Куда бежать, за что хвататься? Если вы все еще задаете себе этот вопрос, значит, вы — исключительный человек. Вы ничего не слышали про матрицу Эйзенхауэра, значит, нам пора к вам.
Матрица Эйзенхауэра: истоки и суть
Метод Эйзенхауэра традиционно относится к тайм-менеджменту. Это способ организации рабочего времени и расстановки приоритетов в решении проблем, который основан на принципах важности и срочности.
Название матрицы Эйзенхауэра действительно посвящено 34-му президенту США Дуайту Эйзенхауэру. В 1954 году во время выступления на Второй ассамблее Всемирного совета церквей он высказал такую мысль:
"У меня есть проблемы двух видов: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ".
Если автор цитаты является бесспорным, то автор самого правила не установлен. Сам Дуайт Эйзенхауэр приписал его не названному по имени бывшему президенту колледжа. Дальнейшую роль в распространении и популяризации принципа сыграл Стивен Кови, который детально изложил его в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».
Принцип решения проблем, высказанный Эйзенхауэром, со временем был визуализирован в простую матрицу — квадрат, поделенный на 4 части. Он отражает распределение важного и срочного в матрице Эйзенхауэра:
Основная цель матрицы — распределить все имеющие проблемы на различные группы и определить, кто и когда их будет решать. Имеется в виду необходимость установления субъекта и времени выполнения: кто, что и когда будет делать.
В чем суть работы матрицы Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте работает очень просто: для вопросов, отнесенных в каждый квадрант, она предусматривает определенное время выполнения и самого исполнителя.
- Группа вопросов А — важные и требующие срочного решения. Здесь субъекту придется потрудиться самому и незамедлительно.
- Группа B – вопросы, имеющие большую значимость, но не критически срочные. Это — задачи второго порядка для самого субъекта, их можно выполнить после окончания всех срочных дел.
- Группа C — вопросы, не имеющие критической и даже значимой важности, но сделать которые также придется срочно. На этот случай предусмотрено делегирование: пока сам субъект решает важные вопросы, кто-то за него должен выполнить все мелкие задачи.
- Группа D – задачи, не имеющие ни важности, ни срочного характера. Чаще всего такие задачи рекомендуют отбросить совсем. Если же в них есть некое рациональное зерно, то стоит подождать. Со временем важность мелкого вопроса может возрасти и его придется переместить в иную категорию выполнения. Вопрос может и совсем отпасть, и на него не придется тратить время совсем.
Матрица Эйзенхауэра: пример распределения дел
Заполнение квадратов матрицы Эйзенхауэра требует предварительной подготовки.
Во-первых, рекомендуется в течение нескольких дней отслеживать те задачи, которые приходится выполнять, их содержание и затрачиваемое время.
Во-вторых, нужно поработать с составленным списком дел. Все задачи нужно оценить по трем пунктам:
- имеет ли задача значение для вас;
- является ли она срочной для вас;
- кто ее может выполнить — вы или кто-то еще.
Такая подготовка помогает отфильтровывать те вопросы, которые даже не стоят внимания, затрачиваемого на их обсуждение. Матрица приоритетов Эйзенхауэра имеет дело только с теми элементами, на которые вы сможете дать все три ответа «да» и только с точки зрения собственных интересов.
Заполняем квадранты
Ключевой навык для работы с матрицей Эйзенхауэра — умение правильно оценить задачи по критериям их важности и срочности.
Понятие «важность» сопряжено с необходимостью достижения конкретной цели или же связано с важными жизненными ценностями. Все, что не имеет отношения ни к цели, ни к ценности - неважно в понимании тайм-менеджмента.
Ранжирование важных задач осуществляется по степени их близости к достижению цели и к реализации ценностей. Те действия, которые прямо, то есть принципу прямой причинно-следственной связи, ведут к достижению результата, будут в верхних строчках важности. В матрице они попадут в квадрат А. Действия, которые ведут к цели опосредованно, то есть через дополнительный результат, получат уже второстепенную важность.
Понятие «срочность» означает, что выполнение задачи нельзя откладывать. Данная характеристика определяется перспективой наступления неблагоприятных последствий в случае невыполнения работы. Если задача не имеет установленных рамок времени и при ее невыполнении в принципе не наступит никаких неприятных событий - задача не срочная.
Квадрат «Важно и срочно», он же «квадрат кризисов», он же «квадрат авралов»
В этот квадрат вносим список тех задач, которые оказались в списке важных и срочных. Это значит, что их выполнение обязательно для достижения цели и при просрочке или даже затягивании работы повлечет неприятные события. В этом квадрате оказываются задачи, имеющие такой характер:
- задачи жизненно важного содержания, связанные с главнейшими целями и ценностями в жизни (здоровьем, благополучием, безопасностью, отношениями в семье и т.д);
- просроченные, невыполненные или неправильно выполненные дела из других квадратов: испорченный проект на работе, просроченные кредиты, визит к маме на дачу и т.д.;
- форс-мажоры, как говорится, «когда ничто не предвещало»: срочнейшее поручение начальства с ценой двух премий, внезапная зубная боль, автомобильная авария.
Особенность задач этого квадрата – невозможность переложить исполнение на чужие плечи. Все перечисленные обязанности – только ваши. Их важность такова, что просить жену или подчиненных их выполнить слишком рискованно.
Несмотря на то что этот квадрат вроде соотносится с действительно важными вещами в жизни, он не считается благоприятным. Количество задач в нем должно быть всегда минимальным, в идеале квадрат должен быть пустым. Это будет признаком того, что вы отслеживаете важные вещи в своей жизни и вовремя решаете возникающие проблемы.
Квадрат «Важно, но не срочно», он же «стратегический»
Задачи, которые важны, но сделать их надо не срочно – это стратегия будущего. Здесь должны расположиться ваши планы на жизнь в порядке убывания срочности. Квадрат дает распорядок планомерной ежедневной работы по реализации важнейших потребностей: саморазвитие, повседневная профессиональная деятельность, семейная жизнь, спортзал, планы на отдых.
Идеальным будет состояние, когда задачи квадрата B никогда не попадают в квадрат А. По характеру это длящиеся задачи, поэтому способы достижения такого состояния – планирование и дисциплина. Кстати, показателем правильного планирования своей жизни станет самое большое количество задач именно в этом квадрате.
Квадрат «Не важно, но срочно», он же «квадрат иллюзий»
Если неважно, значит, не имеет отношения ни к жизненным целям, ни к важнейшим ценностям, помните? В квадрат «не важно, но срочно» попадает вся суета жизни: масса возникающих каждодневных проблем, которые из-за паники или просто от усталости кажутся вам страшно нужными и важными. Его еще называют квадратом «помех и суеты», потому что задачи из этой категории отнимают массу времени, но никак не влияют на текущее положение дел.
Обычно в этом квадрате собирается большое количество мелких задач. Он поэтому и считается самым вредным: человек уделяет больше всего внимания тому, что абсолютно не важно и не нужно. Конечно, мыть посуду или делать с ребенком уроки – это важно и нужно, но поверьте, кроме усталости, это вам ничего не добавит.
Избежать изматывающего «дня сурка» можно легко. Делегируйте. Пусть эти мелкие обязанности выполняют ваши домочадцы, а на работе – подчиненные. Убрать в квартире может клининговая служба, отвезти документы партнерам – курьер. В конце концов, пусть ребёнок хоть раз попробует сделать домашку сам - вы уже свою школу закончили.
Квадрат «Не важно и не срочно», он же «долой из моей жизни»
Еще одно название этого квадрата – «мусорная корзина». В нем концентрируются дела, которые вообще не влияют на жизнь и не требуют не то что срочного, а мало-мальски быстрого выполнения. Это спонтанные желания, «хотелки», приятные поводы отвлечься от работы.
На удивление, именно дела из этого квадрата исполняются в первую очередь: сделать их просто, удовольствие получаешь моментально. Но в профессиональной деятельности в них реализуется прокрастинация, что само по себе уже плохо.
В обычной обстановке сосредоточенность на мелочах обычно свидетельствует о желании избежать занятия серьезными делами. Просмотры сериалов, зависание в социальных сетях, выбор в интернет-магазине подарка троюродной племяннице в честь рождения ребенка – не узнаете в этом себя?
Бороться с «убийцами времени» можно одним способом: забыть про них и не делать совсем. Если все-таки в списке что-то нужное, например, все-таки поздравить троюродную племянницу с рождением ребенка, то делать это лучше по остаточному принципу, после закрытия всех задач из предыдущих квадратов матрицы.
Что важно, а что срочно?
Небольшая подсказка: нельзя ошибиться в определении важности и срочности дел, а также чтобы правильно расположить их в списке внутри квадрата. Для этого следует вдумчиво ответить на два вопроса по отношению к каждой записанной задаче:
- важна ли для меня задача (уже привычный нам вопрос)?
- почему она важна (что будет, если ее не сделать)?
Ответ на второй вопрос является фильтром сортировки: чем ближе задача по значению для достижения цели, тем выше в списке дел она расположится. Важно ли вовремя закончить отчет, хоть еще есть время в запасе? Да, потому что просрочка сдачи отчета чревата наказанием. Важно ли вовремя дочитать книгу по бизнесу? Да, но никакой видимой быстрой пользы это не принесет. Вывод: отчет в приоритете.
Выстраиваем эффективный тайм-менеджмент
Давать рекомендации всегда легко, но все бывает идеально только в сказке. Также и с шаблоном Эйзенхауэра: идеальный вывод из нее – выполнять все задачи в порядке очередности квадратов. Жизнь всегда ломает идеальный порядок, поэтому все дела, внесенные в матрицу, можно выполнять в таком порядке, который удобнее применительно к ситуации и к целям.
- Ранжировать дела по срочности (ACBD). Это позволит как минимум соблюсти все необходимые сроки и не ухудшить свое положение возможными штрафами и выговорами. Это еще и самый простой способ сделать выбор в состоянии паники и неизвестности, так как срочность – это понятный критерий, который легко оценить. Правда, при этом можно просто забыть про реально важные задачи.
- Выстраивать дела в порядке убывания их важности (ABCD). Действительно, изобретение велосипеда важнее мытья посуды. За решение важной задачи можно когда-нибудь получить Нобелевскую премию, но есть из одноразовых тарелок не очень удобно, особенно если некому помочь на кухне.
- Фиксироваться на цели (BACD). Это позволит двигаться к поставленным целям непрерывно и последовательно. Однако четкий план легко сорвать авралами из задач группы A или C.
- Просто действовать по обстоятельствам. Если накопилось дел в квадрате А и тянуть некуда – делаем их. Если есть время и нет запарки – можно сосредоточиться на квадрате В. Однако при отсутствии мотивации в виде напряженности в жизни есть все шансы скатиться в квадрат C или не дай бог в квадрат D.
Правило 4D
Стивен Кови добавил к матрице Эйзенхауэра и свои пять копеек, вернее, свои 4 вопроса. На их основе сформулировано правило 4D. Кови соотнес с каждым квадратом определённое действие, которое указывает, что нужно сделать с задачами этой группы.
Квадрат A – «Do», «делай». Здесь мы все делаем сразу.
Квадрат B – «Decide», «решай». Здесь планируем и обдумываем.
Квадрат C – «Delegate», «делегируй». Здесь понятно – перепоручаем.
Квадрат D – «Delete», «удаляй». И здесь понятно – удаляем.
Аналог на русском языке – 4С: «сразу», «систематически», «сотрудникам» и «стереть».
Матрица Эйзенхауэра: пример применения
Цель формирования матрицы Эйзенхауэра – это определение приоритетов. Она настолько универсальна и безошибочна, что ее можно применять в самых разных ситуациях или сферах деятельности.
Приоритеты
Расстановка приоритетов в режиме ограниченного времени: задачи A – в первую очередь, на задачи B тратится основное оставшееся время, задачи C делаются в последнюю очередь, задачи D вычеркиваются из списка.
Если карьера – главное в жизни, тогда в первую очередь надо выполнить важное поручение начальства, попутно заниматься чтением профессиональной литературы для повышения компетентности, тем не менее не стоит забывать о срочных отчетах, а вот курить лучше бросить, потому что перекуры – это потеря времени.
Делегирование
Использование матрицы в делегировании поможет руководителю снять с себя необходимость ежедневного выбора – перепоручать или делать самому.
- Дела A делегировать нельзя: решать вопрос выдачи и размеров премии придется только самому.
- Дела B можно делегировать выборочно: поддерживать переписку с важным партнером придется самому, а отвечать на текущий поток обращений лучше поручить секретарю.
- Дела C просто обязательно нужно делегировать и даже не думать: проект договора должен готовить юрист, а приносить его на подпись - секретарь.
- Задачи D похожи на задачи C с одним отличием: их нужно перепоручать, а можно и вообще не делать.
Анализ продуктивности
Матрица подойдёт и для диагностики продуктивности человека. Она позволит выявить слабые места собственного тайм-менеджмента, проанализировав уже выполненные задачи. Для этого в матрицу вносятся завершенные дела, согласно характеристике квадратов. Анализ результатов делается на основе того, в каком квадрате преобладает количество сделанных дел.
Преобладание квадрата A – «авральная матрица». Налицо ошибки в планировании либо простая безотказность: на сотрудника сваливают все дела, которые не доделали сослуживцы, руководитель не умеет делегировать, неправильно распределяются усилия на выполнение задач.
Расширение квадрата B – «матрица стратега». Хоть это и считается признаком того, что человек сосредоточен на планомерном движении к намеченным целям, но слишком часто у стратегов обнаруживаются долги по кредитам – делам категории С.
Преобладание дел группы C означает, что человек крутится как белка в колесе, а о повышении по работе может только мечтать в тайных фантазиях. Группа C – это явная презентация жизни в плену рутины.
Если лидирует квадрат D, это показатель откровенного гедонизма. «Матрица гедониста» - это показатель стремления к удовлетворению ежеминутных желаний и пренебрежению к важным задачам.
Планирование дел
Составление распорядка требует даже внутри квадратов распределить все дела по приоритетности выполнения. Для этого все внесенные в квадрат элементы проходят новое ранжирование: повторно сортируются по степени важности и срочности. Получается «матрица в матрице». Но иногда этот прием позволяет внимательно пересмотреть задачи в группах и перераспределить их по возможности.
Выбор подходящего инструмента
Самые традиционные инструменты для составления матрицы – рукописные. Бумага все стерпит, поэтому для выработки нужной привычки к планированию лучше начинать с нее. Ручку, кстати, удобнее заменить на карандаш – легче менять записи при необходимости.
Для большей наглядности можно пользоваться доской с маркерами. Они, конечно, великоваты, зато каждый день план будет перед глазами.
Можно составлять матрицы в простейших редакторах Word или Excel. Чуть быстрее заполнять и удобнее редактировать информацию.
Все простые способы имеют недостаток – про матрицу легко забыть. Никто не напоминает о делах, не уведомляет о завершении. Так что, когда управление планированием выходит на новый уровень, лучше обратиться к специальным программам – таск-менеджерам.
Если хочется установить программу на компьютер и иметь к ней постоянный доступ офлайн, то подойдут такие варианты:
- SingularityApp: в нем можно вносить задачи, помечать их тегами важности, сортировать списки по приоритетности задач;
- Todoist: программа позволяет маркировать задачи по четырем уровням важности и фильтровать их при поиске;
- приложение для заметок Evernote: в нем встроен шаблон матрицы, который можно настроить и заполнить нужными задачами;
- Focus Matrix, 4Do, Taskman: это приложения для смартфонов, которые автоматически выстраивают матрицу на основе имеющихся задач.
Плюсы и минусы
Может показаться, что матрица состоит из одних только преимуществ. Она и универсальна по сферам применения, и легко адаптируется к разным периодам времени, и проста в составлении, и не требует особой интерпретации результатов, и ещё много чего хорошего можно про нее сказать. Но если подумать, то в ней могут быть найдены и минусы.
- Цель всегда должна соотноситься со средствами. В матрице учтена всегда только цель, но не учтены необходимые ресурсы: достижение цели не всегда эффективно с точки зрения затраченных средств.
- Субъективность оценки важности и срочности. Если срочность более-менее объективна, то важность задачи оценивается исключительно на «собственный вкус», не всегда правильный.
Наше всё
Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов с момента появления и поныне является основой тайм-менеджмента. Еще не придумано способа удобнее и эффективнее для планирования рабочего дня, недели или года. Более того, преимущества матрицы Эйзенхауэра дополняются ее интуитивной понятностью.
Многие применяют ее в повседневной жизни, даже не подозревая о том, что пользуются самой «матрицей Эйзенхауэра». Так что, как видите, – это несложный инструмент, но реально повышающий качество организованности и продуктивности жизни.
📚 Больше полезных статей для вас:
- Как проводится RFM-анализ;
- Чем полезен принцип Парето 20/80 и как его использовать;
- Особенности сегментации целевой аудитории.
