Ведение переговоров в бизнесе — это искусство, которому необходимо учиться. Потому что если переговоры пройдут удачно, то это сулит взаимовыгодное партнерство. В противном случае велика вероятность остаться ни с чем. О том, как подготовиться к деловым переговорам, и об основных ошибках при подготовке к переговорам — в нашей статье.
Что дает подготовка к переговорам
Подготовка к деловым переговорам является важным этапом. И лучше к подготовке относиться как к точке отсчета, с которой начинаются сами переговоры. Другими словами, ещё даже не назначена дата встречи, а переговорщик уже производит некоторые действия для достижения нужного ему результата. И, как правило, те, кто пропускают этап подготовки, а надеются на импровизацию, рискуют не достичь желаемого результата на переговорах.
Почему же этап подготовки так важен? Дело в том, что именно в процессе подготовки производится осмысление содержания переговоров, постановка целей, составление примерного плана, проработка вариантов развития беседы и моделирование своих действий. Поэтому план подготовки к переговорам должен стать таким же важным аспектом, как и сама встреча с предполагаемым партнером.
Кроме того, подготовка к переговорам включает и такой специфичный момент, как психологическую подготовку. Причем в некоторых случаях психологический настрой может сыграть решающую роль. Это особенно важно, когда переговорные позиции сторон кардинально различаются, и ожидаются сложные и длительные переговоры. Именно поэтому подготовка к переговорам так важна перед встречей с партнерами.
Важные этапы подготовки к деловым переговорам
Подготовка к переговорам включает следующие этапы:
Информационный этап
Информационная подготовка к переговорам подразумевает несколько аспектов.
✅ Необходимо четко представлять цель, которую вы хотите достичь в процессе ведения переговоров. При этом цель должна быть понятна и измерима. То есть цель должна измеряться в рублях, штуках и т. д. В обязательном порядке нужно установить сроки. Далее следует выделить, в каких вопросах возможно пойти на уступки, а в каких нет.
Например, целью переговоров может являться заключение сделки на 150 тысяч рублей по поставке 500 пачек офисной бумаги в течение 30 дней с момента подписания контракта. Сроки и цена по контракту соблюдаются неукоснительно.
✅ Необходимо узнать как можно больше информации о предполагаемом оппоненте. Кстати, часто информация о личности будущего партнера и информация о компании, которую он представляет, взаимосвязаны.
В первую очередь важно понять психологический портрет будущего партнера.
Важно узнать каковы его жизненные ценности, каков его стиль жизни и стиль руководства бизнесом. Для понимания человека также важно знать каков его круг общения, интересы и т. д. В этом может помочь биография партнера и анализ его потребностей.
Отдельно следует упомянуть об изучении неудач, которые случались ранее у оппонента. По существующему мнению именно неудачи проявляют истинное лицо человека — то как он реагирует на провалы, и какие действия он предпринимает в этой ситуации, могут многое рассказать об образе мышления партнера.
Где можно найти эту информацию? В открытых источниках — личная страничка в соцсетях, канал на YouTube, различные интервью, информация на сайте компании и т. д.
Всю полученную информацию можно классифицировать, например, так:
- что это за человек;
- с кем это человек уже ранее сотрудничал;
- каково его восприятие бизнеса;
- каковы его интересы и потребности.
Анализируя полученные данные, можно нащупать боли партнера — то есть то, что его более всего волнует. А это поможет обнаружить общие интересы будущих партнеров как личностей и как предпринимателей. И в процессе переговоров это можно эффективно использовать. Поэтому рекомендуется составить карту болей партнера по полученной информации.
Например, болью партнера может быть стандартный срок доставки продукции две недели. А нужно не более 10 дней. В этом случае решением проблемы может быть переход к другой логистической компании или даже смена вида транспорта.
Или болью могут быть большие командировочные расходы персонала на найм жилья. В этом случае решением может стать собственная служебная квартира для командированного персонала, в приобретении которой потенциально может посодействовать другая сторона переговоров.
✅ Необходимо узнать как можно больше о компании, которую представляет будущий партнер. В этом может помочь следующая методика. В большинстве случаев узнать о компании можно, исследуя открытые данные на официальных ресурсах.
Например, можно узнать, когда компания была официально зарегистрирована, и как долго она находится на рынке. Возможно, где-то будет опубликована финансовая документация (сметы, отчеты, закупки и т. д.). Также весьма полезно будет просмотреть рекламные материалы, информацию в СМИ или выступления компании на публичных мероприятиях.
Иногда можно посетить саму организацию, чтобы лично посмотреть и оценить особенности рабочего процесса. В этом случае важно обратить внимание на специфику и нюансы взаимодействия сотрудников. Если есть возможность, то стоит обратить внимание и оценить имеющуюся в офисе и на рабочих местах документацию (графики, планы встреч, мероприятий и т. д.).
Но посещать нужно не только непосредственно сам офис (рабочее пространство). В некоторых случаях полезно побывать в зонах отдыха, куда сотрудники выходят попить кофе или покурить. Или вообще там, где обычно находится коллектив. Всё это даст некоторое представление о внутренней атмосфере, царящей в компании. А это, в свою очередь, даст понимание того, как можно вести переговоры, и на что обратить внимание.
Кто-то скажет, что эти нюансы могут и не пригодиться. Иногда это действительно так. Однако эти наблюдения помогут сформировать общее мнение о самой организации. И иногда при подготовке к переговорам может быть принято решение вообще отказаться от сотрудничества с этой компанией. Либо — принять решение о том, что сотрудничество с ней будет только на определенных условиях. А если этих условий в процессе деловых переговоров достичь не удастся, то с компанией будут расставаться без сожаления.
Узнав как можно больше о человеке и о его компании можно делать определенные выводы. Например, предполагаемый оппонент является открытым и дружелюбным человеком, который при этом генерирует массу позитива и идей. Но вместе с тем, побывав в его компании, возникает ощущение, что большинство процессов не отлажены и замкнуты именно на нём. А в коллективе ощущается напряженность. Как и о чем в этой ситуации договориться с партнером, чтобы не наделать ошибок?
В такой ситуации план переговоров может строиться так, чтобы основной целью стало заключение только небольшой пробной сделки. Этой сделки как раз хватит для проверки надежности компании и будущего партнера.
Но может сложиться и так, что сам человек ведет довольно закрытый образ жизни. Однако бизнес-процессы в его компании налажены, а в коллективе здоровая атмосфера. Поэтому основная цель переговоров будет сформулирована, как заключение соглашения о длительном сотрудничестве.
Мы решили задать несколько вопросов резидентам Сорокин.Клуб о том, как они готовятся к деловым переговорам.
Наши респонденты:
- Макс Романов @bechob - YouTube-продюсер.
- Антон Новгородцев @novgorodsev - директор продюсерского центра Nova Media.
- Дмитрий Филин @DmitriyFilin - собственник бизнеса WB и Ozon.
⁉️ Проводите ли вы информационную подготовку к переговорам?
Макс Романов. Да, естественно. Нужно проводить информационную подготовку. Какую именно - зависит от того, какие переговоры, с кем, о чем.
Антон Новгородцев. Для начала определимся с терминами, для меня деловые переговоры подразумевают обсуждение контракта или условий сделки на уровне руководителей бизнеса. Далее про подготовку. Как правило, чем серьезнее переговоры, тем серьезнее информационная подготовка.
Серьезность измеряется важностью самой сделки, если конкретнее, то насколько значима для меня награда от успешного или неуспешного исхода. Также добавляет важности именитость клиента, его “вес” в определенной сфере. Вы как минимум стараетесь найти известные факты, чтобы говорить с человеком “на одном языке”.
Минимум информационной подготовки, который проводится в нашем агентстве, это изучение сайта компании, социальных сетей, информация о собственниках, их тг-каналы и соцсети, то есть все, что есть в открытом доступе.
Я еще от себя добавляю анализ компании как контрагента: есть ли соучредители, каков руководящий состав, налоговые задолженности, судебные запреты, иски и т.д.
Для особо важных переговоров я собираю инсайты от сотрудников своего агентства. Каждый из них эксперт в своей области и я спрашиваю их мнение по тому или иному вопросу. Например, дизайнер анализирует сайт и дает рекомендации, что можно изменить или улучшить в рамках юзабилити. Таргетолог может мне рассказать об имеющихся рекламных кампаниях потенциальных клиентов и дать совет, что можно улучшить в плане конверсий. Получается отличное комбо, мой опыт и насмотренность + их экспертность в конкретной области.
И когда начинаются переговоры, получается неплохо козырять такими подготовленными фактами, они производят хорошее впечатление на вторую сторону. Именно из таких мелочей складывается сильная позиция на переговорах.
Дмитрий Филин. Конечно, собираю все информацию о второй стороне и о ее болях.
Психологическая подготовка к переговорам
По мнению автора, в переговорах важно придерживаться принципа, что главная цель — это установить долгосрочные отношения с другой стороной, даже если не получится заключить контракт на желаемых условиях. Такой подход исходит из создания комфортных условий для обеих сторон переговорного процесса.
Здесь установка такая — если сейчас не удастся получить клиента, то главнее заслужить его доверие. А доверие — шанс для возможных дальнейших бизнес-отношений.
Например, может получиться так, что сделка по результатам переговоров не состоится, так как стороны не достигли компромисса в основополагающих моментах. Однако по результатам встречи у сторон останется впечатление друг о друге, как о серьезных, внимательных и вдумчивых партнерах по бизнесу.
Проведение таких переговоров исходит из следующего:
- заботы о партнере;
- заботы о своей компании;
- возможности отказаться от сделки в любой момент.
Забота о партнере проявляется в том, что ему не навязывается товар или услуга. Напротив, первая сторона интересуется тем, что волнует другую сторону — какие проблемы и боли есть у партнера, и как он себе представляет возможное решение проблем.
Забота о своей компании подразумевает соблюдение собственных интересов. Например, если в процессе переговоров будет предложена цена, которая ниже минимальных ожиданий, то в этом случае не стоит из-за заботы о партнере соглашаться на такие условия. То же самое относится и к другим вопросам, которые ущемляют ваши интересы.
Возможность отказаться от сделки в любой момент. Это один из самых сложных моментов. Потому что всегда кажется, что от предстоящих переговоров зависит очень многое. Однако перед переговорами лучше настроиться на то, что во время встречи любая сторона вправе сказать «нет».
Если вы можете спокойно отказаться от сделки в любой момент, то это позволяет сохранять спокойствие на переговорах и не идти на необоснованные уступки.
Также это позволит более серьезно подходить к исследованию болей партнера. К тому же практика показывает, что не так уж и много ситуаций, когда необходимо работать либо со строго определенной компанией, либо ни с кем.
Подобную позицию, когда можно в любой момент сказать «нет», психологи называют «уйти из позиции нужды».
Кстати, возможность отказаться от сделки хорошо коррелирует с таким понятием, как «План Б». Этот альтернативный «План Б» не позволит оппоненту продавить свои условия. Ведь вы всегда можете спокойно сказать «нет» и вежливо удалиться.
И тут, казалось бы, парадокс — с одной стороны отказ от сделки является проигрышем. Но проигрышем с установлением доверительных отношений с оппонентом. А с другой — возможность отказаться от сделки фактически усиливает переговорные позиции. Ведь оппоненту иногда выгоден именно компромисс, а не отказ от переговоров. Поэтому накал страстей с его стороны будет снижаться.
А теперь кратко основные моменты непосредственно по психологической подготовке:
- Создать комфортные для себя условия на переговорах. Это включает выбор времени и места переговоров. Лучше всего «затащить» оппонента на «свою» территорию, и в такое время, когда вы наиболее эффективны.
- Определить для себя оптимальную продолжительность переговоров — чаще всего для этого достаточно одного часа. Но могут быть и исключения.
- Помнить цель и стараться не отходить от неё.
- Сохранять спокойствие и не поддаваться на провокации.
- Не спорить и не торопиться делать уступки.
- Задавать уточняющие вопросы.
- В сложных ситуациях просить перерыв.
⁉️Делаете ли какой то психологический настрой перед встречей?
Макс Романов. Нет
Дмитрий Филин. Нет
Антон Новгородцев. Ритуала для психологического настроя перед переговорами у меня нет, но я стараюсь сформировать сильную экспертную позицию, используя информационную подготовку и это помогает в эмоциональном плане. По поводу мимики лица или тренингов перед зеркалом, возможно, делаю, но неосознанно, специальной подготовки у меня нет.
Выбор тактики
В процессе подготовки переговоров выбирается стратегия, то есть определенная модель переговоров. Это может быть стратегия «WIN-WIN» (стратегия сотрудничества), стратегия «WIN-LOSE» (стратегия соперничества) и т. д.
Выбранная стратегия определяет тактику ведения переговоров, то есть наиболее подходящие техники и подходы для каждой ситуации. Именно тактика определяет использование конкретных техник, которыми и достигается поставленная цель переговоров.
Существует несколько основных техник переговоров. И в процессе подготовки нужно продумать, какую именно лучше всего использовать. А может быть нужно использовать и несколько техник одновременно.
Сам выбор техники переговоров зависит от ситуации. Например, в некоторых случаях будет эффективно работать техника «Маленькие шаги». В этом случае переговорный процесс идет шаг за шагом. При этом сделав один шаг, оценивается реакция оппонента, и в зависимости от реакции делается следующий шаг.
Или может быть выбрана техника «Игры в одни ворота», когда каждая сторона идет друг другу на уступки. Но при этом предложение оппонента должно быть выгоднее вашего.
Таким образом, на этапе подготовки фактически проигрываются разные варианты переговоров. А готовящийся получает представление, как могут развиваться события.
Кстати, подобная подготовка вовсе не означает, что всё пойдет по плану. Потому что конечный итог зависит не только от вас, но и от компетентности оппонента в обсуждаемом вопросе.
⁉️ Ставите ли конкретную цель для каждой встречи?
Дмитрий Филин. Да. Лучше даже миссию формулировать, которая отвечает на вопрос почему другие могут хотеть с нами встретиться.
Макс Романов. У деловых переговоров всегда есть цель. Иначе нет необходимости их проводить.
Антон Новгородцев. Для запланированных переговоров я всегда ставлю цель. Это может быть закрытие сделки или договоренность о подписании контракта на следующей встрече. Если не получается закрыть сразу, как минимум, я стараюсь взять какие-либо обязательства со второй стороны для продолжения сделки. Это может обязательство сделать анализ и отправить им результат или с их стороны предоставить доступ к сервисам аналитики. Тогда встреча была не просто “поговорить по душам”, а по итогу есть небольшие обязательства друг перед другом, позволяющие закрыть их на следующей встрече.
Вопросы, на которые стоит ответить перед переговорами
При подготовке к переговорам для понимания ситуации можно задавать себе следующие вопросы:
- Какую цель я преследую на переговорах?
- Какой результат переговоров будет отличным, оптимальным, провальным?
- На каких условиях меня устроит компромисс? Есть ли у меня план «Б»?
- Могу ли я для закрытия потребностей клиента изменить свой продукт?
- Оппонент: что это за человек или компания?
- С кем уже работал оппонент?
- Как будущий партнер воспринимает бизнес?
- Каков его стиль управления бизнесом?
- Каков его круг общения?
- Каковы интересы и потребности партнера?
- Найдено ли слабое место партнера — его боли?
- Как он реагировал на неудачи в бизнесе? Какие действия предпринимал в этих случаях?
- На каком языке говорит партнер? Понимает ли он термины и понятия или ему необходимо их разъяснять?
- Возможна ли ситуации подавления и оскорбления со стороны партнера?
- Будут ли переговоры комфортными для меня и партнера?
Частые ошибки
Первая и главная ошибка при подготовке к переговорам — не готовиться вовсе. Самое плохое в таком подходе — без подготовки невозможно определить цель, к которой нужно прийти во время переговоров. А, как уже говорилось, хорошо сформулированная цель выражается в штуках, рублях, содержит сроки и т. д. Можно, конечно, взять с потолка сроки и цену контракта… Но такой подход, мягко говоря, малоэффективен.
Единственный случай, когда пропуск подготовки можно как-то оправдать, это если переговоры заранее не были запланированы. Но это исключение из правил.
Вторая ошибка — перед переговорами поверхностно ознакомиться с информацией о потенциальном партнере и его компании. Эта ошибка встречается чаще, чем первая (поскольку большинство предпринимателей всё же готовятся к переговорам). Только в первом случае не делается вообще ничего, а во втором — подготовительная работа проводится спустя рукава.
Самый показательный пример, когда в процессе переговоров оппонента называют неправильно по имени или отчеству. Это показывает оппоненту, что его не воспринимают всерьёз. А значит, у него формируется мнение, что и к самой встрече соответствующее отношение.
Поэтому к дальнейшей работе, по мнению оппонента, партнер будет относиться несерьезно. Да и к тому же потенциальный партнер может просто обидеться, и все дальнейшие переговорные усилия будут бесполезны.
Конкретно в этой ситуации важно честно признаться, почему так произошло (почему неправильно назвали человека). И потом сосредоточиться на партнере. Это покажет ему, что вы заботитесь о его потребностях, и это может изменить результаты беседы.
Третья ошибка — неверно поставленная цель переговоров. Если единственной целью предпринимателя является продажа своего продукта, то вполне возможно получение отказа по результатам переговоров.
В идеале основная цель — не продать побыстрее свой продукт. А рассказать возможному клиенту (будущему бизнес-партнеру) о достоинствах продукта, и о том, как продукт сможет решить проблемы клиента. А ещё — установить доверительные отношения.
Четвертая ошибка — использовать тактику WIN-LOSE, а не WIN-WIN (когда в выигрыше остаются все). Другими словами, готовить переговоры нужно с заботой о клиенте, не забывая о своих интересах, с возможностью всегда выйти из переговоров.
Пятая ошибка — говорить с партнером не на «его» языке. При подготовке переговоров важно говорить на языке, понятном обеим сторонам. На это стоит обязательно обратить внимание. Под словом «язык» понимается применение терминов и понятий, знакомых обеим сторонам.
Например, не стоит в переговорах применять специфические термины, если другая сторона их не понимает. Всегда нужно заботиться о том, чтобы партнер не чувствовал себя неловко от того, что он чего-то не понимает. Кстати, та же самая ситуация работает и в обратную сторону, когда уже партнер будет применять непонятные термины в разговоре.
Понимание того, какой язык нужно применять, также проистекает из предварительно полученной информации о человеке.
И, шестая ошибка — всегда следует быть готовым к напряженным переговорам, когда оппонент будет выводить вас из себя. Такие ситуации необходимо заранее проигрывать в голове, чтобы знать, как себя вести. А некоторые предприниматели об этом не думают. И зря. В этих случаях нужно соблюдать следующие правила.
Во-первых, недопустимо уйти с переговоров хлопнув дверью. Потому что возможно этой реакции и ожидает оппонент. Затем он осветит вашу «неподобающую» реакцию в соцсетях и СМИ, «тактично умолчав», что именно он стал причиной такой реакции. Как итог — потеря репутации.
Во-вторых — спокойно сообщить, что в таких условиях ваша компания не может быть полезной партнеру. И что вы будете рады вернуться к переговорам, когда у него возникнет такая потребность. После этого, по возможности, пожать друг другу руки и попрощаться. Это позволит исключить нежелательное сотрудничество и сохранить репутацию выдержанного партнера.
⁉️ Советы по подготовке к переговорам.
Антон Новгородцев. Есть реальный лайфхак от моего друга. Он готов презентовать себя/свой продукт всем и каждому. Любая встреча для него, даже если это и не потенциальный клиент, это возможность “показать себя” и потренировать свои навыки переговоров, убеждения, вовлеченности и т.д. И по итогу, он уже отлично себя прокачал, и ему не нужна какая-то особая психологическая подготовка, т.к. все происходит на автомате.
Я тоже стараюсь использовать этот подход. Пусть переговоры незначительны или непривлекательны с денежной стороны, но важно оставаться на позитивной волне и постараться дать собеседнику максимум пользы. Переговоры иногда приносят свои плоды гораздо позже, это своего рода инвестиции в репутацию. Даже если “не срослось сейчас”, вы потренировали свой навык переговоров, завели полезное знакомство, показали свою экспертность.
Это и есть моя хитрость, давать максимум пользы в моменте. Ситуации бывают разные, иногда нужно дать совет или подбодрить собеседника, это даст свои плоды в будущем. Не пытайтесь прогнуть свою линию любым способом, старайтесь сделать переговоры ценными для обеих сторон, тогда это точно будет WIN-WIN встреча.
Дмитрий Филин. Приведу цитату из книги “Бизнес без МВА”.
Багаж — это что-то важное, что все знают, но не произносят. Багаж нужно выложить перед встречей. Багажом может быть что угодно: вы опоздали на встречу (и это бесит клиента), клиент три раза переносил встречу (и это бесит вас), компания работает только на откатах, директор компании — друг президента, за окном ремонтируют асфальт, из соседней комнаты раздаются сексуальные стоны — в общем, всё, что может помешать работать или влиять на решения, может быть багажом.
Багаж не обязательно разрешать — например, отказываться от встречи, если вам много раз ее переносили. Его нужно как минимум прокомментировать, чтобы все на встрече понимали, что эта информация есть и она влияет на решения. Главный враг тут — недосказанность.
По поводу багажа. Очень часто мы идем на встречу, держа что то в голове. И это мешает нам прийти к решению вин-вин. Важно обговорить это до начала переговоров, что бы не было недосказанности.
Заключение
Рассмотрев основные этапы подготовки к переговорам, можно прийти к следующим выводам: подготовка является обязательным и необходимым условием для эффективных переговоров.
Во-первых, без подготовки невозможно правильно сформулировать цели переговоров. А, во-вторых, без подготовки невозможно провести сбор и анализ информации о потенциальном партнере для выбора необходимых методов по ведению переговоров.
Поэтому проведению переговоров обязательно должен предшествовать этап подготовки.
📚 Больше полезных статей для вас:
- Делегирование — как начать передачу полномочий;
- Что такое цифровая трансформация бизнеса;
- Главный лайфхак продуктивности — говорить «нет», перевод статьи Джеймса Клира;
- Демпинг — что это значит и стоит ли игра свеч;
- Стратегия для бизнеса — голубой океан.
