Как стать продуктивнее и избавиться от пустой траты времени с помощью «матрицы Эйзенхауэра» (перевод Джеймса Клира)

 Публичный пост
27 февраля 2024  59

Дисклеймер. Эта серия постов "Переводы от Sesevor" создается специально для нашего клуба в ознакомительно-развлекательных целях. Для тех из вас, кому интересно, что происходит в мире в различных областях бизнеса.

Наша цель — собрать для вас передовые идеи, которые можно взять себе на вооружение и применить их прямо сейчас, или подумать о развитии своего бизнеса и, возможно, откорректировать курс на ближайшие годы.

Пост № 86. «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным». Золотые слова, которые сказал однажды Дуайт Эйзенхауэр, и которые до сих повторяют бизнес-коучи, управленцы, гуру тайм-менеджмента, и прочая, и прочая.. Сегодня в переводах - статья Джеймса Клира, который не обошел вниманием эту мысль и поделился своим методом применения "матрицы Эйзенхауэра".

Как стать продуктивнее и избавиться от пустой траты времени с помощью "ящика Эйзенхауэра"

Дуайт Эйзенхауэр прожил одну из самых продуктивных жизней, какую только можно себе представить.

  • Эйзенхауэр был 34-м президентом США и занимал этот пост два срока - с 1953 по 1961 год. За время своего правления он запустил программы, которые непосредственно привели к созданию системы межштатных автомагистралей в США, запуску интернета (DARPA), освоению космоса (NASA) и мирному использованию альтернативных источников энергии (Акт об атомной энергии).

  • До того как стать президентом, Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом армии США, служил верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны и отвечал за планирование и осуществление вторжений в Северную Африку, Францию и Германию.

  • В другие годы он занимал пост президента Колумбийского университета, стал первым Верховным главнокомандующим НАТО и каким-то образом находил время для таких хобби, как гольф и живопись маслом.

Эйзенхауэр обладал невероятной способностью сохранять свою продуктивность не только в течение недель или месяцев, но и десятилетий. Поэтому неудивительно, что его методы тайм-менеджмента, управления задачами и продуктивности были изучены многими людьми.

Его самая известная стратегия продуктивности известна как "ящик Эйзенхауэра" (или матрица Эйзенхауэра), и это простой инструмент для принятия решений, который вы можете использовать прямо сейчас. 

Давайте поговорим о том, как стать более продуктивным и как работает стратегия Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра: как стать более продуктивным

Стратегия Эйзенхауэра по принятию мер и организации задач проста. Используя приведенную ниже матрицу принятия решений, вы разделите свои действия на основе четырех возможностей.

  1. Срочные и важные: задачи, которые вы сделаете немедленно.
  2. Важные, но не срочные: задачи, которые вы запланируете выполнить позже.
  3. Срочные, но не важные: задачи, которые вы делегируете кому-то другому.
  4. Несрочные и неважные: задачи, которые вы отмените.

Эта матрица хороша тем, что ее можно использовать как для общих планов продуктивности ("Как я должен тратить свое время каждую неделю?"), так и для более мелких, ежедневных планов ("Что я должен сделать сегодня?").

Вот пример того, как выглядит моя матрица Эйзенхауэра на сегодняшний день.

  • Срочные и важные задачи: написать на сегодня статью ("сделать").

  • Важные, но не срочные задачи: потренироваться, позвонить родным и друзьям, изучить статьи, следовать долгосрочной бизнес-стратегии ("решить").

  • Срочные, но не важные задачи: запланировать собеседование, забронировать авиабилеты, одобрить комментарии к статьям, ответить на некоторые электронные письма, обменяться статьями ("делегировать").

  • Несрочные и неважные задачи, те, которые можно удалить из списка: смотреть телевизор, разбирать ненужную почту, просматривать социальные сети.

Разница между срочным и важным

То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным.

-Дуайт Эйзенхауэр

💥 Срочные задачи - это вещи, на которые, как вы чувствуете, вы должны отреагировать: электронные письма, телефонные звонки, сообщения, новости.

💥 Между тем, по словам Бретта Маккея, "важные задачи - это те, которые способствуют реализации нашей долгосрочной миссии, ценностей и целей".

Разделить эти различия достаточно просто, если сделать это один раз, но постоянно делать это может быть сложно. Матрица Эйзенхауэра нравится мне тем, что она дает четкую основу для принятия решений снова и снова. Как и во всем, что касается жизни, последовательность - это самое сложное.

Вот еще несколько наблюдений, которые я сделал, используя этот метод.

Исключение перед оптимизацией

Несколько лет назад, читая о компьютерном программировании, я наткнулся на интересную цитату Кевлина Хенни:

"Нет кода быстрее, чем отсутствие кода".

Другими словами, самый быстрый способ сделать что-то - будь то заставить компьютер прочитать строку кода или вычеркнуть задачу из списка дел - это полностью исключить ее.

Нет более быстрого способа сделать что-то, чем не делать этого вообще.

Это не повод лениться, а скорее предложение заставить себя принимать трудные решения и удалять любые задачи, которые не ведут вас к вашей миссии, вашим ценностям и вашим целям.

Слишком часто мы используем продуктивность, тайм-менеджмент и оптимизацию как предлог для того, чтобы избежать действительно сложного вопроса: "А действительно ли мне нужно это делать?".

Гораздо проще оставаться занятым и говорить себе, что нужно просто быть немного эффективнее или "поработать сегодня чуть позже", чем терпеть боль от отказа от задачи, которую вам удобно выполнять, но которая не является самым лучшим и оптимальным использованием вашего времени.

Как говорит Тим Феррисс,

"быть занятым - это форма лени: ленивое мышление и беспорядочные действия".

Я считаю, что матрица Эйзенхауэра особенно полезна, потому что она заставляет меня сомневаться в том, действительно ли то или иное действие необходимо.

А значит, я с большей вероятностью переведу задачи в квадрант "Удалить", а не буду бездумно повторять их.

И если честно, если бы вы просто устранили все те вещи, на которые вы тратите время каждый день, то вам, вероятно, не нужны были бы никакие советы о том, как быть более продуктивным в тех вещах, которые имеют значение.

Поможет ли это мне достичь цели?

И последнее замечание: бывает трудно отсеять действия, на которые тратится время, если вы не уверены в том, над чем работаете.

По моему опыту, есть два вопроса, которые могут помочь прояснить весь процесс, лежащий в основе матрицы Эйзенхауэра. Эти два вопроса таковы:

  • Над чем я работаю?

  • Какие основные ценности движут моей жизнью?

Эти вопросы я задавал себе в своем Ежегодном обзоре и Отчете о честности. Ответы на эти вопросы помогли мне уточнить категории определенных задач в моей жизни.

Решать, какие задачи выполнять, а какие отменить, становится намного проще, когда вы четко осознаете, что для вас важно.

Матрица Эйзенхауэра - это не идеальная стратегия, но я обнаружил, что она является полезным инструментом принятия решений для повышения моей продуктивности и устранения поведения, которое отнимает умственную энергию, тратит время и редко продвигает меня к моим целям. Надеюсь, что и вы найдете ее полезной.

=====

Оригинал статьи можно прочитать по ссылке https://jamesclear.com/eisenhower-box

Аватар Сергей Воробьёв
Сергей Воробьёв @sesevor
Бухгалтер на удаленкеФриланс
📍Краснодар, Россия

Профессиональный счетовод и клубный переводчик

Откомментируйте первым 👇

😎

Автор поста открыл его для большого интернета, но комментирование и движухи доступны только участникам Клуба

Что вообще здесь происходит?


Войти  или  Вступить в Клуб