования с кандидатами:

• определить период, когда проводить собеседования;
• подготовить необходимый инструмент для проверки навыков;
• назначить всем встречи;
• переговорить с кандидатами;
• принять решение.

Схематичность методики хороша тем, что в процессе практической деятельности могут появиться действия, которые не были учтены ранее. Их можно будет вести в план в виде добавочных листьев или побегов.

Пример для личных задач

Вот вам цель максимально приземленного характера: научить печь пирожки. Давайте попробуем испытать новую методику на практике применительно к ней.

✅ «Корень»: научиться печь такие же пирожки, какие печет бабушка.

✅ «Ветви»:

• Научиться делать тесто.
• Научиться готовить начинку.
• Научиться лепить пирожки.
• Научиться контролировать процесс выпечки.

✅ «Побеги»:

Научиться делать тесто:

• взять рецепт на тесто;
• спросить, какие продукты лучше всего использовать;
• посмотреть, как это делает сама бабушка;
• определить возможные хитрости и секреты приготовления.

Научиться готовить начинку:

• взять рецепт на начинку;
• приготовить начинку вместе с бабушкой.

Научиться лепить пирожки:

• правильно нарезать тесто;
• определить, какое количество начинки класть, чтобы было достаточно, но не слишком много;
• научиться скреплять края, чтобы пирожки не распадались при выпечке.

Научиться контролировать процесс выпечки:

• проверить, как работает духовка, подгорает или нет в ней тесто;
• найти подходящий противень;
• сделать пробную выпечку, чтобы определить нужное время для пирожков.

✅ Для «листьев» возьмем один «побег» для краткости:

Взять рецепт на тесто:

• позвонить бабушке;
• подготовить бумагу и ручку;
• записать под диктовку рецепт;
• уточнить то, что непонятно.

Какие продукты лучше использовать:

• узнать, можно ли заменять продукты на аналоги;
• какое качество предпочтительнее.

Посмотреть, как печет пирожки бабушке:

• выбрать время и договориться с бабушкой;
• поехать к ней;
• смотреть на весь процесс выпечки – от замеса теста до выключения духовки.

Узнать секреты и хитрости:

• посмотреть, все ли в рецепте сходится с процессом выпечки;
• спросить о том, что непонятно.

Сделать тесто самостоятельно:

• выбрать время;
• купить все нужные продукты;
• подготовить нужную посуду;
• замесить тесто.

Таким образом весь абстрактный процесс «как научиться печь пирожки» превращается в конкретный способ «выбрать время, позвонить бабушке и т.д.».

Инструменты для визуализации метода

От руки на листе бумаги

С помощью ручки и листка бумаги делается черновик: и картинки рисовать быстрее, и думать «на бумаге» легче. Можно даже использовать карандаш, чтобы стирать неудачные мысли. В организациях для этих целей удобно использовать доски с маркерами: мысль можно быстро зафиксировать, а неудачную мысль – так же быстро стереть.

Более продвинутым вариантом будет канбан-доска – давнишнее изобретение инженера «Тойоты». 

Она представляет собой доску, на которой размечено несколько столбцов, озаглавленных согласно выбранной «ветви» или «побегу». В каждом столбце-«побеге» клеятся «листья» - стикеры с описанием нужного действия. С помощью такого нехитрого инструмента можно быстро и без излишних усилий управлять процессом выполнения поставленных задач.

Компьютерные программы

Как только надоест переписывать вручную всю иерархию при внесении коррективов в тактические или оперативные задачи, можно обратиться к электронным средствам.

Электронные канбан-доски – это цифровые, компьютерные варианты обычной доски, описанной выше. В электронном виде они реализованы во многих программах-планировщиках, которые можно установить на компьютер. В утрированном виде рабочий стол компьютера – тоже своего рода канбан-доска, на которую можно клеить стикеры. У таких досок проблема одна – физическая ограниченность пространства, для полного размещения разветвленных структур они не подойдут.

Таблицы Excel — менее изящный вариант, но зато практичный и без ограничения в объёмах размещения контента. Плюс к этому еще и знакомый многим, использующийся в любом офисе.

Можно использовать также и планировщики, в том числе и содержащиеся в большинстве почтовых клиентов. Mozilla, Outlook, например, содержат встроенные календари с возможностью планирования задач. Более продвинутые планировщики, вроде LeaderTask, дадут уже готовый инструмент для построения и реализации задач в корпоративной среде с множеством пользователей-исполнителей.

Онлайн-решения

Высшим уровнем продвинутости будет использование онлайн-инструментов, не требующих физической привязки к одному компьютеру.

Используя облачные сервисы для постановки целей и планирования, вы получите возможность обращаться к этим данным из любой точки мира, лишь бы было устройство с выходом в интернет.

В качестве таких сервисов можно привести для примера Mindmeister, Mindmap или Miro.

Плюсы и минусы методики

С первого взгляда построение иерархии как методика целеполагания идеально во всем.

• Есть мотивационное обоснование в виде главной, стратегической цели, являющейся главным стимулирующим фактором для движения вперед.
• Есть конкретика для цели каждого уровня, вплоть до пошагового плана действий.
• Все цели объединены в единую систему. И несмотря на то, что «дерево» рассчитано на большую, разветвлённую структуру деятельности и организации, оно выстраивает их в таком порядке, что все структурные части неизменно движутся в одном направлении к единому результату.

Можно добавить еще несколько плюсов:

• легкость восприятия информации за счет наглядности и структурированности схемы;
• возможность разработать уникальный индивидуализированный план, учитывающий потребности и возможности отдельного субъекта или предприятия;
• простота контроля: этапы действий и их результаты известны заранее; сроки установлены; исполнители закреплены за каждой задачей.

Как показала практика, если что-то идёт не так, то не такой уж идеальный план и был изначально придуман. Вот и «дерево целей» - каким бы идеальным оно ни получилось, минусы в нем все равно есть.

• Субъективная сторона построения целей требует профессиональных знаний для определения правильного содержания конкретных задач и действий. Проще говоря, нужен кто-то, кто знает, что делать. Иначе запланированные действия никуда не приведут, уж к нужному результату точно.
• Трудность с корректировкой структуры и содержания. Конечные действия-«листья», которые являются последним звеном в цепи, еще можно безболезненно исправить. Но тактические цели, «ветви», уже не исправишь без переделки всего нижестоящего массива задач.
• Последовательность действий нельзя нарушать: стадии нельзя менять местами или пропускать какие-то шаги. Такие меры сделают достижение цели в предполагаемом объеме невозможным.

SMART VS «Дерево целей»

Анализ сравнения показывает, что принципы целеполагания по методике SMART полностью совпадают с большинством принципов построения иерархической системы целей.

Но есть и разница:

• «дерево» является многоуровневой структурой целей и задач, SMART – ставит за 1 раз только одну цель без разбивки на задачи низших уровней;
• многоуровневая структура требует согласованности, поэтому все цели и задачи взаимозависимы друг от друга, а в каждой системе SMART нет взаимной подчинённости между задачами.

В связи с этим напрашивается вывод: на «дереве целей» вместо листиков висят SMART-задачи. Этот образ отражает возможное рациональное сочетание этих методов. В качестве «корня», основы, сначала фиксируются базовые цели, которые далее конкретизируются на отдельные SMART-задачи, становящиеся отдельным листиком на ветвях. Так что и SMART, и «дерево целей» могут применяться как отдельно, так и в сочетании друг с другом.

Раскладываем по полочкам

Этот метод действительно предназначен специально для любителей дотошно разложить все по полочкам. Потому что даже действие «включить компьютер» можно сделать целью и придумать для него свое «дерево»: зайти в комнату; проверить, включен ли компьютер в сеть; нажать кнопку и питания и т.д. Можно, но нужно ли? Конкретика – это хорошо, но «дерево целей» не должно превращаться в многолетний баобаб, под которым живет вся деревня.

📚 Больше полезных статей:

• Примеры построения задач по методу SMART;
• Что покажет колесо баланса жизни;
• Особенности методологии OKR;
• Популярные методы для постановки и достижения целей;
• Осваиваем модель GROW;
• Что такое синектика и в чем особенность методики.